辦公室文書檔案管理信息化

魏蓉

【摘要】隨著市場經濟的迅速發展以及計算機技術、網絡技術、信息技術的日益普及，辦公室文書檔案管理也應朝著現代化、信息化的方向發展，同時這也符合時代發展的需要。但就現階段來說，辦公室文書檔案管理中依然存在著諸多問題，嚴重限制了辦公室文書檔案管理的信息化發展。必須重視檔案管理中的問題，正確認識檔案管理及檔案管理信息化的重要性與必要性，采取有效的措施，實現辦公室文書檔案管理信息化。本文中，筆者主要對辦公室文書檔案管理信息化的相關問題進行了分析，以供參考。

【關鍵詞】辦公室 辦公文書 檔案管理 信息化建設

1.辦公室文書檔案管理信息化過程中所面臨的問題

1.1對辦公室文書檔案管理信息化缺乏足夠的認識。現階段，雖然信息技術逐漸得到了發展與普及，但是人們對信息技術實際應用中的作用仍然沒有充分的認識。與此同時，領導與管理人員對檔案管理信息化缺乏足夠的認識，不了解檔案管理信息化的必要性及其帶來的巨大效用，一些檔案管理人員也缺乏對檔案管理信息化的正確認識，依然采取傳統的檔案管理模式、管理方法，這就給辦公室文書檔案管理的信息化發展增加了很大的難度。

1.2檔案管理人員信息化知識水平不高。就目前情況來看，檔案管理人員信息化知識水平不高的問題普遍存在。究其原因在于，第一，檔案管理人員大多數年齡較大，對計算機、網絡接觸較少、無法熟練運用，導致其缺乏對信息化知識、信息化技術的了解與運用能力；第二，有一些檔案管理人員對信息化管理技術、現代化科技產品存在排斥心理，認為這些過于復雜、繁瑣，不如傳統方法踏實有效。上述原因的存在，給檔案管理信息化建設帶來了非常大的困難。為了保障辦公室文書檔案管理信息化建設的順利開展，必須加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的信息化知識水平。

1.3無法有效確保數字化檔案的安全性。就現階段來說，辦公室文書檔案管理的信息化水平普遍較低，同時，安全建設水平也普遍較差。在尚未有效建立安全系統的時候，檔案管理系統極易遭受來自于網絡的外來攻擊，若電子檔案被改動，或者是檔案信息丟失，不僅會給檔案信息的安全性、完整性造成嚴重的損害，還會帶來巨大的損失。為確保檔案信息安全，檔案管理人員只能采取加強檔案保密工作的措施，這就給檔案共享的實現帶來了很大的難度，也導致了檔案利用效率的降低，得不償失。

2.辦公室文書檔案管理信息化的意義

文書檔案是企事業單位各項活動開展、建立、變更以及注銷的記錄載體，也是確保管理工作能夠順利實施的原始資料，同時，若是有關部門進行查看的時候，還可以當作重要的憑證與依據。近年來，在計算機技術、信息技術快速發展的背景下，我國各行各業的工作效率不斷加快，諸多領域均走向了信息化的發展道路。在辦公室文書檔案管理工作中，通過合理應用信息技術，可以在很大程度上提高檔案管理人員收集檔案資料、整理檔案資料、歸納檔案資料以及分析檔案資料的效率，也有利于提高檔案查閱效率、檔案使用效率。

3.促進辦公室文書檔案管理信息化發展的策略

3.1提高對檔案管理信息化的正確認識

為有效推動辦公室文書檔案管理信息化發展進程，應提高對辦公室文書檔案管理信息化的正確認識，并要意識到辦公室文書檔案管理信息化發展的重要性，具備現代化的文書檔案管理理念，從而確保在思想上加強對辦公室文書檔案管理信息化的重視。在此基礎上，加大資金投入，致力于信息化建設，采購信息化設備，為辦公室文書檔案管理信息化建設提供良好的基礎設施保障。

3.2加強檔案管理人員的培訓力度

為確保辦公室文書檔案管理的信息化發展，必須加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的信息化知識水平與專業素質，確保檔案管理人員能夠熟練掌握信息化技術，在實際開展檔案管理工作的信息采集、信息整理、信息分類以及管理的全過程中，有效應用計算機技術、網絡技術、信息技術。

3.3構建科學的檔案管理平臺

通過構建科學的檔案管理平臺，可以使辦公室文書檔案管理工作變得更加嚴謹、科學化，同時還有利于提高辦公室文書檔案信息的完整性、安全性。第一，應建立加工系統，實現檔案資料信息的數字化之后，對檔案資料信息進行分類、整理，構建辦公室文書檔案的收發軌道；第二，建立存儲系統，將辦公室文書檔案完整存入資料庫，不僅可以確保檔案的完整性，也有利于確保檔案的安全性；第三，構建保密系統、查詢系統，實現檔案查詢的保密性、便捷性，提高檔案使用效率。

3.4建立檢索系統

通過構建檢索系統，可以促進辦公室文書檔案管理工作更好的發展，能夠為檔案的查找、檔案的歸檔提供一定的便利，有利于為滿足辦公室文書檔案的實際使用要求，還可以進一步確保辦公室文書檔案管理工作、保存工作的安全性、完整性。辦公室文書檔案檢索系統一般包括兩種類型，即普通文書檔案、重要文書檔案。首先，普通文書檔案的檢索系統，必須建立時間、文書檔案名稱以及文書檔案的存放地點等幾個簡單的條目，在查找、借閱普通文書檔案的時候，僅需根據檢索系統中所標明的檔案柜編號以及柜門號碼，便可以直接找到需要的文書檔案。其次，重要文書檔案指的是，涉及版權意義、保存時限較長、單位價值較大以及保密層級較高的文書檔案。

3.5建立完善的監督制度與抽查制度

表面上看，辦公室文書檔案的保管以及使用，屬于行政管理的范疇，但是，其本質上來說，是企事業單位各項活動開展、建立、變更以及注銷的記錄載體與資料，因此，辦公室文書檔案管理工作具有非常重要的價值。基于這樣的原因，領導與管理層，應加強對辦公室文書檔案管理工作的重視，同時，也要根據實際情況，建立完善的監督制度與抽查制度。首先，普通文書檔案的抽查與監督，可以運用不定期抽查的方式，也可以和其他相關工作一起進行，如領導需要查閱某一份文檔的時候，在借閱文書檔案的同時，也可以檢查文書檔案管理工作的實際情況。其次，重要文書檔案的抽查與監督，應采取定期抽查的方式，行政主管可以按月或按季度，抽查重要文書檔案的保管、借閱實際情況，并要根據實際抽查結果，來對辦公室文書檔案管理人員進行績效考核，以提高管理人員的工作積極性。

結語：綜上所述，對于檔案管理部門來說，為確保檔案安全，提供更有效、更便捷的檔案服務，就必須推動辦公室文書檔案管理的信息化發展。通過實現檔案管理工作的信息化，不僅可以提高檔案管理的效率、確保辦公文書檔案安全，還能提高檔案管理質量、減輕人工負擔，從而有利于提高檔案管理的效益。endprint