公共圖書館固定資產外包租賃管理模式初探

林政

摘 要 電子科技及互聯網迅猛發展，給公共圖書館帶來了巨大的競爭壓力及挑戰。公共圖書館應從戰略的高度思考公共圖書館形態與競爭環境的改變對自身發展的影響，尋求技術路徑和管理手段上的雙重突破。固定資產作為公共圖書館在現代信息技術爆炸式發展的背景下轉型升級的重要物質基礎，在公共圖書館未來的技術體系與業務發展中扮演著越來越重要的角色。

關鍵詞 圖書館 固定資產 外包 模式創新

長久以來，公共圖書館固定資產以自行采購、自行管理、自行報廢的傳統模式運轉。由于缺乏專業的采購、管理、報廢人員，公共圖書館固定資產普遍存在賬實不符、家底不清、資產流失等現象。固定資產外包租賃管理模式指固定資產所有權部分或全部轉嫁給專業的外包服務公司所有的管理模式和管理流程。外包租賃管理模式具有擴大固定資產管理的廣度和深度、節省資產占用成本等優勢。

一、傳統固定資產管理模式的弊端

固定資產是公共圖書館發展的重要生產資料和經濟資源，是保證公共圖書館開展各項工作的物質基礎。然而多年來公共圖書館固定資產管理僅停留在傳統模式，靠提高固定資產管理意識，建立固定資產管理體系、相關制度和管理隊伍來實現對固定資產的管理。很多公共圖書館建立了一套齊備的固定資產管理體系和制度，如固定資產管理知識結構、固定資產購置制度、固定資產管理流程圖等，從購入、日常使用到變動和處置，使固定資產從“生”（購入增加）到“死”（報廢減少）的每個狀態都有相應的內控制度。從制度層面看，傳統管理模式無疑是科學、合理、嚴謹的，但傳統管理模式也存在諸多弊端。

（一）管理者思想意識不重視，固定資產管理員專業水準不高

就公共圖書館來說，經費來源不同于自主經營的企業，主要來源于國家財政撥款。這就造成了不論是管理層還是基層員工都對固定資產管理不重視，在使用過程中也不愛惜固定資產，甚至會重復購置固定資產，造成大量資源閑置浪費。另外，公共圖書館的固定資產管理員需要管理全館各個領域的固定資產，涉及各個學科的專業知識。如果要做到更加專業、有效地管理固定資產，就必然對固定資產管理員的專業知識提出了極高的要求。然而，在實際工作中，公共圖書館的固定資產管理員基本都是身兼數職，大部分是由其他崗位工作人員兼任，很難做到面面俱到。再加上對已取得的固定資產并沒有妥善的機制來保證后期的使用、保養及維護等，最終無法充分發揮固定資產應有的價值。

（二）固定資產報廢成本過高

根據《廢棄電器電子產品回收處理管理條例》（國務院令第551號），《黨政機關厲行節約反對浪費條例》等有關規定，對已列入《廢棄電器電子產品處理目錄》的電視、電冰箱、洗衣機、房間空調器和微型計算機這五種報廢電器電子產品不再實行公開拍賣或直接回收，應交由廢棄電器電子產品處理資格的企業實行集中處理。廣東省廢棄電器電子產品集中處理資格企業所在區域基本遠離一線城市，給一線城市公共圖書館帶來諸多不便。比如，無法對資質企業全面了解，這就容易造成信息不對稱，導致企業在處理資產的報價上不及原值的5%，甚至1%，最終給國家財政造成巨大損失。

（三）新設備迭代速度快，采購成本高

隨著現代科技的迅速發展，各種新型的閱讀模式相繼出現，如電子書閱讀、有聲閱讀、動態閱讀等。受數字媒介迅猛發展的影響，網絡在線閱讀、手機閱讀、電子閱讀器閱讀、光盤閱讀、平板閱讀等數字化閱讀方式的接觸率為64.0%，較2014年的58.1%上升了5.9個百分點。[1]根據《掌閱2016年度數字閱讀報告》，2016年，我國高中和大學學生平均閱讀了18本電子書。[2]時代在變，圖書館也要與時俱進，大膽跟進，這就需要投入大量的財力購買先進設備，以跟上新時期的閱讀步伐。有發達地區的圖書館為城市科技精英們專門開設創客空間。以深圳圖書館為例，作為有“中國硅谷”之稱的深圳，聚集了大量的科技與創業精英，深圳圖書館為迎合這類讀者的需求，專門在五樓開辟了創客空間，配備各種先進設備。

