企業檔案信息資源開發利用的意義研究

袁明華

【摘要】隨著社會向知識經濟時代的過渡，信息資源已經成為一種重要的經濟資源。而檔案作為信息資源的一個重要組成部分，它的重要性是不可否認的。因此要想促進企業的發展，企業要大力開發和利用檔案信息資源，發揮檔案信息資源的作用。本文基于這一背景，首先分析了影響企業檔案信息資源開發利用的主要因素和開發利用工作中存在的主要問題，然后針對存在的問題提出了企業檔案信息資源開發利用的主要措施，最后探究企業檔案信息資源開發利用的重要性。

【關鍵詞】企業檔案 信息資源 開發利用 主要措施 問題 重要性

一、影響企業檔案信息資源開發利用的主要因素

（一）檔案收集不完整、質量有待提高

在大多數企業中，檔案管理工作不是企業的核心和重點，因此檔案信息管理沒有得到企業管理者的重視是當前企業檔案信息資源難以充分開發和利用的主要原因。一些企業執法力度不夠，檔案管理部門的歸檔工作具有很大的隨意性和盲目性，因此歸檔材料不完善，收集不完整。一些企業的檔案管理規范如同擺設，檔案工作者執行力度較小，不能嚴格要求自己。

（二）檔案人員隊伍不穩定、素質偏低

檔案人員隊伍的綜合素質和能力是決定檔案管理工作質量和工作水平的主要因素。一些企業的檔案人員沒有專業的素質，甚至一些工作人員是兼職，而且企業對檔案人員的能力不夠重視，他們的管理方法和管理理念已經不能適應當代企業的發展。因此檔案人員的素質和專業技能成為阻礙企業開發利用檔案信息資源的關鍵。這也主要是由于企業對檔案部門的投入不夠，檔案管理工作枯燥乏味，而且薪酬較低以至于檔案人員流動性較大，檔案人員隊伍青黃不接。

（三）檔案管理手段落后、觀念陳舊

檔案管理手段落后、觀念陳舊嚴重制約了檔案工作水平的提高。傳統的檔案管理模式守株待兔的理念以進不能適應當今社會的發展，傳統的檔案管理工作將工作的重點放在了試題管理上、忽視檔案的開發與利用。檔案管理工作主要包括檔案的收集、分類、整理和保管等，檔案管理工作量較大、任務繁重，而且沒有利用當前信息技術，仍然以人工操作為主，這大大增加了檔案人員的工作量，制約了檔案信息資源開發與利用。

二、企業檔案信息資源開發利用工作中存在的問題

（一）對檔案信息資源開發的認識有偏差

一些企業正是沒有充分認識檔案信息資源開發和利用的內涵，才會對信息資源開發的認識存在偏差。一些企業認為檔案信息對企業的發展沒有作用，檔案是過去的信息，檔案管理工作就是保證檔案的完整，并沒有充分認識到檔案信息資源開發的重要作用。另一方面，一些企業認為檔案信息資源開發利用工作會導致檔案丟失或者檔案信息泄露，他們擔心檔案信息資源開發會給企業增加麻煩，從而影響企業的正常運營。

（二）不能及時準確的統計檔案信息和計算利用效益

一些企業在實際工作中，認為檔案利用僅僅是統計檔案利用的次數和利用檔案的件數，反而忽略了實際效益。檔案管理部門登記檔案利用情況時只統計檔案利用的次數，沒有重視檔案信息資源為企業帶來的實際效益。實際上檔案利用次數僅僅是檔案信息資源價值的表象。這是企業檔案信息資源開發利用工作中存在的主要問題之一。

（三）對檔案進行深層次加工不夠

一些企業的檔案信息資料不完整，還有一些企業雖然檔案資料完整，但是沒有真正的利用和開發檔案資源。他們將核心放在借閱檔案資料上，沒有對檔案信息進行加工，也沒有根據企業的發展需求有目的的、有針對性的編制一些資料給企業的決策等提供依據。由此可見，當前企業檔案信息資源開發利用還存在一些不足之處。

三、企業檔案信息資源開發利用的主要措施

企業檔案信息資源開發和利用是實現檔案價值的關鍵，因此如何使檔案信息資源得以準確、及時、系統、迅速的開發和利用成為企業刻不容緩的一項重要工作。本文主要從以下幾個方面提出了企業檔案信息資源開發利用的主要措施。

