轉變觀念 多措并舉 全面做好電子招投標檔案管理工作

王冬梅

[摘 要]隨著我國《電子招標投辦法》和《電子招標投標系統技術規范》的頒布實施，電子招標投標活動已具有一定的普遍性，因此電子招投標檔案管理尤為重要。本文通過分析電子招投標檔案的特點及現狀，對企業電子招投標檔案的管理措施進行具體的闡述，為企業做好目前招投標檔案工作提供借鑒和參考。

[關鍵詞]電子招投標；檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.116

[中圖分類號]F284 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-0-02

1 電子招投標活動檔案管理工作的特點及現狀

1.1 招投標電子化檔案的特點

第一，招投標電子檔案具有法律效力。招投標項目檔案實現全程電子化，將CA（電子商務認證授權機構）認證應用在電子招標前期文件、電子招標文件、電子投標文件、電子招標后期文件材料等備案中，使這些招投標電子文件材料具備法律效力。

第二，招投標檔案電子化提高了檔案管理工作效率。電子招投標活動改變了以往招投標活動使用紙質記載各種文件、文字以及數據的管理形式，檔案工作人員可以直接在計算機和網絡上開展收集、審核、歸檔等工作，文件材料從產生到處理結案基本做到無紙化，處理完畢后能及時歸檔，做到全過程招投標項目文件的歸檔，能保證齊全、完整，同時做到快速便捷地提供利用，大大提高了工作效率。

第三，招投標檔案電子化降低了成本、減輕了保存所需的空間壓力。按照檔案管理相關規定，傳統的招標項目紙質文件材料在收集、整理、立卷、歸檔后，根據檔案儲存的保管期限要求，要保存30年或永久。采用電子化方式歸檔，可節約大量的紙張與電腦耗材，大大減少招投標各環節產生的紙質材料，節省大量的庫房及檔案用具，做到節能環保、降低成本。

1.2 電子招投標活動檔案管理工作的現狀及存在的問題

一是在電子招標投標中，對于電子招投標檔案管理，各界人士未能達成共識，即對于招投標電子文檔的地位和作用看法不一。在《電子招投標辦法》實施后，電子招投標活動中的電子文檔無疑應該在其中扮演重要角色，而現實卻并非如此。形成反對、贊成兩種觀點：持反對觀點的人員不習慣、不放心使用電子文檔歸檔，電子招投標的全程仍離不開紙質文檔，這類人員多為招標人、投標人和監管部門；持贊成觀點的人員則不斷呼吁社會擴大電子文檔使用范圍，加強電子文檔的安全保障，制定電子文檔使用辦法，實行真正的、全流程的電子招投標，持此種觀點的人也多為一些招標人、招標代理機構和電子招標投標平臺的運營單位。也就是說，在一個行業內形成了觀點互相對立的兩大派別，電子招投標活動檔案歸檔工作陷入了現實的囧境。

二是在電子招投標活動中，按照《電子招投標辦法》相關內容規定，電子數據文檔在過程流轉中，應該形成具有電子簽名、印章等有效合法的確認標識的數據文件，但在實際工作過程中，很多電子數據文檔只是可更改的數據格式文件，不具有《電子招投標辦法》中規定的電子簽章確認，致使招投標電子文件的有效性、合法性打了折扣，使得電子文件在辦結歸檔時，形成很大阻力。

三是目前對招投標電子檔案安全保管及提供利用構成威脅的因素仍然存在。一方面在工作溝通上存在由于協調不當產生的安全問題。投標招標電子化檔案最基本的要求是檔案數據要絕對公正、安全和保密。同時，整個招投標過程必須通過電子計算機網絡系統技術來實現，而該系統是一個有機的整體，需要協調得當。如果協調不當，就會造成信息混亂。另一方面，在實際中存在操作不當的問題。招投標檔案電子媒介代替了傳統的紙質，電子媒介的使用對技術提出了更高更嚴格的要求。歸檔的電子文件必須是有效的、可讀取的，并且是相關電子文件的最終版本，而這一過程需要操作者輸入準確的數據來完成，如果操作者業務不熟悉或操作不當，就容易造成信息失真。

2 建立機構，落實職責，為電子招投標檔案管理工作提供組織保證

做好任何一項工作，都需要建立機構平臺，電子招投標檔案管理工作的開展也不例外，同樣需要建立電子招投標檔案管理組織機構，尤其是電子招投標工作的完成需經過招標人、招標代理機構、監督部門及技術維護單位等多個單位、部門，任何溝通及協調不當都有可能對數據的安全性、完整性、準確性造成威脅。因此，建立統一協調的組織機構及工作平臺，是做好電子招投標檔案管理的重要組織保證。

