高校人事檔案信息化對高校服務策略的影響

趙子葉

[摘 要]現代化網絡發展飛速，日新月異，人們的生活、工作方式有了極大的變化。因此，高校的人事檔案管理已經不能僅僅停留在人力管理的落后方式層面，要進行根本性的轉變。選擇對高校相適應的檔案信息策略，對高校人事檔案工作效率提升，更好地發揮人事檔案對高校發展的促進作用，具有積極的作用。基于此，本文分析高校人事檔案信息化對高校服務策略的影響。

[關鍵詞]高校；人事檔案；服務策略

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.103

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-0-02

1 研究背景

在檔案管理實踐中，人事檔案信息化建設是當今非常重要的內容。在信息科技的推動下，各行業的信息化程度越來越高。高校檔案是國家檔案的重要構成部分，涵蓋了教學、科研、文書、會計、基建以及人才等各種內容。傳統的高校人事檔案管理手段比較落后，管理效率比較低下，不能有效適應當今高校的發展，也無法實現檔案資源的優化利用。在高校人事檔案管理活動中，充分應用現代信息技術，能夠提高檔案管理水平，實現檔案資源的合理利用，從而更好地服務高校發展，推動我國人才強國戰略的發展。在此背景下，深入研究高校檔案工作的科學管理方式，具有積極的理論與現實意義。

社會發展促使各行各業不斷改進和提高。作為高校，其發展也必然伴隨著人事檔案信息化的進步而發展，二者相輔相成。高校人事檔案信息化的使用效率、回報效益呈反比，預期功能未被實現，預想效果無法達到。究其原因，制約高校人事檔案信息發展的重要原因之一是許多基礎性的工作沒有做到位、不扎實。

2 高校人事檔案信息服務策略選擇

從產生本質來看，人事檔案是在人事管理中形成的文字性的記載，可為社會、經濟發展提供參考依據。我國傳統的檔案載體為甲骨、竹簡、綿帛以及紙張，隨著科學技術的迅猛發展，檔案載體逐漸變為光盤、圖片、錄音、錄像等。傳統紙質檔案材料容易損毀，導致檔案的文獻價值被破壞，更重要的是，紙質檔案的編研周期比較長，資料時間跨度長，查詢難度比較大，僅靠人工檢索和調閱，無法充分滿足當今快捷、便利的需求。現代檔案載體使檔案實現了無紙化，而且在管理方面也更加方便，可以快速進行調閱。對于高校來說，其人事檔案記載了高校創立、發展過程中的各種數據信息，體現了高校豐富的發展歷程。高校人事檔案是信息的一種，其依附于一定的載體，是國家檔案管理的重要內容之一。在高校人力資源管理過程中，關于人事的相關信息都會發生很大變化，因而會產生很多的檔案，這些檔案內容記載了職工的基本信息以及學歷學位、職務與職稱變動、薪資等，在實踐中對其進行開發和利用，可有效實現檔案信息的價值，推動高校實現健康、良性發展。信息化管理可以提高人事檔案信息收集和利用效率，使之為高校教育教學的發展提供良好的支持。因此，高校在人事檔案管理實踐中，應解放思想，積極引進相關的現代化管理手段，實現人事檔案管理創新發展和創新利用。

從整體來看，各高校人事檔案信息化存在很大差別，管理信息化程度都不相同，他們之間的差異決定了每個高校選擇的不同服務策略。總之，高校應該加強對檔案信息服務策略選擇的重視，主要表現在以下方面。

（1）服務具有雙向性的特征。隨著教育改革的不斷深化，高校之間的競爭也越來越激烈。高校人事檔案室的主要職責是給科研工作、后勤保障、職稱晉升以及薪資變動等提供服務，不但要保障日常的人事檔案需求，還應該跟隨時代的發展以及高校工作中心的轉變而不斷變化，這樣才能保障高校人事檔案工作的順利開展。目前，很多高校發展建設的首要任務是實施內涵式發展，這更加考驗了人事檔案管理的手段，促使人事檔案信息化發展，使其能夠被學校所用。除此之外，人事檔案也為科研評估提供基本的數據支撐。在職稱晉升、工資調整時，人事檔案也具有至關重要的作用。這是對高校檔案管理和人事管理的共同要求。相關法律法規中沒有對高校人事檔案館和綜合檔案室進行區分，實際上這是一種進步的表現，對加快高校人事檔案工作具有非常重要的作用。