（一）提高對開發檔案信息資源的認識

要想充分發揮企業檔案信息資源的作用和優勢，首先企業要消除檔案資源無用的理念。要從企業管理者、檔案工作者等入手，加強思想建設，讓企業人員充分認識到檔案對企業工作、文化建設的作用。同時要增強檔案管理人員開發利用檔案信息資源的主動性，此外，要讓他們認識到檔案資源開發和利用的程序和精髓，破除開發檔案信息資源會影響企業發展的想法。

（二）建立完善的借閱制度

開發和利用檔案的價值只有通過實踐才能可靠的計量，所以在開發利用檔案資源信息過程中，企業要建立并完善檔案借閱制度，對檔案的使用進行記錄，而且在利用的同時要對利用的效果進行統計。同時在借閱時，還要詳細的記錄借閱的用處、節約時間、地點和人物等，便于在使用后計算實際效益。

（三）利用先進的技術手段、加速開發利用檔案信息

隨著信息技術的快速發展，企業在開發利用檔案信息資源過程中可以利用信息技術的優勢，加快開發利用檔案信息的步伐。傳統的檔案管理以人工為主，大大增加了管理人員的工作量，而且檔案管理的質量也有待提高。而先進的技術除了資源共享的優勢之外，還實現檔案管理自動化。因此企業檔案管理信息資源開發和利用過程中要運用先進的技術手段，提高工作的效率，讓工作人員有更多的時間可以探究信息資源的開發。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理者的專業素質和能力是決定檔案管理水平和質量的重要因素，而且檔案管理人員是信息的主要傳播者，因此要想充分利用檔案信息資源，首先要提高檔案管理人員的綜合素質。隨著社會經濟的發展，對檔案管理人員提出了越來越高的要求。傳統的檔案管理理念和檔案管理模式已經不能適應當前社會的發展，因此提高檔案管理人員的專業素質是十分必要的。為此，企業首先要增強檔案管理人員的工作責任心，讓他們能夠為自己的工作認真負責。還要鼓勵管理人員進行改革和創新。其次，企業要給檔案管理人員增強專業素質的機會，比如讓檔案管理者定期參加專業的培訓，熟練的使用計算機，提升他們應用新技術的能力。此外，為了企業更好的發展，企業還可以給檔案管理者提供外出進修和到其他企業參觀學習的機會，從而吸取其他企業的優秀經驗，彌補企業的不足。同時還能激發檔案管理人員的工作積極性。

四、企業檔案信息資源開發利用的重要性

（一）開發利用檔案信息資源是充分發揮其作用和價值的重要手段

檔案信息資源如果不開發和利用，那它的價值就不能體現。合理的開發資源可以增加企業的經濟效益，才能為企業建設提供參考。在知識經濟時代，發揮企業檔案信息資源的作用是增強企業競爭實力，讓企業在競爭中穩定發展的重要途徑。同時實現檔案信息資源共享是促進企業發展的根本。

（二）開發和利用檔案信息資源是企業檔案事業發展的需要

只有全方位、多角度的開發和利用檔案信息資源才能充分實現檔案的價值。只有這樣才能加強企業人員對檔案的意識，讓領導者更加重視檔案的作用從而為檔案管理提供條件。檔案信息資源的開發利用是企業發展檔案事業的重要途徑。因此企業要加強對檔案信息資源的開發和利用，發揮其在企業發展中的作用。

（三）企業的經營發展需要大力加強檔案信息資源的開發和利用

企業檔案信息真實的記錄了生產過程、經營過程以及建設活動的重要信息，檔案管理者將檔案信息進行整理和分析提供給企業，便于企業管理者決策、增強企業競爭實力和提高工作效率。結束語：綜上所述，在信息化時代的背景下，企業檔案信息資源開發利用工作對企業的發展十分重要。為此，企業首先要充分認識到檔案信息資源開發利用的重要性，發揮檔案信息資源的優勢。同時企業要從檔案工作者入手，提高檔案工作者的素質，更新工作者的管理理念，提高檔案信息資源的利用效率。此外，企業號要不斷的創新與時俱進，努力探索檔案信息資源開發利用模式，為社會進步服務。endprint