然而，電子設備更新換代的速度太快，甚至半年前讀者趨之若鶩的閱讀模式半年后就已經無人問津。這就給圖書館探索各種新模式帶來了極大的困擾，也造成了大量先進設備的資源浪費。

二、固定資產外包租賃管理模式的必要性

（一）數據化時代發展的趨勢

大數據時代的到來，以及云計算技術、傳感器網絡技術、移動寬帶傳輸技術和終端設備制造技術的發展，讓圖書館的服務模式和讀者閱讀模式發生了巨大變化，也給公共圖書館的信息存儲和各類數據分析帶來了巨大挑戰。在服務模式和讀者閱讀方式多樣化發展的同時，圖書館的用戶服務數據和讀者閱讀相關數據快速增長，已從TB、PB量級向EB量級急速增長。當前，圖書館數據環境已具有海量（Volume）、快速（Velocity）、多類型（Variety）、難辨識（Veracity）和低價值密度（Value）的大數據5“V”特性，圖書館已進入大數據時代。[3]圖書館大數據主要由用戶服務數據、IT基礎設施運行數據、視頻監控數據、讀者個體特征數據、讀者閱讀行為數據、服務器監控數據、傳感器網絡數據、閱讀終端數據等組成。這些大數據每年平均以50%的速度快速激增，其中非結構化和半結構化數據占據大數據總量的85%以上。此外，圖書館大數據決策系統對數據的存儲具有高效、精準、快速和實時的要求，傳統的數據存儲系統已不能滿足。因此，在數據化時代的發展趨勢下，固定資產的外包租賃成為必然。

（二）固定資產管理自身的需求

社會現代化的建設，各種新技術大量涌現，公共圖書館在固定資產管理方面存在管理人才綜合素質參差不齊、資產管控范圍廣等問題，科技的日新月異使得變革成為未來圖書館發展所需面對的主要問題。科技的發展雖然為固定資產管理中的各項工作提供了便利，但同時也提高了對固定資產管理的要求。公共圖書館在集中開展自身核心業務的基礎上，將固定資產外包，使得固定資產在專業機構的有效管理下充分發揮自身價值，對圖書館的發展作出重要貢獻的同時，真正促使固定資產管理工作的可持續發展。endprint

（三）市場經濟發展的需求

市場經濟的發展帶來的經濟思維的改變，使得社會分工更加專業化、細致化、單一化。技術的進步使得各種固定資產設備產品的制造成本越來越低，“互聯網+”使得企業運營成本大幅度降低，人工智能使得各種新型的生活、工作模式層出不窮。這就從根本上改變了高投入、高風險、外部經濟效應等固定資產的傳統劣勢，降低了社會力量進入事業單位固定資產管理領域的門檻，同時也對固定資產管理的專業化提出了更高的要求。在《關于加快構建現代公共文化服務體系的意見》和黨的十八屆三中全會《決定》中，明確提出要推動公共文化服務社會化進程，努力構建覆蓋全社會的公共圖書館服務體系，實現公共圖書館服務的社會化發展，應該成為公共圖書館事業未來的發展方向。積極引入社會力量，參與固定資產管理，這也是對《意見》和十八屆三中全會《決定》精神的認真實踐。

