如何進行高效式檔案管理

孫江麗

摘 要：近年來，隨著檔案數目越來越多，在管理檔案方面的工作始終得不到有效的改進。時代發展越來越快速化，檔案管理所需要的工作只會越來越多，越來越繁瑣。我們在發展的同時，也不能忘記制度的改革推進工作。檔案管理制度如何順應時代的潮流，檔案管理的工作內容及管理范圍，如何更為高效和有效地對檔案進行收集，如何科學合理的運用好檔案，已經成為專業研究的目標。本文以此對怎樣進行高效式的檔案管理提出了淺要觀點，希望可以為下一步的檔案管理工作添油加碼，推動其快速改革。

關鍵詞：高效式；檔案；管理

1 引言

很多的企業、學校及事業單位都在時代經濟的雙重發展之下，慢慢建立起自己的特有模式，但在檔案的管理工作上都存在一個共同的問題點，即在工作開展的時候，都會遇到很多來自于檔案管理工作上的困難和阻礙。這些不利因素的影響，對企業或者學校等單位的發展都是十分不利的。因此，越來越多的單位及企業都開始重視起檔案管理的培訓工作，并且希望可以通過這種改進制度模式的方式，使以后的工作得到切實的進展。本文闡述了現存于檔案管理工作中所遇到的困難問題，并給予了相應的解決策略。

高校檔案：在學校的辦學活動中，對社會及學校有著一定參考價值的各種聲像、文字、圖表等的各種載體，這些載體在教學、管理及科研活動中所產生的歷史記錄即為高校檔案。它是從學校最開始成立就產生的，其內容經過日漸累積與豐富，把學校教育事業的發展歷程都真實的記載了下來，從中我們可以明確的了解到學校的發展思路與辦學理念。高校檔案的存在對于高校來說具有十分重大的意義，可以幫助高校回顧歷史及規劃未來，也可以對高校的指導工作產生積極的影響，是高校文明與精神財富的象征。目前，處于新形勢下的高等教育，怎樣進一步的加強學校的檔案管理工作的建設，讓其更好更高效化的服務于教育事業，已經成為了高校的時代新命題。

2 我國高校的檔案管理現狀

我國高等教育事業在近年來突飛猛進跨越，檔案工作已經轉變成學校統領全局工作的重要組成部分，學校也更為重視它的存在，當然，也確實取得了不小的進步與發展。然而，一些頑固性的制約發展因素仍舊存在，關于高校檔案面臨的問題，主要體現在以下方面：

2.1 領導對其重視力不足

很多的高校領導都對檔案工作的認識不夠，其認為隨便找一些“老弱病殘”的職工來管理檔案，為其添置“養老單位”就可以了。但實際上，檔案管理是屬于業務及政策性都較強的重要性工作，其因為一直都受到傳統觀念、思維習慣及性格閱歷等主觀因素的影響，所以這項工作一直沒有受到足夠的重視，它也常常不被帶進學校的日常議程上。領導的態度決定職工干部的態度。在這種長期以往的非良性循環下，管理檔案的工作人員越來越少，再加上陳舊的設備所造成的尷尬局面，導致高校檔案工作沒有辦法順利開展，受到嚴重的制約。

2.2 沒有較強的檔案意識

因為檔案管理本身的工作性質就是默默無聞，它的作用是隱形的，需要很長一段時間或是若干年后才可以顯示出來，其功效的發揮過程就是一個循序漸進的慢性“動作”，也因此會被領導跟群眾所忽略掉，檔案工作地位不高，作用不大的錯誤觀念，一直都是難以消除的根本問題。

2.3 沒有足夠的創新能力

知識經濟與信息時代的到來，對檔案學和管理工作都產生了新的要求，傳統的手工模式已經不適用于現在的檔案管理工作。現在都是以計算機為代表的新型檔案管理模式，高校的檔案管理部門，因為缺乏改革精神與時代觀念的原因，沒有挑戰新機遇與困難的信心勇氣，只能抱著默守陳規，吃老本的傳統觀念，繼續著陳舊的工作模式，造成了檔案資源開發不夠，難以二次利用，難以被有效共享的局面，這些都是不適應高校檔案管理與信息時代肩并肩的潮流趨勢的。