（2）服務要具備主動性和創造性。當前，主動性、系統性和有效性不夠是高校人事檔案信息服務存在的主要問題。“服務主動行”作為管理理念運行了數年，但實際行動與理念成反比，工作重點依然是傳統服務。被動式服務會降低檔案信息的完整性、系統性，從而無法體現出檔案以及檔案部門的社會價值和功能。

高校的人事檔案信息服務工作要對社會上服務部門的經驗進行充分借鑒，使服務流程更有效率，更具可操作性，從根本上提升高校人事檔案的服務質量。面臨不斷更新的人事制度，高校人事檔案部門也應與時俱進，不斷更新，不斷提高檔案管理部門的服務水平，充分發揮檔案工作在高校發展中的重要作用，以不斷提高高校人才培養的質量，推動科研工作的開展，進而幫助檔案工作者實現自身的價值。

（3）服務手段現代化。人的生活與工作方式受網絡技術日新月異的影響而不斷變化，當前人事檔案信息管理以及服務工作都遇到了一個共同問題，即網絡化。網絡化后，檔案信息服務的效率和質量都能得到了極大的提高，滿足人們網絡辦公的需求，為檔案信息管理工作提供便利。隨著信息技術和網絡技術的不斷發展，人們對網絡的依賴性越來越高，由此可以看出，傳統的工作方式已不可能重新回到人們的實際生活中。由此也可以看出，離開了網絡，檔案部門就無法跟當前的社會接軌，同時自身的某些功能也會受到限制，不能發揮其最大作用。檔案部門對社會的認知度與接受度較低，如果再故步自封，不跟上時代的進步，不轉變工作方式與服務方式，將會給檔案部門的聲譽造成損失，也會影響檔案部門的工作。

工作思維的封閉性成為制約檔案部門網絡信息化建設的主要原因。全球化趨勢帶動了社會各個領域的發展，因此，不論是高校，還是社會上的其他部門，都必須要走可持續發展的道路。當前，我國很多行業和部門都改革了工作方式，實現了較快的發展。endprint

（4）對服務重點進行明確。當前，高校人事檔案管理工作實現了個性化的服務，主要工作包括兩項核心內容，分別是人才培養和科學研究。在具體實踐中，高校相關人員要建設數據庫，存儲基礎檔案數據，促進檔案管理水平的提高。

3 加強高校人事檔案信息化建設的對策

目前，由于受到多種因素的影響，高校人事檔案服務尚未形成有機的評價機制，面對新的需求，缺乏積極有效的解決措施，服務質量一直提不上去，開展業務主要依靠老一套的傳統模式和管理者的主觀意念。為了更好地落實人事檔案信息服務工作，高校要制定有效的策略，使人事檔案的信息服務質量得到有效提升。

當前，高校在構建評價體系時，可以充分借鑒相關部門的檔案管理經驗，對檔案服務體系進行不斷調整和改進，構建一個符合學校實際情況的檔案評價體系，從而提高檔案服務評價的規范化程度。檔案服務評價體系主要包括以下內容。

（1）服務流程：服務流程應符合國家相關法律、法規，并確認其規范、可行。除此之外，還要提高工作的效率。

（2）制度保障：構建科學、完善的制度體系，對制度的合理性進行充分考慮。此外，還要考慮制度是否具有激勵性，是否具有操作性。

（3）服務手段：分析服務方式的適應性、合理性以及先進性，對使用和查詢過程的便捷性進行分析。

（4）服務的有效性：對服務的及時性、系統性進行分析。

（5）評價信息采集：是否建立了服務評價信息采集體制。

4 結 語

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，是國家重要的信息資源。高校人事檔案信息化建設是人事檔案事業發展的需要，高校人事檔案管理應與時俱進，加強基礎設施建設、標準規范建設、安全保障體系建設，提高管理人員的業務能力和技術技能水平，以適應信息技術時代人事檔案管理的發展需要。隨著時代的發展，社會的進步，網絡化、信息化將在未來的社會中占主導地位，高校只有勇于開拓，不斷進取，以時俱進，做好檔案信息資源的開發與利用，才能在社會主義建設中增強自己的吸引力和競爭力，才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，才能在信息社會的發展中不斷進步。

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