3 提高素質，嚴格要求，為電子招投標檔案管理提供人才保證

電子招投標電子文件的形成比較復雜，它的存儲、檢索和傳輸是技術性較強的工作。因而，要配備專職檔案管理人員，提高業務管理水平，并對參加電子文件制作和管理的人員加強協調，進行嚴格的管理，抓好業務培訓，以提高檔案工作人員的素質和責任心，使其規范操作，確保電子檔案的安全性；加強檔案業務知識、計算機操作及網絡知識的培訓和繼續教育，繼續教育可以采取多種方式進行，把“走出去”與“請進來”的教育方式相結合，并組織人員不斷學習新知識、新技能；積極引進不同層次及類型的專業人才，不斷調整檔案隊伍的專業和知識結構；最大化地運行、保存及利用招投標電子檔案。

4 建章立制，規范管理，為電子招投標檔案管理工作提供制度保證

為使電子招投標檔案工作順利開展，尤其是確保電子檔案的安全性，就必須建立一套完整的規章制度來加強管理，即建立各級單位、部門、崗位責任制度和檔案流程管理制度。不僅要對電子文件編制人、審核人、上傳人的職責進行明確，還要在日常工作中給不同的使用人員賦予不同的操作權限，用制度保證電子檔案齊全、準確及數據安全。第一，要建立完善的電子招投標檔案安全管理制度體系。該體系包括：機房及信息設備管理制度、軟件管理制度及操作規程、用戶管理制度、密鑰管理制度、內外網管理制度、電子招投標檔案歸檔制度，檔案提供利用制度及應急預案等，并加大制度的執行力度。第二，要建立完善的系統運維制度體系，記錄系統運維時間、地點、人員、內容及故障原因，運行及維護要具有可追溯性記錄系統，隨時可查。第三，要建立網絡安全預警及防病防黑機制，對電子招投標系統運行進行監控，及時發現問題及時處理，并定時進行異地容災備份。endprint

5 運用技術，為電子招投標檔案信息安全提供技術保證

一是要建立檔案管理系統與電子招投標管理系統的接口，或設計研究開發獨立的電子招投標檔案管理系統。建立開發組織機構，明確責任分工，編制開發設計方案，研究系統操作流程及歸檔調檔，設計各類檔案統計報表，更好地完成電子招投標檔案的收集、歸檔、鑒定、利用等工作。

二是要采用目前先進的安全及技術措施，以保證電子招投標活動中電子文件信息的安全。目前，較為先進的安全及技術方面的主要措施有：網絡防火墻系統、病毒及惡意軟件防護技術、數據實時監測系統、黑客攻防與入侵檢測系統、密碼與加密信息技術以及電子文檔水印技術等。通過防火墻技術可以有效進行網絡間數據交換的檢查，有效地阻止黑客入侵行為及降低破壞程度。使用黑客攻防與入侵檢測系統可以最大限度保護網絡信息安全，其是一種積極主動的安全防護技術，提供了對內部攻擊、外部攻擊和誤操作的實時保護，在網絡系統受到危害之前攔截和響應入侵，因此被認為是防火墻之后的第二道安全閘門，在不影響網絡性能的情況下能對網絡進行監測。密碼與加密技術，是一種遵循既定標準的密鑰管理平臺，它能夠為所有網絡應用提供加密和數字簽名等密碼服務及所必需的密鑰和證書管理體系，只有信息利用者通過授權，具有解密鑰才能獲取檔案信息，可起到有效的保護作用。采用數字水印技術，可以將信號處理的方法在數字化的多媒體數據中嵌入隱蔽的標記，這種標記是不可見的，只有通過專用的檢測器才能提取，因此數字水印是信息隱藏技術，能夠保證檔案信息在傳遞過程中的安全性。上述安全技術措施的采用，可以最大限度地保證網絡信息的保密性、完整性、可用性、真實性和可控性。

三是要完善設備設施，做好相關備份工作。為了防止存檔載體丟失信息，應不斷完善設備設施，對于重點檔案應增加備份，即將歸檔的電子文件拷貝至耐久性好的載體上。出于風險防范的目的，電子檔案可采取一式三套的保存方式：即一套提供利用，一套封存保管，一套異地備份保存，確保數據不損壞、丟失或被惡意修改等，以提高歸檔電子文件的安全性和可靠性，保障后續利用活動的開展。

隨著《電子招投標辦法》的頒布實施，電子招投標項目即將完全依托電子平臺完成招投標工作，電子化招標投標也必將成為當今世界的趨勢并且勢在必行。電子化招標投標檔案管理作為其中必不可少的部分，是對檔案管理工作的進一步發展。這一新的課題要求廣大檔案工作者必須順應時代發展需要，轉變觀念，明晰流程，積極探索行之有效的電子招投標檔案管理辦法，研究制定相關管理制度及規范標準，以保證電子招投標檔案齊全、完整、合法及有效提供利用，全面做好電子招投標項目的檔案管理工作。

主要參考文獻

[1]徐晶晶.招投標檔案電子化歸檔范圍及安全管理[J].城建檔案，2015（12）.

[2]劉心怡.關于建設網上電子招投標系統的考慮[J].中國招標，2012（22）.endprint