2.4 缺乏團隊穩定性

雖然我國的檔案工作地位在近年來已經明顯被改善，也有所提高，但是很多高校干部沒有在潛意識里真正的意識到深層次的檔案工作。在學校里，檔案管理相對于科研、管理、教學等其他單位，都處于弱勢地位，從事檔案工作的管理人員往往水平與能力都不高，整個檔案工作部門給人的感覺就是缺乏事業的激情與熱度，這也是為何檔案管理人員會覺得自己比人“低一頭”的感覺，往往小有抱負的同志都不愿意被安排進入檔案部。這些因素都使得檔案部門引不來人，也留不住心。長期以往，學校就不可能建立穩定性的檔案管理團隊，最后成為惡性循環。

3 對檔案管理的思考及應對策略

3.1 領導是檔案工作的堅實保障

既然檔案工作是學校的重要組成部分，就應該受到足夠的重視，關鍵還在于領導的支持與推動作用，這樣才可以確保檔案工作具有運行機制的優先權。第一，高校領導應該主動對檔案部門的建設情況及工作開展進度表示關心，積極為檔案人員創設“雙優”工作環境。第二，高校的檔案管理部門，應該對各種時機及各種渠道加以把握，讓學校的領導和干部職工，都從實際出發點出發，充分認識到檔案管理在學校建設時所擔任的重要作用，顯示地位的重要性，讓他們自發支持檔案工作。第三，本著有作為才有地位的宗旨，檔案管理者有必要把自身的業務能力與綜合素質提升起來，多多學習檔案管理知識，開發出更多的檔案信息功能，提高管理質量。

3.2 把管理檔案的工作機制落實好，實現科學規范化管理

想要做好檔案工作，基本保障要做好，一定要完善管理機制，以學校的自身情況為出發點，做到檔案工作在實際管理中有章可循，有法可依。與此同時，應該考慮健全檔案管理的崗位責任制，領導負總責，各級領導指派專人進行本部門的檔案信息收集工作，從歸納到管理，再到最后的檢查驗收工作，都應該實行集中統一的管理制度，如果哪個環節出錯，應當承擔相對的責任。

3.3 注重檔案人才的培養

建立高素質的檔案工作團隊，是高校檔案工作不可或缺的一步，人才所具備的充足動力，以及他們所具有的資源優勢，都可以使檔案工作保持長久有效的發展。因此，培養檔案人才團隊，必不可少。

3.4 創新管理，提高檔案管理的服務質量

信息時代的到來，我國高校也伴隨著社會的發展，在檔案工作上的需求越來越多，檔案工作也日漸彰顯出它的重要作用。檔案部門必須除陳去舊，更新管理觀念與方法，積極勇于創新，這樣才能滿足新時期形勢下，社會對檔案工作的高要求，也讓高校檔案館，真真正正的成為全方位的學校信息庫和愛國愛校的教育基地。

5 總結

綜上所述，檔案管理在手段和制度上的落后，是可以嚴重影響到企業或學校的發展前景的，在一定程度上，產生著制約限制的不良影響。檔案是最基本的東西，如果連檔案都難以進行嚴格有效的管理，就更難保證其他工作的進展到位。所以，不管是企業也好，高等院校也好，任何具有規模化，組織化的紀律性機構，都應該根據自身的實際情況，建立起高效化的檔案管理制度，繼續增設一些信息化技術設備，便于更好的管理檔案。雖然目前來看，檔案管理的現狀不容樂觀，但是希望經過本文的建議性策略，可以改變現有的檔案管理現狀，其擁有更好的發展方向，走上正軌道路。

參考文獻

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