大中型醫院如何做好財務檔案管理

張東輝

摘 要：醫院財務檔案管理的提升和優化，一是要提高對檔案工作重要性的認識，加大領導支持力度；二是要提升檔案管理規范化水平，加強檔案管理者綜合素質；三是要加強檔案的信息化，注重發揮財務檔案的綜合利用。

關鍵詞：醫院 財務檔案 規范化 綜合利用 信息化

中圖分類號：F233 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）10-263-02

醫院財務檔案是醫院改革和發展的見證，是醫院經營者制定發展計劃做出經濟決策的依據，能指導醫院的實際工作和以后的長遠發展。會計檔案可以反映醫院是否遵守財經紀律，從會計資料中發現會計業務是否存在虛假違紀等行為。現在檔案管理工作日益依賴信息化，計算機的引入使其作用更加放大。根據醫院發展的特點，適應新的醫療改革，為使檔案更好地滿足醫院改革和發展以及社會需求，特別是財務檔案管理需要進一步提升和優化。

一、提高對檔案工作重要性認識，加大領導支持力度

醫院財務檔案管理的提升和優化，首先要使全院職工提高對檔案工作的重要性認識。很多人認為檔案管理只是整理文件歸檔資料、保管查閱等瑣碎事務性工作，不重視檔案管理。很多醫院檔案管理往往由行政轉崗人員負責。這種做法限制了醫院檔案管理的現代化及進一步發展，缺乏相關專業知識經常造成醫院檔案管理混亂，分類不清，標示不明，查找困難，對醫院的各項工作都造成滯后。醫院領導開展工作離不開檔案資料的支持，而檔案管理工作的優先發展也離不開領導的大力支持。

由于醫院以醫療服務為主，醫院檔案工作最重要的是病理檔案，財務及其他檔案沒有得到重視和強化。因此，要使每一個工作人員都認識到財務檔案工作在醫院業務中的重要性，造就各項檔案管理工作提前規劃和先行發展的局面。醫院中心檔案室，定期組織病案、人事、財務、行政員工學習檔案管理法規，開展檔案工作專題講座，通過集中的學習提升，使醫院員工認識到檔案工作的重要性。醫院財務檔案是各種檔案的重中之重，原始記錄醫院經營活動和經濟業務，對外體現醫院經營業績，是明晰財務權益的重要依據、處理經濟糾紛的證據。醫院各級主管機關和醫院內部審計部門進行各項監督，制止違規違紀直至違法，也離不開財務檔案。醫院發展制定工作計劃、進行經營決策，指導醫院工作的正常進行和未來規劃更離不開財務檔案，它與每一位員工的現實和長遠利益緊密聯系。每一位員工都應該支持檔案管理工作，監督好財務檔案，推動檔案信息化，最終受益于現代化的檔案管理。

其次，醫院領導要提高重視程度，加大支持。《檔案法實施辦法》第五條明確指出：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展。”醫院各級領導要在醫院工作總體規劃詳細考慮檔案管理，財務檔案管理的提升和優化與醫院全面工作要同步協調發展。按照《檔案法》、《會計法》、《保密法》等有關法律規定，設置科學的檔案分級管理，明確各級責任人，使檔案管理走上制度管理、現代管理、高效管理，提高檔案的實際效益。

二、提升醫院財務檔案管理規范化水平，增強檔案管理者綜合素質

醫院的快速發展要求財務檔案工作跟上發展步伐，這就要求財務檔案管理高效和規范。首先，醫院整體建設規劃中要預留足夠的檔案管理規劃空間，財務檔案管理規劃要具有前瞻性。如新《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行，原始憑證、記賬憑證的保存期限由15年變為30年等許多變化，如果規劃中不留余地，必然導致規劃多次變更。其次，建立中心檔案室，實現檔案管理從各科分散管理模式向中心檔案室集中管理模式的轉變，這樣有利于財務檔案的長期保管和合理開發利用。建立院長直接分管檔案工作，形成以院長全面領導、中心檔案室協調、各科室負責人負責和專職檔案員經辦的三級檔案管理模式，做到制度落實、管理高效、方法實用。再次，根據醫院工作特點，依據《檔案法》、《保密法》、《會計法》等法律法規，進一步制定檔案管理工作目標，科學細化法律法規，健全本單位財務檔案管理規章制度，如制定《保密工作制度》、《內部公文處理工作規定》、《中心檔案室管理制度》、《會計檔案工作人員職責》《會計憑證裝訂規范》等，形成財務檔案的生成、處理、整理歸檔、保管及利用等操作規范。最后，要按照中心檔案室工作要求建立檔案立卷、保存、查閱、復制及最終銷毀等各環節的詳細規定，歸檔目錄實時錄入計算機實行聯網查閱。財務部門健全財務檔案歸檔日常管理制度，科學整理財務資料，規范裝訂財務檔案資料，按標準填寫案卷目錄，及時向中心檔案室整理歸檔財務檔案；強化檔案處理的監督，認真執行規章制度，防止財務檔案內容泄露，被不法分子利用篡改、傳播，給醫院經營管理造成損失。

