初探干部人事檔案管理和材料快速歸檔

李云娟

摘要：企事業單位檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企事業單位沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經歷記錄不完整等。一些企業，尤其是私營企業或股份制企業的領導認為職工檔案沒什么用處，不給新招用的職工建立檔案， 甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業、退休等手續增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。

關鍵詞：干部人事檔案管理；重要性；存在問題；解決措施

加強干部人事檔案規范化管理，充分發揮干部人事檔案在實際工作的作用，是干部管理的一項重要任務。干部人事檔案工作做得好不好，直接影響到干部工作的效率和質量，同時也是衡量一個地區、一個部門、一個單位干部工作水平的標志之一。

一、干部人事檔案管理存在的主要問題

管理是檔案工作的手段，開發利用檔案信息資源，提供優質服務，充分發揮檔案的作用，才是檔案工作的目的。干部檔案是我國人事檔案的主體，時代發展要求人事檔案工作與時俱進。自第三次全國干部檔案工作會議召開至今，干部檔案已增加了考核、任免、工資調整和職稱評聘等方面的內容，檔案的使用價值和利用率得到了明顯提高。但還存在一些問題，并在一定程度上制約了人事檔案的提供利用。主要表現在：

（一）材料不齊全，手續不完備。

材料是檔案管理工作的對象，是開展各項業務工作的物質基礎。沒有材料，就沒有檔案管理工作。人事檔案是個人在各個時期各個地方所形成的有關材料的集合體。要發揮人事檔案的依據作用，材料齊全、內容充實、能全方位地反映一個人的歷史與全貌是首要條件。隨著我區交通事業的不斷改革和發展，人才流動空前活躍，影響了干部檔案資料的連續性。

（二）檔案材料失真，嚴肅性削弱。

真實性是人事檔案的生命，是人事檔案賴以生存的前提，是發揮其有效作用的基礎。內容失真的檔案材料會給人事工作造成嚴重的后果。由于有的單位的組織（人事）部門在審查材料時把關不嚴，致使一些虛假的材料順利進入個人檔案。

三、加強干部人事檔案管理工作的措施

新時期的干部人事檔案不僅能全面反映干部整體素質，為選拔任免干部、調整工資、解決待遇等工作提供依據，而且能為有關部門編史、修志、撰寫人物傳記提供大量珍貴的史料，能為開發人才資源提供準確可靠的信息。要使干部人事檔案工作與時俱進，更好地開發干部人事檔案的信息資源為組織人事工作服務，就必須做好以下工作：

（一）增強全民檔案意識。

檔案意識已成為制約我國檔案事業發展的關鍵，不增強全民的檔案意識，尤其是單位領導的檔案意識，我國檔案事業的發展就難以落到實處。要增強全民檔案意識，首先，要認真執行《檔案法》和《檔案法實施辦法》，進一步完善檔案法律體系。法律是增強全民檔案意識的有力武器，只有加強立法、完善法律體系，才能促進全社會檔案意識的形成，規范干部檔案工作，推進檔案事業發展。

（二）增強職能部門的責任意識。

干部人事檔案具有權威性，重在真實可靠。真實是檔案的生命，確保干部人事檔案的真實性是干部檔案工作的意義所在，也是干部人事檔案材料形成部門的神圣職責。職能部門責任意識的強弱直接關系到干部檔案材料的質量，要維護干部人事檔案這片凈土，就必須從形成干部人事檔案材料的源頭抓起。干部檔案中所出現的一些問題與職能部門的干部不無關系，如有的檔案材料未能歸檔，材料手續不完備，甚至有的檔案材料內容失真等問題，與有的職能部門干部的責任意識息息相關。干部檔案材料來源于各職能部門，因此，增強職能部門的責任意識是確保干部檔案材料真實的重要前提，尤其是組織人事部門的干部更要增強辦事的責任意識。

（三）要加強自身建設。

新世紀干部檔案工作任重而道遠。首先，要加強學習。干部檔案工作的政治性、政策性很強，要求檔案工作人員運用馬列主義的立場、觀點和方法，正確理解和自覺貫徹黨和國家的干部路線、方針政策，并用以指導工作實踐。檔案工作人員只有勤奮學習，提高自身素質與政治覺悟，才能樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，才能在錯綜復雜的矛盾中排除各種干擾，堅定立場，為檔案事業建功立業。目前的首要任務是認真學習貫徹黨的十六大精神，結合干部人事檔案工作實際，認真實踐江澤民同志的“三個代表”重要思想。干部檔案是一門綜合性的邊緣學科，涉及的知識面廣，有檔案專業知識、歷史知識、人事工作知識、管理學、情報學、系統學知識及計算機應用、縮微、復印等技術。要做好檔案工作，必須努力學習、掌握科學管理的原則和方法。在科技迅猛發展、日新月異的信息時代更要勤奮學習，不斷更新知識，拓寬知識面，掌握現代技術。解放思想，樹立創新意識，培養創新能力，從思想觀念、工作思路、管理方式、方法上創新，變革一切不合時宜的觀念和做法，創造性地開展工作。

（四）盡快實現檔案管理現代化。

信息化是加快實現檔案管理科學化、現代化的必由之路。檔案是一種信息產品，干部檔案是人才信息資源庫。合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，獲得最佳效益，是管理的宗旨。隨著人事制度改革的不斷深入，傳統的觀念和陳舊的管理模式已越來越不能滿足突飛猛進的信息化管理發展的要求，越來越不能適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。

總之，新形勢下人事檔案管理面臨著人事檔案管理的意識不足、檔案使用效率低、人事檔案公信力低以及從事人員配備不足的問題。為此，人事檔案管理工作必須對檔案管理制度進行完善，提高從事人員素專業素質，保證人事檔案的真實性，完善人事檔案管理的軟硬件設置，使人事檔案管理推向著現代化方向發展。endprint