三、固定資產外包租賃模式的優勢

（一）有效地降低了管理成本

傳統的固定資產管理使得公共圖書館不斷分散生產精力以及不停加大對固定資產管理的投入。這使得公共圖書館為維護自身的正常運轉，不斷對自身進行成本投入，而圖書館將固定資產業務外包，在提高資產管理效率的同時也有效降低了圖書館對固定資產管理成本的投入。圖書館在傳統的固定資產管理中，要依照實際的固定資產管理情況建立相應的管理平臺，以及健全相應的管理制度，同時要根據社會的發展需求及時更新固定資產管理技術等。一方面，種種工作措施加大了圖書館對固定資產管理成本的投入；另一方面，也使得公共圖書館無法將全部精力集中于核心業務活動中。因此，將固定資產進行外包管理，讓專業的固定資產管理機構承擔起相應的管理職能，降低公共圖書館在固定資產管理方面的成本投入，同時也避免了因為專業技能不夠強而造成的固定資產管理的損失。

（二）有效地提高了固定資產管理效率

固定資產一直都是公共圖書館發展的重要組成部分，固定資產管理是將圖書館中的資產價值通過合理有效的資源利用，使資產所包含的價值有效地推動圖書館社會效益的增長，維護圖書館的可持續發展。但是，在目前，我國公共圖書館對固定資產的管理還僅僅停留在簡單的資產采購、資產事物管理上。存在資產的重復采購、閑置等現象，無法達到資產的合理配置，也無法充分有效地發揮資產潛在的價值，這使得固定資產管理流于表面。固定資產外包就使得圖書館中的固定資產在專業的資產管理機構中得到有效的管理和最合理的配置，不僅可以使得資產管理部門從日常煩瑣的管理事務中解脫出來，積極參與制定圖書館未來的發展規劃，提高自身的潛在價值，同時也避免了固定資產的重復采購、無故閑置等資源浪費現象，更加突出了固定資產在圖書館發展中的作用。

（三）節省大量財政投入

據統計，事業單位固定資產采購經費占到整個財政經費的比例為20%。固定資產外包能夠有效降低公共圖書館對固定資產的投入。由于第三方資產管理公司擁有專業的設備、技術和操作人員，加上其完善先進的資產管理系統及豐富的管理經驗，在規模運營中能實現低成本運作。中小型公共圖書館將固定資產業務外包，可以使圖書館的固定成本轉化為可變成本，能大大降低固定資產業務費用支出，從而節約圖書館的運營成本，為圖書館其他核心業務的投入留下更大的余地。

（四）固定資產業務外包能轉移管理風險

隨著科學技術的發展，各種新型閱讀模式出現，公共圖書館面臨巨大的轉型壓力。為迎合年輕讀者的需求，往往每年都要花費大量的財力在新設備的采購上。然而新設備采購成本又非常高，再加上新設備的更新換代速度飛快，這就給中小型圖書館帶來了巨大的財政壓力。如果采取與第三方租賃公司合作的模式，將固定資產業務外包出去，就可以避免巨額的設備技術投資，將投資后產生的風險轉嫁給第三方租賃公司。更重要的是可以不斷嘗試新科技、新設備，并規避因產品更新換代而帶來的產品落伍的風險，能夠真正做到與時俱進。

（五）固定資產業務外包可以優化中小型公共圖書館業務結構

作為專業資產管理的第三方資產管理公司，有能力提供高效的固定資產管理服務，圖書館也由此可以獲得高效的生產效率和較低廉的固定資產維護成本。設備租賃公司，通過定期檢查和維護設備，保證設備的合理配置和正常運作，提高圖書館設備利用率，同步優化了其他業務機構，提高生產效率、資金使用效率、產出效率，使得圖書館的服務能力得以提升。

四、規避固定資產外包租賃管理的弊端應采取的措施

固定資產業務外包容易出現各種風險，如由于模式不夠成熟，外包服務商和從業人員的專業技能、知識結構、管理水平、職業道德素質等千差萬別，行業成熟度較低，資產外包行業的服務形式、收費標準、質量監控等行業規范尚未成型等來自服務商的風險。也有圖書館對外包服務商缺乏足夠的信任或出現溝通不暢，造成效率低下等來自圖書館的風險。還有因為沒有法律法規等政策面上的指導，而帶來的政策風險。因此，如何規避此類風險，成為值得思考的問題。