由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，檔案管理工作者必須政治性很強。為了保護檔案的安全性、保密性，首先，檔案管理工作者要管得住嘴。其次，檔案管理工作瑣碎、細小、單調、枯燥，要求從事這項工作要耐得住寂寞，擁有普通員工所沒有的耐心和毅力，工作才能長期堅持。檔案管理工作者不能因為工作瑣碎、繁雜、普通而失去工作的激情。最后，檔案管理要具有專業的業務素質。不僅要熟悉檔案工作流程，更要注重檔案信息資源開發利用。

現實工作中，由于醫院對檔案工作的普遍不重視和本身工作的單調、枯燥、乏味，現階段我國醫院檔案管理工作者大多是行政人員轉崗，缺乏專業檔案知識，沒有專業對口的人員。檔案室成為關系戶和老弱、臨近退休人員的聚集地并且人員流動頻繁。因此，首先要調整財務檔案管理人員，積極引進檔案專業的高層次人才，有計劃地吸納原則性強、耐得住寂寞的年輕員工，實現檔案管理人員優化升級。其次要加強現有檔案管理人員的業務培訓，通過在職學習、脫產培訓和外出進修等多種形式，在職人員提升綜合素質，努力使自己的知識結構和業務能力適應崗位發展要求。具體地說，一是要提高認識，端正態度，熱愛本職工作，經得起誘惑，耐得住寂寞。二是要開闊視野，知識更新，技能提升，適應新的工作要求，勝任發展的檔案工作任務。最后要通過多種手段和方法，充分調動檔案管理人員的積極性，不要使他們認為自己是閑人，在醫院低人一等。最終通過檔案管理工作質量的提升，發揮檔案的效益。

三、加強檔案的信息化，注重財務檔案的綜合利用

加強檔案的信息化與基礎設施的相關投入息息相關。具體來說，硬環境，從計算機配備、檔案管理人員配置、購置必要設備，如恒溫恒濕設備、防磁柜、復印刻錄設備，房屋設施上安裝防水、防火、防光、防盜、防蟲、防鼠等各種措施；軟環境，制定便利檔案管理人員開展工作的各項規定，收集檔案資料過程中要求各相關部門的積極配合。

信息安全是檔案管理信息化的重中之重。檔案管理的前提和保證是檔案信息資源的真實性、系統性以及安全性。實現檔案管理信息化，除了建立信息備份中心外，必須同時建立登錄認證，構建信息安全防火墻，計算機實時升級安全認證、病毒防殺。計算機中心管理員加強網絡監控技術，中心檔案室建立和健全電子檔案管理責任制。這些實際落實的制度才能保障檔案信息的數據、存儲和使用安全，確保檔案特別是財務檔案信息的安全、真實、系統、實用。

更好地為醫院和社會的發展服務是優化財務檔案管理的最終目的。提升財務檔案的利用價值加強檔案的綜合效能，要依據財務工作特點和檔案管理要求科學開發利用財務檔案信息資源，使財務檔案信息化便于數字化存儲，如原始憑證電子化。這樣由不便于保管和查閱的傳統紙質檔案轉化為數字化的現代電子檔案，便于分類、檢索、存儲和利用，建立數字化的財務檔案和財務檔案資源全院共享。與此同時，要充分利用醫院信息資源統一管理平臺，避免重復建設、相互不兼容。通過與醫院人事、門診、住院、醫療、護理、科研、教學等其他信息的標準接口，為醫院各級組織提供便利和系統的信息，最大限度地發揮檔案資源的綜合效能，實現財務檔案資源的管理決策基石功能、財務監督防范功能、醫療參考支持功能、后勤協調保障功能。

參考文獻：

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[2] 陳燕.淺談高校檔案管理人員綜合素質的提高.科技創新導報，2008（3）

[3] 杜鵬.淺談如何做好醫院財務檔案管理工作.現代商業，2012（5）

（作者單位：湖北醫藥學院附屬太和醫院財經處 湖北十堰 442000）

（責編：若佳）endprint