中職非在編教職工人事檔案管理問題研究及策略

倪運先

【摘要】隨著中職教育事業的深入發展，許多中職學校通過招聘非在編的教職工，來緩解學校對教育教學中各種師資需求的增長和國家對事業單位人員編制的嚴格控制之間的矛盾。但非在編人員具有較強的不穩定性和流動性，人才的合理流動促進了社會的進步和發展，但同時伴生了這類人員的人事檔案管理等問題。

【關鍵詞】中職學校；非在編教職工；檔案管理；策略

與正式在編人員有技術、工勤、行政管理崗位分類不同，“非在編人員”身份構成非常復雜，他們中既有無固定工作單位的專業技術人員，也有從企事業單位辭職人員，還有退休職工、大中專畢業生等，從事課程教學、實習指導、學生管理以及行政辦公等崗位，有“合同聘用教師”“外聘教師”“兼職教師”等稱呼。以我省某中職校為例， 自2008年開始事業單位人事制度改革，學校實行全員聘用制。經省編辦核定2008年該校崗位總編制數450個，在編員工158人，非在編員工105人，但是隨著中職教育形勢的發展，學校在2008年到2016年事業編制數沒有增加的情況下陸續通過公開招聘等多種形式錄用教職員工，到目前為止全校共有在編員工268人，非在編員工138人。非在編員工已經占在編員工數量的一半以上。

本文通過對現階段中職學校非在編人員的人事檔案管理所存在問題的研究，加強對中職學校非在編人員人事檔案管理策略的思考，逐步實現中職學校非在編人員人事檔案管理科學化、制度化和規范化。

一、中職非在編教職工人事檔案管理存在的問題

（一）檔案移交不及時。檔案移交過程中出現時間延遲的現象，相關的工作人員不能快速高效地進行檔案移交，在檔案數量統計、所需材料采集等方面出現問題，造成不必要的麻煩，同時也為管理人員的工作造成一定的困擾。

（二）棄檔現象較嚴重。大部分中職學校的檔案管理人員非專職人員，所以在辦理離崗或者調動工作的時候，對于檔案手續的辦理不能按照既定程序進行，對檔案的檢查、清理、簽字等問題無法有一個明確的界限，造成棄檔現象較嚴重，導致后面的交接工作無法正常進行，在一定程度上影響了學校非在編教職員工的人事調配。

（三）檔案管理不規范。很多中職學校的檔案管理工作都交給行政人員兼職管理，這些人員并沒有經過專業的培訓和學習，缺乏檔案管理相關的管理技巧和理論知識，導致工作人員在進行檔案信息的整理和系統化處理過程中經常出錯，直接導致檔案管理工作的混亂，影響了檔案的真實性和完整性。再加上大多數學校仍舊采用手工管理的經營模式來進行檔案人事管理，在一定程度上增加了管理時間，同時增加了檔案管理過程的出錯率，工作質量不高。學校人事檔案管理缺乏先進的設施進行輔助，在某種程度上增加了工作難度。

（四）管理隊伍待加強。很多學校無法實現思維轉變，對在編教師員工和非在編教職員工的待遇和管理有一定的偏重，從而導致學校的人事檔案管理部門對非在編教職員工的人事檔案管理不夠重視，從而導致非在編教職員工人事檔案混亂的現狀，嚴重影響了人事檔案管理的效率和質量。很多中職學校的檔案管理工作都交給行政人員兼職管理，這些人員并沒有經過專業的培訓和學習，缺乏檔案管理相關的管理技巧和理論知識，導致工作人員在進行檔案信息的整理和系統化處理過程中經常出錯，管理隊伍較為混亂，造成檔案管理工作遇到很大的困擾。

二、加強中職非在編人事檔案管理的策略

為了保證學校非在編人員人事檔案的真實性、嚴肅性、完整性，全面加強人事檔案的管理，筆者認為應該從以下幾個方面加強中職學校的非在編人事檔案管理：

（一）加大檔案宣傳力度。作為中職學校人力資源的一個重要組成部分，非在編教職員工的隊伍已經逐漸發展壯大，做好非在編教職員工人事檔案管理，能夠方便中職學校管理者清晰明確地了解學校教職員工的基本情況、動態、德才表現，從而可以更好地掌握非在編教職員工的發展動態規律，對學校現階段的人力資源進行更好的分配和劃分，充分調動中職院校教職員工的整體工作積極性，為中職校創造一個人盡其才的良好的教育教學工作環境。隨著非在編教職員工隊伍數量的發展壯大，非在編教職員工的素質、職業素養、業務水平會在很大程度上影響到中職學校的可持續發展，所以一定要做到對這部分人力資源的合理利用。加大檔案宣傳力度不僅可以在一定程度上加強檔案管理工作的嚴謹度，同時也能夠提升非在編教職工人的檔案管理意識，可以在很大程度上減輕檔案管理工作的壓力和阻力。

（二）規范檔案管理條例。檔案管理人員應當規范檔案管理條例，俗話說：“沒有規矩不成方圓”，制度可以在很大程度上提升檔案管理的工作效率。例如可以將非在編和在編教職員工人事檔案分類處理。由于非在編和在編的教職工人事檔案的處理流程和制度都有不同，所以分開辦公更有利于人事檔案的高效處理。在進行非在職教職員工的人事檔案管理過程中，不僅要秉承一定的安全保密的原則，也要保證人事檔案信息的真實度。中職學校人事檔案是學校教職工整體綜合能力與素質的綜合記錄，是學校管理人員了解員工的重要依據，而針對非在編教職員工來說，人事檔案的管理和利用更為重要：可為非在編教職員工提供努力的方向，從而從整體上提升其成長和素質水平。

（三）完善檔案管理法規。完善檔案管理法規的首要是注重人事檔案的歸檔交接手續。工作人員在進行人事檔案管理工作時一定要秉承認真負責的態度，辦理歸檔交接手續的同時一定要謹慎認真，人事檔案的工作不僅會影響到個人發展，同時也會影響到學校的人事安排。完善檔案管理法規在一定程度上可以更好地讓檔案管理工作更規范化實施，也能夠很好地規范檔案管理工作人員的工作。

（四）加強檔案管理監控。建立健全中職學校非在編教職員工人事檔案管理制度的同時，也要加強檔案管理監控。學校人事檔案管理的工作人員應當轉變思維，對非在編教職員工一視同仁，引起對非在編教職員工檔案管理工作的重視，嚴格按照管理流程和規章制度進行人事檔案管理工作，從而避免因為管理混亂出現檔案信息流失的問題。為檔案儲存室配備相應的安保措施，保證人事檔案信息不會由于安保工作的疏忽泄漏。這樣不僅可以提高人事檔案管理工作的整體工作效率，還可以在一定程度上減少信息泄漏引起的不必要的麻煩。

（五）提高管理人員素養。對人事檔案管理人員進行定期的技能培訓和能力提升，提高整體的職業素養，專業化水平的提高更有利進行高效的人事檔案管理工作，能夠在一定程度上提升檔案管理工作人員對檔案管理工作的深度認識，也能夠在一定程度上提升工作人員的工作積極性，確保人事檔案管理工作的質量。提高管理人員的素養對于檔案管理工作來說有著一定的影響，所以相關部門一定要注重對檔案管理人員能力素質的培養。

三、結束語

中職學校非在編教職員工人事檔案的管理與利用在中職學校的可持續發展中占據不可忽視的地位，不僅需要中職學校的管理者引起高度的重視，同時也需要教職員工整體性轉變觀念，對教職員工能夠做到一視同仁，唯才是舉。

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