初探干部人事檔案管理和材料快速歸檔

李云娟

摘要：企事業(yè)單位檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企事業(yè)單位沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè)，尤其是私營企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為職工檔案沒什么用處，不給新招用的職工建立檔案， 甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理；重要性；存在問題；解決措施

加強(qiáng)干部人事檔案規(guī)范化管理，充分發(fā)揮干部人事檔案在實際工作的作用，是干部管理的一項重要任務(wù)。干部人事檔案工作做得好不好，直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量，同時也是衡量一個地區(qū)、一個部門、一個單位干部工作水平的標(biāo)志之一。

一、干部人事檔案管理存在的主要問題

管理是檔案工作的手段，開發(fā)利用檔案信息資源，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用，才是檔案工作的目的。干部檔案是我國人事檔案的主體，時代發(fā)展要求人事檔案工作與時俱進(jìn)。自第三次全國干部檔案工作會議召開至今，干部檔案已增加了考核、任免、工資調(diào)整和職稱評聘等方面的內(nèi)容，檔案的使用價值和利用率得到了明顯提高。但還存在一些問題，并在一定程度上制約了人事檔案的提供利用。主要表現(xiàn)在：

（一）材料不齊全，手續(xù)不完備。

材料是檔案管理工作的對象，是開展各項業(yè)務(wù)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。沒有材料，就沒有檔案管理工作。人事檔案是個人在各個時期各個地方所形成的有關(guān)材料的集合體。要發(fā)揮人事檔案的依據(jù)作用，材料齊全、內(nèi)容充實、能全方位地反映一個人的歷史與全貌是首要條件。隨著我區(qū)交通事業(yè)的不斷改革和發(fā)展，人才流動空前活躍，影響了干部檔案資料的連續(xù)性。

（二）檔案材料失真，嚴(yán)肅性削弱。

真實性是人事檔案的生命，是人事檔案賴以生存的前提，是發(fā)揮其有效作用的基礎(chǔ)。內(nèi)容失真的檔案材料會給人事工作造成嚴(yán)重的后果。由于有的單位的組織（人事）部門在審查材料時把關(guān)不嚴(yán)，致使一些虛假的材料順利進(jìn)入個人檔案。

三、加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的措施

新時期的干部人事檔案不僅能全面反映干部整體素質(zhì)，為選拔任免干部、調(diào)整工資、解決待遇等工作提供依據(jù)，而且能為有關(guān)部門編史、修志、撰寫人物傳記提供大量珍貴的史料，能為開發(fā)人才資源提供準(zhǔn)確可靠的信息。要使干部人事檔案工作與時俱進(jìn)，更好地開發(fā)干部人事檔案的信息資源為組織人事工作服務(wù)，就必須做好以下工作：

（一）增強(qiáng)全民檔案意識。

檔案意識已成為制約我國檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，不增強(qiáng)全民的檔案意識，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，我國檔案事業(yè)的發(fā)展就難以落到實處。要增強(qiáng)全民檔案意識，首先，要認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實施辦法》，進(jìn)一步完善檔案法律體系。法律是增強(qiáng)全民檔案意識的有力武器，只有加強(qiáng)立法、完善法律體系，才能促進(jìn)全社會檔案意識的形成，規(guī)范干部檔案工作，推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。

（二）增強(qiáng)職能部門的責(zé)任意識。

干部人事檔案具有權(quán)威性，重在真實可靠。真實是檔案的生命，確保干部人事檔案的真實性是干部檔案工作的意義所在，也是干部人事檔案材料形成部門的神圣職責(zé)。職能部門責(zé)任意識的強(qiáng)弱直接關(guān)系到干部檔案材料的質(zhì)量，要維護(hù)干部人事檔案這片凈土，就必須從形成干部人事檔案材料的源頭抓起。干部檔案中所出現(xiàn)的一些問題與職能部門的干部不無關(guān)系，如有的檔案材料未能歸檔，材料手續(xù)不完備，甚至有的檔案材料內(nèi)容失真等問題，與有的職能部門干部的責(zé)任意識息息相關(guān)。干部檔案材料來源于各職能部門，因此，增強(qiáng)職能部門的責(zé)任意識是確保干部檔案材料真實的重要前提，尤其是組織人事部門的干部更要增強(qiáng)辦事的責(zé)任意識。

（三）要加強(qiáng)自身建設(shè)。

新世紀(jì)干部檔案工作任重而道遠(yuǎn)。首先，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。干部檔案工作的政治性、政策性很強(qiáng)，要求檔案工作人員運用馬列主義的立場、觀點和方法，正確理解和自覺貫徹黨和國家的干部路線、方針政策，并用以指導(dǎo)工作實踐。檔案工作人員只有勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，才能樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，才能在錯綜復(fù)雜的矛盾中排除各種干擾，堅定立場，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。目前的首要任務(wù)是認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十六大精神，結(jié)合干部人事檔案工作實際，認(rèn)真實踐江澤民同志的“三個代表”重要思想。干部檔案是一門綜合性的邊緣學(xué)科，涉及的知識面廣，有檔案專業(yè)知識、歷史知識、人事工作知識、管理學(xué)、情報學(xué)、系統(tǒng)學(xué)知識及計算機(jī)應(yīng)用、縮微、復(fù)印等技術(shù)。要做好檔案工作，必須努力學(xué)習(xí)、掌握科學(xué)管理的原則和方法。在科技迅猛發(fā)展、日新月異的信息時代更要勤奮學(xué)習(xí)，不斷更新知識，拓寬知識面，掌握現(xiàn)代技術(shù)。解放思想，樹立創(chuàng)新意識，培養(yǎng)創(chuàng)新能力，從思想觀念、工作思路、管理方式、方法上創(chuàng)新，變革一切不合時宜的觀念和做法，創(chuàng)造性地開展工作。

（四）盡快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

信息化是加快實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的必由之路。檔案是一種信息產(chǎn)品，干部檔案是人才信息資源庫。合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，獲得最佳效益，是管理的宗旨。隨著人事制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的觀念和陳舊的管理模式已越來越不能滿足突飛猛進(jìn)的信息化管理發(fā)展的要求，越來越不能適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。

總之，新形勢下人事檔案管理面臨著人事檔案管理的意識不足、檔案使用效率低、人事檔案公信力低以及從事人員配備不足的問題。為此，人事檔案管理工作必須對檔案管理制度進(jìn)行完善，提高從事人員素專業(yè)素質(zhì)，保證人事檔案的真實性，完善人事檔案管理的軟硬件設(shè)置，使人事檔案管理推向著現(xiàn)代化方向發(fā)展。endprint