試論如何提高中職學(xué)校檔案信息化管理水平

陸優(yōu)

摘要：中職教育體系作為當(dāng)前我國國民序列的重要一環(huán)，為國家培養(yǎng)了源源不斷的綜合應(yīng)用型、實(shí)踐性人才。中職學(xué)校的檔案是記錄和反應(yīng)中職學(xué)校在教學(xué)與管理過程中的信息材料，對(duì)于中職院校的健康我、穩(wěn)定發(fā)展具有重要的作用和意義。本文筆者就當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合自身的一些思考和思想，談?wù)勑畔r(shí)代下如何有效的提高中職學(xué)校檔案管理的成效，希望對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作的開展提供一些淺顯的幫助和參考。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；信息化；發(fā)展；水平；

一、什么是檔案管理？

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

二、當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）思想認(rèn)識(shí)相對(duì)落后，信息化管理意識(shí)缺乏

存在一部分中職學(xué)校的檔案管理人員，對(duì)于中職學(xué)校教育與管理檔案管理工作缺乏一定的思想認(rèn)識(shí)，在實(shí)際的檔案管理中，一味的使用傳統(tǒng)檔案管理的“紙上談兵”，對(duì)于當(dāng)前信息時(shí)代下的檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展缺乏一定的意識(shí)。這樣情況和現(xiàn)象，是制約當(dāng)前中職學(xué)校信息化檔案管理工作長效發(fā)展的重要內(nèi)在因素。

（二）檔案管理主管部門對(duì)于信息化檔案管理的發(fā)展重視不足

還存在一部分中職學(xué)校的檔案管理主管部門，對(duì)于信息化檔案管理工作的重要性重視程度不足。很多中職學(xué)校的老師或者領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)為中職學(xué)校存在著一定的特殊性，應(yīng)該把更多的資源和精力放到對(duì)學(xué)生的實(shí)踐教學(xué)過程中去，缺乏系統(tǒng)教育與全面教育的大局觀，也對(duì)學(xué)生未來全面發(fā)展缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí)。

（三）檔案管理的制度缺乏細(xì)致、完善的機(jī)制

雖然很多中職學(xué)校在檔案室中，張貼了一定的檔案管理操作規(guī)程和規(guī)范，但是在崗位職責(zé)、職能上，區(qū)分度不夠，沒有進(jìn)行更為細(xì)致的檔案管理劃分，也沒有進(jìn)一步的落實(shí)好崗位的責(zé)任制，導(dǎo)致了中職學(xué)校檔案管理工作相對(duì)混亂。甚至有些中職學(xué)校的檔案室，資料隨處堆放，檔案的保存規(guī)范根本沒有有效的落實(shí)。

三、提高中職院校檔案管理水平的幾點(diǎn)建議

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理作風(fēng)，解放“僵化”的思想認(rèn)識(shí)

想要提高中職學(xué)校檔案管理水平，最重要的是從每一個(gè)檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)入手。思想認(rèn)識(shí)是行為的源泉，只有充分的調(diào)動(dòng)每一個(gè)檔案管理人員的工作積極性，才能切實(shí)的轉(zhuǎn)變每一個(gè)檔案管理人員的工作作風(fēng)，打破“僵化”的思想認(rèn)識(shí)，推動(dòng)中職學(xué)校檔案管理工作的長效發(fā)展。

（二）重視對(duì)檔案管理部門進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算和投入

檔案管理的主管部門，應(yīng)該切實(shí)的重要對(duì)檔案管理部門進(jìn)行有效的財(cái)務(wù)預(yù)算和投入，加強(qiáng)和幫助財(cái)務(wù)管理部門進(jìn)行科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施的改變。信息化的檔案管理，不僅僅是順應(yīng)當(dāng)前檔案管理事業(yè)的發(fā)展，與此同時(shí)也為中職學(xué)校提高檔案管理成效與水平上打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。信息化的檔案管理，可以進(jìn)一步整合中職學(xué)校檔案管理的資源，降低檔案管理人員的工作壓力，同時(shí)數(shù)字化、電子化的檔案管理模式，也為各種檔案信息的調(diào)取、保存等工作帶來了重要的保障。

（三）推動(dòng)中職學(xué)校檔案管理人員的再教育

財(cái)務(wù)預(yù)算與投入是檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)的重要內(nèi)容，然而配套的“軟件”設(shè)施才是影響和制約中職學(xué)校檔案管理發(fā)展的內(nèi)在因素。21世紀(jì)是人才與科技的時(shí)代，對(duì)于中職學(xué)校檔案管理工作來說，良好的人才隊(duì)伍是保障當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作水平提高的重要條件。中職學(xué)校應(yīng)該切實(shí)的重視信息化檔案管理人員的招聘、培養(yǎng)、教育工作。定期或者不定期的組織各種檔案管理的講座、比賽等活動(dòng)，嘗試走出去，與兄弟學(xué)校一起，探討檔案管理工作，取長補(bǔ)短，推動(dòng)本校檔案管理隊(duì)伍的長效發(fā)展。

（四）強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)的安全意識(shí)，加強(qiáng)后期的巡查和保障工作

中職學(xué)校檔案管理系統(tǒng)和平臺(tái)，往往包含的都是關(guān)乎本校發(fā)展的數(shù)據(jù)和信息，近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全越來越成為當(dāng)前信息系統(tǒng)的重要內(nèi)容。今年，全球爆發(fā)的勒索病毒，國內(nèi)學(xué)校、企事業(yè)單位被病毒勒索，更是為中職學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)平臺(tái)的安全敲響了警鐘。在檔案管理信息化系統(tǒng)和評(píng)價(jià)的建設(shè)后期，中職學(xué)校還應(yīng)該組織和建立一直可靠的系統(tǒng)巡查和管理隊(duì)伍，切實(shí)的保障檔案管理系統(tǒng)的安全性和可靠性。

四、結(jié)語

總之，檔案管理工作至關(guān)重要。作為中職學(xué)校檔案管理人員，應(yīng)該切實(shí)的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于中職學(xué)校健康、穩(wěn)定發(fā)展的重要意義。切實(shí)的轉(zhuǎn)變自身的工作作風(fēng)和思想認(rèn)識(shí)，以信息時(shí)代下的科技意識(shí)、信息思維來推動(dòng)中職學(xué)校信息化檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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