淺談檔案歸檔管理及信息化技術(shù)的應用

劉新玲

[摘 要]檔案管理工作包括檔案的收集、管理、保管、鑒定及開發(fā)利用等方面，具有管理性、服務性、政治性特點。檔案管理是國家檔案事業(yè)最為基礎也是最為關(guān)鍵的一個部分，是社會信息系統(tǒng)的基石，對單位工作開展及社會發(fā)展進步都有著積極意義。本文主要從兩個方面出發(fā)，討論如何更好地進行檔案管理和檔案的信息化管理。

[關(guān)鍵詞]檔案；歸檔；管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.108

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-0-02

檔案管理就是指檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管以及后續(xù)的為他人提供便利的服務工作。工作的劃分也只是廣泛概念上的而不是絕對的，由于現(xiàn)代社會的發(fā)展，檔案管理的工作已經(jīng)發(fā)展成一個較為復雜的工作系統(tǒng)，按照多種層次進行劃分，但歸根到底檔案管理最重要的環(huán)節(jié)還是歸檔管理以及結(jié)合現(xiàn)代社會多媒體設備的信息化應用兩個方面。

1 新時期檔案歸檔管理工作的要求

1.1 創(chuàng)新關(guān)于歸檔管理工作的觀念

檔案的收集工作和整理工作是當前新型社會環(huán)境下各個單位進行檔案管理工作的最基本環(huán)節(jié)，任何一個脫離了檔案收集和整理的檔案管理工作都是不具備地基的高樓大廈，一切管理工作都是虛談。由于歸檔工作是整個檔案收集工作、整理工作的核心環(huán)節(jié)和基本內(nèi)容，所以歸檔工作負責人的思想對于整個檔案歸檔工作的質(zhì)量和效率都會造成舉足輕重的影響?；诖?，相關(guān)工作的負責人必須結(jié)合時代特點和發(fā)展特征，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案歸檔管理思想，將可持續(xù)發(fā)展的管理理念融入歸檔工作中去，在管理中將“以人為本”的管理思想落實到工作中，將檔案歸檔和其他的檔案管理工作統(tǒng)籌兼顧，做到協(xié)調(diào)發(fā)展。必要的時候，檔案管理部門可以建立歸檔工作的二級單位，明確整個歸檔環(huán)節(jié)的核心地位，兼顧檔案歸檔工作的源頭和未來發(fā)展方向。

1.2 傳遞“整合檔案”的工作理念

現(xiàn)代社會各單位要想順利地開展并完成檔案的歸檔工作，就必須拓展歸檔形式，宣傳國家在檔案管理方面的規(guī)章制度，讓單位的相關(guān)工作人員將這些法律法規(guī)都落實到位，形成良好的歸檔意識。形成歸檔工作二級單位的各單位也要盡可能的朝著規(guī)范化、制度化的工作標準發(fā)展，可以借鑒上級單位或其他組織較為先進、合理的歸檔經(jīng)驗，將制度建設工作放在首位。一般情況下，歸檔工作必須做到多檔案協(xié)調(diào)統(tǒng)一、各部門各司其職、全面收集檔案、集中管理歸檔四個方面。工作人員的具體分工安排則需要充分發(fā)揮各單位辦公室等管理部門的檢查作用和協(xié)調(diào)作用，各單位可以安排專門的管理部門下派到各個分管部門進行歸檔工作的指導和管理，保證全社會歸檔工作的順利、合理進行。

1.3 明確檔案歸檔管理工作人員的職責

檔案的歸檔工作是一項較為浩大但又十分細致的工程，因此必須明確每一個檔案管理單位的具體職責，必須落實到個人，讓每一位歸檔管理工作人員都明確自己責任范圍內(nèi)的工作內(nèi)容，以確保每一本檔案都能夠追溯源頭到個人，明確責任。同時，也要提升歸檔工作相關(guān)人員對于工作的責任心和積極性，要培養(yǎng)工作人員的業(yè)務能力，不僅僅是歸檔工作的能力，還有數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)測試、多種檔案載體的使用能力。各單位可以聘請專業(yè)人員開展講座，更好地讓歸檔管理工作人員使用相關(guān)軟件。除了業(yè)務能力之外，也要提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，例如保密工作、時效性概念等。避免因為檔案內(nèi)容的泄露或者時間因素影響，造成無法挽回的損失。提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不僅是其自身能力發(fā)展的途徑，也是更高效地完成單位檔案工作內(nèi)容的保障。在較強職務勝任力之下，檔案工作人員的工作壓力必然會有所緩解，工作熱情和效率也會不斷提升，進而從根本上提高單位檔案各項工作的管理水平。

