電子政務環境下政府檔案管理模式的轉變分析

白楊

【摘要】自步入新世紀以來，計算機互聯網技術逐漸走入千家萬戶，我國的電子信息化時代已經提前到來。在政府管理工作中，也逐漸利用相關的電子技術更高效地完成，尤其在政府的檔案管理工作上，檔案管理是極耗費人力物力的工作。本文以政務檔案管理為起點，對電子政務環境下的政府檔案管理工作進行分析。。

【關鍵詞】電子政務；政府檔案；管理模式

進入本世紀以來，我國的互聯網信息技術進入高速發展時代，近年來，我國的信息化技術已經達到了世界巔峰地位，人們的衣食住行皆離不開互聯網信息技術，這種發展勢頭也逐漸受到了政府的高度關注并吸取了大量的經驗，為未來的政府工作謀劃了一條良好的發展道路。對政府檔案管理工作而言，以往的檔案管理效率極低，不僅工作壓力大，工作繁雜瑣碎。在現如今的信息化時代背景下，政府管理工作應不斷向電子政府靠攏。

一、電子政務環境下轉變政府檔案管理模式

（一）服務手段。在政府的工作效率問題上，傳統的政府檔案管理要通過大量的人力物力以及各類資源才能將檔案有效進行管理，盡管如此，準確程度仍有誤差。而利用互聯網信息技術可以將政府檔案管理工作與信息技術有機結合，以達到我們所說的電子政務環境，以網絡智能化技術將各個部門連接起來，做到資源的共享以及信息及時的傳達。這種管理方法以及服務手段徹底取代傳統檔案管理模式，這種管理模式徹底掙脫了傳統檔案管理模式的束縛，讓政府工作的重點放在為人民服務上，在各類檔案中準確快捷地找到所需的檔案資源，切實為檔案管理工作的發展打下堅實的基礎。

（二）管理載體。傳統的檔案是紙質檔案，以文字記錄各類信息，而在網絡信息化極速發展的今天，政府檔案的管理工作可以通過互聯網信息化技術來將政府檔案資料以各種途徑方便快捷地記錄下來，不同于傳統紙質檔案，新的信息化檔案不僅可以有豐富的音頻以及圖片，在儲存過程中，也掙脫了以往紙質檔案的束縛。

二、電子政務環境下檔案管理工作流程的轉變分析

我國的政務部門分類極多，需要處理的信息資料繁多，所承受的壓力也是極為巨大的。在傳統的檔案管理時期，每個部門都需要花費大量的時間、人力物力去對各類檔案進行分類整理，然后結合自身工作的情況再將檔案送至檔案管理部門，這一套流程下來，不僅需要整理海量的資料，而且也無法保證資料及時歸檔，而現如今在電子政務環境的發展下，各個部門不僅可以及時有效地將需要存檔的資料傳輸到檔案管理部門，還可以徹底分清檔案之間的類別，最大程度上保證了歸檔資料的精準程度與完整性，在這種情況下，不僅可以有效降低因人為原因而導致的錯誤，還能對部門之間的信息檔案資源共享進行加強。這種管理方式對于檔案管理工作來說，無疑是極為有利的，對于檔案信息真正做到及時利用。因此，在檔案管理過程中，政府檔案管理部門首先應及時與信息技術相結合，對檔案的整理與儲存工作予以加強。另外，政府檔案管理部門一定要針對信息化檔案管理提升網絡安全度，各類安全預防措施予以完善，在檔案的日常管理工作中，應利用相應的殺毒軟件與防火墻來抵御病毒的侵襲。此外，在對一些內部信息進行處理時，更應進一步加強對信息的保密程度與限制，阻攔一切不法分子破譯檔案網站并使得檔案信息外泄。與此同時，檔案管理人員應做好檔案的備份工作，以免因一些不可避免的因素導致文件損壞或丟失，確保檔案信息的完整與完全性。

三、電子政務背景下檔案管理理念的轉變

現如今，隨著我國網絡信息化的井噴式發展，在現如今的電子政府管理環境中，政府的檔案管理工作基本已經實現了自動化、信息化的目標，檔案管理工作變得更加便捷、安全、有效。作為一名合格的政府檔案管理人員，應做到與時俱進，使工作與現代信息技術相結合，對自己陳舊的工作觀念與方式方法進行徹底改善，在日常工作要具有創新精神，以便更加科學有效地進行管理。

四、電子政務環境下完善政府檔案管理的建議

（一）加強政府檔案管理人員隊伍建設。在當前電子政務環境下，應加強對正讀檔案管理人員隊伍的建設，檔案管理工作是政務工作中的一項重要分支，政府對此項工作有著極高的關注度，與檔案管理工作直接接觸的就是管理員。因此檔案管理員應具備良好的學習能力與積極性，豐富的檔案管理經驗是必不可少的，同時還應對日常工作的經驗進行總結。

（二）加強檔案管理信息化建設。對于以往的紙質檔案信息，將其中一些適合做成電子檔案的可以對其進行數字化的處理。另外，對于電子檔案來說，應使用統一的管理標準。

五、結語

我國的信息化時代已經率先來臨，現如今，政府部門的檔案管理工作已經徹底普及了電子信息化管理模式，這工作過程中，應與檔案管理的未來發展形式相結合，搭建信息化的新平臺，打造一歌完善的安全高效的發展體系，以科學合理的發展模式來對檔案信息化建設予以完善。這種建設不僅可以實現部門之間的信息資源共享，還可以對各類重要信息進行分類以及篩查，切實有效地發揮現代電子信息化管理檔案資源的功能。

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