當前文書檔案管理中的缺失與對策探析

柳霞

摘 要：高速發展的現代化社會中，隨著人們對文書檔案管理工作重視度的提高，文書檔案管理迎來了新的發展機遇，但同時也面臨著巨大的挑戰。為確保文書檔案管理與現代化社會發展保持相同步調，有必要利用現代化的管理模式與管理方法來管理文書檔案。文書檔案管理水平的高低，可判斷出單位綜合能力。高效的文書檔案管理可有效推動單位的發展。因而需分析文書檔案管理中存在的問題，以便取相應的對策，完善文書檔案管理工作。本文就對此進行簡單分析。

關鍵詞：文書檔案管理；缺失；對策

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）19-0251-01

社會經濟發展速度不斷加快的過程中，經濟主體面臨的競爭日趨激烈。在多變的市場環境下，各單位需不斷完善自身管理。文書檔案管理作為單位管理系統的重要分支，對單位發展具有非常重要的作用。如文書檔案管理中存在缺失現象，就可能導致單位失去檔案資源，失發展良機。通過文書檔案，能夠了解單位經營狀況與運營狀態。為確保與市場經濟發展同步，單位在加強文書檔案管理工作的同時，還應采取有效對策針對該項工作存在的缺失。

1 文書檔案管理的重要性

現代化社會，做好文書檔案管理，有助于資源開發。在開發各類資源的時候，各單位可依據文書檔案，將文書檔案作為參考[1]。對此，當前時期，完善文書檔案管理工作，可實現資源開發利用。文書檔案是對歷史的真實記錄，具有法律效用。同時文書檔案屬于自然形成，與其他文獻資料有著根本性的區別。可以說，文書檔案的客觀性表現的尤為明顯。文書檔案記錄方式，有當事人的親筆手稿，還包括了當事人的聲音與形象文件。因而，文書檔案的真實性同樣表現的較為顯著。根據文書檔案記載的內容，能夠反映實踐性活動可達到的廣度，并對認識自然和改造自然提供參考性的根據。

2 當前文書檔案管理中的缺失

分析當前文書檔案管理工作現狀，可發現實際工作開展期間有著缺失的現象。具體來說文書檔案管理中缺失表現在以下幾方面。

首先，文書與檔案管理相互脫節。檔案管理工作的展開，需以文書作為基礎，同時檔案管理是文書的延續，兩者相互聯系又區別。日常工作展開期間文書與檔案管理應適宜依照分體式管理體系展開。但實際發現，文書工作與檔案管理屬于分塊的。即便能夠取得較好的效果，但將文書與檔案之間的距離拉大。就當前而言，文書工作人員檔案意識相對薄弱，檔案管理人員對文書了解不深，造成兩者相互脫節，銜接不協調[2]。

其次，工作人員素質偏低。實際工作開展中，發現不少單位檔案管理工作人員并沒有進行專業的檔案管理培訓，也不具備上崗資格，尚未熟練掌握檔案分類與立卷等各項工作。管理人員的綜合素質不能滿足當前文書檔案管理工作的需要。部分檔案管理工作人員具備上崗資格，但后期沒有繼續教育，知識沒有及時更新。與此同時，部分單位并不具備專職檔案人員，由文秘人員完成。而文秘人員做好本職工作后，投入于檔案管理工作的精力有限，導致文書工作不能滿足現實需要。

最后，缺乏領導足夠重視。部分單位，針對文書檔案管理工作，很多領導認識并不全面，不透徹。部分領導人員人為，檔案管理工作屬于簡單的工作。即便投入較大的人力和物力，也很難取得理想的效果，不能創造出滿意的經濟效益。對此，僅僅要求工作人員保存好文件，以備不時之需。導致文書檔案管理工作不能獲得足夠重視，沒有將具體工作落到實處，影響文書檔案管理工作人員的積極性。

3 提高文書檔案管理水平的對策

從前文中就可發現，文書檔案管理工作開展的過程中存在著較多不足和缺失的地方。文書檔案管理不到位，對單位系統性管理產生影響。對此，就需要采取相應的對策提高文書檔案管理水平。

3.1 促進文書工作與檔案管理有效銜接

前文所述，檔案管理是文書的延續，文書是檔案管理的基礎，兩者相互聯系又有區別。如果文件不好，就難以獲得高質量的檔案。規范化處理文書，是提高檔案管理的基礎。工作人員需提高檔案意識，文件處理的時候應考慮檔案工作。妥善處理文書資料，實現文書與檔案管理一體化。實際工作開展期間，檔案管理人員應把好文書質量關，統一規范紙張大小、文體規格，禁止使用鉛筆和圓珠筆修改和批閱文件。對檔案管理工作而言，高度重視文書資料立卷具有非常重要的意義。文書資料立卷是檔案管理的首要部分，同時也是文書與檔案管理的結合點。要求各部門辦公后，及時整理文書，促進文書工作與檔案管理有效銜接。

3.2 提高工作人員綜合素質

檔案管理工作人員素質高低將直接關乎文書檔案管理工作質量的優劣。為保證文書檔案管理工作質量，單位領導人員應加強對檔案管理工作人員培訓，加強學習檔案專業知識，更新檔案工作理念，學會運用計算機來管理文書檔案，提高自身業務水平與綜合素質，為文書檔案管理工作的展開奠定堅實基礎。在科學技術快速發展中，工作人員應熟練計算機管理知識與技能，并采用現代化的辦公設備使用、維護和制作電子文件與資料。根據單位實際情況，可加強對檔案管理工作人員培訓，提高工作人員的綜合素質。

3.3 強化領導重視

實際工作開展，領導的重視程度，將在一定程度上影響文書檔案工作人員的工作積極性。對此，為提高單位文書檔案管理水平，領導人員應高度重視該項工作[3]。工作人員落實文書檔案管理工作，促使其能夠充分發揮作用，為本單位工作開展提供必要的支持與保障。文書檔案管理人員應通過自身的努力，將文書檔案管理工作的實際效用在單位經營中體現出來，以此獲得單位領導人員的重視和支持。同時，還應積極開展各項工作，獲得各部門對文書檔案管理工作的理解和支持，以便該項工作在實際中更好的開展。

4 結語

文書檔案管理對單位發展具有一定的作用。全面科學管理文書檔案，各部門相互協調合作，促使文書檔案在單位運營中的作用凸現出來。工作人員利用現代化的技術手段，充分體現檔案的功能，提高管理水平。

參考文獻

[1]林嶺春.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].中文信息，2016，13（18）：18-18.

[2]高蘭.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].赤子：上中旬，2015，35（3）：137-137.

[3]魏潔.關于文書檔案管理存在的問題和對策[J].建筑工程技術與設計，2016，13（22）：897.endprint