1.4 強化檔案歸檔后的安全管理

檔案管理部門不僅要管理當前階段的檔案內(nèi)容，還需要妥善保管以前已經(jīng)形成的原始檔案和資料，以確保檔案的真實性。尤其對于一些十分重要的或者領(lǐng)導審批的文字材料，更是要按照國家規(guī)定的法律法規(guī)，按照相關(guān)程序進行修訂或者整理。妥善保管往年資料是最基礎的工作內(nèi)容，必須在這個基礎上及時進行材料的歸檔工作，將各項活動產(chǎn)生的資料、各人員的檔案資料等都按照類別編輯成冊，裝入相應的檔案管理工具中，以確保日后檔案服務工作能夠順利地進行。當然，安全管理要求管理人員具備較高的素養(yǎng)，遵守各項檔案管理的條例，這樣才能夠確保檔案的安全性和不泄露性。除此之外，在歸檔資料的保存中要防蟲、防潮、放光，最大程度地延長這些資料的使用壽命。

2 有效應用檔案信息技術(shù)的策略

2.1 創(chuàng)新應用觀念

將檔案進行信息化的處理就必須具備信息化的思想觀念及便捷化的服務理念。電子檔案館的建立對于信息化的建設有著十分重要的作用，如果電子檔案自身不能夠獨立存在、獨立得到應用，就失去了其作為電子檔案的價值和意義，只會對檔案管理工作起到阻礙作用。在很多單位，電子文件都只是某項紙質(zhì)文件的附帶產(chǎn)品或者電子化形式，因為有紙質(zhì)文件的保障，導致整個電子檔案都不受到相關(guān)單位的重視，有的人員甚至可以在電腦上隨意地對這些文件進行修改和刪除，使一些原始的電子檔案稿件在一段時間后變得面目全非，失去了作為電子檔案存在的意義。因此，信息時代的檔案管理部門工作者，必須將自己的思想認知提高到新的層次，認識到檔案管理電子化是更好地為我國經(jīng)濟發(fā)展服務，將電子檔案的歸檔工作重視起來。

2.2 開發(fā)新型管理系統(tǒng)

要想將檔案管理的信息化應用進行到底，就必須讓電子檔案的管理程序化。很多單位由于缺乏電子檔案的管理經(jīng)驗或者不夠重視電子檔案的管理，導致電子檔案的歸類十分混亂或者繁瑣。解決這一問題的關(guān)鍵是要建立一個完整的電子檔案管理體系。除此之外，雖然電腦自身的系統(tǒng)具有保存和管理電子文檔的功能，但是它在檔案管理及應用方面不具有專業(yè)性，因此，應該開發(fā)新型管理系統(tǒng)，使整個檔案信息化管理的過程程序化，這樣不論是安全性還是技術(shù)性都能夠得到足夠的保障。有關(guān)單位在條件許可的情況下，也可以制定一套專門保護電子檔案軟件的措施，全方位減少電子檔案被破壞的風險。

2.3 鑒定電子檔案價值

正如一些貴重物品需要鑒定一樣，電子檔案也需要鑒定。只有鑒定后才真正了解電子檔案的價值。鑒定能幫助相關(guān)管理者、工作者判別這份電子檔案的真假。對于檔案庫中具有紕漏的電子檔案最直接的修正方法就是修改或刪除。當前開展檔案電子化管理的單位較少，即使有些單位進行了這項工作也只是將文件從計算機存儲器里通過U盤搬運到另一個移動硬盤中。這樣日后的工作接替者根本無法判斷移動硬盤中電子檔案的真實性。這樣的信息化應用是毫無意義的，因此，相關(guān)單位一定要進行各項電子檔案的價值鑒定工作。例如：可以成立專業(yè)的電子檔案鑒定小組，針對即將歸檔的電子文件進行價值鑒定，這樣可以讓電子檔案的完整程度、真實性、有效性完現(xiàn)出來，幫助工作人員明確哪些檔案是可以保存下來，哪些是需要進一步考察的，降低了日后工作的繁瑣性。

2.4 培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才

對檔案歸檔的信息化管理和應用不僅需要足夠的檔案管理知識，還要求工作人員具有專業(yè)的計算機操作能力，但是就目前的情況而言，很少有兩者都具備的工作技術(shù)人員，一般都是只具有理論管理知識的管理人才或者只具有計算機處理能力的IT人才。因此，各個單位都應重視培養(yǎng)能夠勝任單位內(nèi)部檔案管理需求的優(yōu)秀人才，這些人才要具備扎實的檔案管理理論知識、過硬的信息化辦公應用技能。在專業(yè)化檔案管理人才的培養(yǎng)中，可以聘請專業(yè)的技術(shù)人員進行授課、培訓，提高工作者的計算機操作技術(shù)，最終通過優(yōu)異的工作質(zhì)量來保障檔案的信息化應用。

3 結(jié) 語

隨著信息化的發(fā)展，檔案管理的歸檔環(huán)節(jié)必須進行創(chuàng)新，并將其與信息化技術(shù)結(jié)合在一起，當然，這樣的創(chuàng)新、改革不能一蹴而就，相關(guān)單位必須加大宣傳力度，豐富管理手段，結(jié)合實際情況，鼓勵工作人員探索創(chuàng)新。

主要參考文獻

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