（一）嚴格執行招投標制度，認真遴選外包服務商

公共圖書館固定資產外包租賃，應通過公開、透明的招標方式來選擇服務商，嚴格根據圖書館的發展，來制定固定資產外包租賃合同，選擇資歷深、實力強、信譽好的服務商，而不是一味地唯價格論。嚴格制定符合本館要求的標書，從根本上提高固定資產外包租賃招標門檻，自然淘汰一批劣質服務商的投標。在制定租賃合同時應該著重對設備的品牌、質量、維修服務等重要信息予以限制。在具體實施過程中，應嚴格按照中標合同的條款逐一執行并嚴密監督，對于違反合同內容的行為應予以嚴懲。合同完成后，應形成報告反饋給上級主管部門及相關領導，作為下次招投標的依據。

（二）規范固定資產相關管理制度，并嚴格執行，規避政策風險

好的規章制度，是順利開展工作的重要前提。固定資產外包租賃管理服務商，由于所處角度不同，存在責任意識不強的現象。這就要求有一個完善的固定資產管理制度和監督制度。在具體的實踐中，也應當根據遇到的實際問題不斷完善，并嚴格監管。只有這樣才能使固定資產管理更加有效，才能更好地服務于圖書館的核心業務，也能在一定程度上規避政策風險。endprint

（三）提升固定資產管理人員的專業水平，協同創新

固定資產管理員要有扎實的專業技能和水平，并且還要不斷學習、創新。由于固定資產外包確實減輕了固定資產管理員的工作量，但是并不等于固定資產管理員這一職位就是可有可無的。在實際工作中，仍然需要固定資產管理員與外包租賃公司建立溝通機制，處理日常工作中存在的各方面的問題，特別是對外包租賃公司在合同期間執行租賃服務的質量監督。因此，圖書館的固定資產管理員應該不定期地參加培訓及相關業務學習。

（四）實行駐館管理員制度

固定資產外包租賃管理公司，應向圖書館派駐管理員。一方面，可以及時提供管理服務，設備出現問題可以及時發現并維修，保證設備的正常運轉，為公共圖書館各項業務的正常開展提供有力保障；另一方面，也可以協調圖書館和服務商之間的溝通，提高溝通效率，節省時間成本，避免由于溝通不暢造成管理效率低下等問題。另外，還可以降低管理成本。實行駐館管理員制度后，圖書館就可以削減此崗位，不需要在資產管理上浪費人力，而且還可以將其抽調投入到其他業務上去，從而節約人力成本。

（五）建立第三方評價機制

將固定資產服務外包，對于外包成效必然要有一套嚴格的考核制度，實行第三方評價機制，是對服務外包公司進行全面監督，對各項業務數據按季度進行考核，對于不合格的服務商有權作出整改或解除合同的決定。

五、結語

經濟在發展，時代在進步。隨著科技的高速發展，各種新型的閱讀模式的出現，人民群眾的閱讀需求體現出閱讀質量高、模式和層次多樣等特點，這就給公共圖書館的傳統業務和管理模式帶來了巨大挑戰。為適應時代潮流發展，各種新閱讀設備也就進入了公共圖書館的固定資產采購目錄。只有突破傳統思維模式，實行固定資產外包租賃管理，才有可能克服短期經費不足，降低長期設備迭代成本，提高設備更新換代速度，提高固定資產管理的效率，進而為圖書館的核心業務提供更有利的保障和支持。

（作者單位為南山圖書館）

參考文獻

[1] 第十三次全國國民閱讀調查結果[EB/OL].http：//news.xinhuanet.com/politics/2016-04/19/c_128907616.htm，2016-04-19.

[2] 掌閱2016年度數字閱讀報告[EB/OL]. http：//218.17.222.241：8083/interlibSSO/goto/3/=jipj19mrkha9bm/article/detail.aspx？id=671044497.

[3] 梁俊榮.基于Hadoop的圖書館復合大數據存儲系統研究[J].現代情報，2017 （2）：63-67.endprint