淺談人事檔案與人力資源開發(fā)

劉海梅

人事檔案是記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等信息的載體，是各單位合理用人、科學(xué)選人的重要基礎(chǔ)。從這個(gè)意義而言，人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分。換言之，要合理配置人力資源，最大限度地實(shí)現(xiàn)人力資源的價(jià)值，提高員工工作效率和企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益，降低人力資源成本，就必須不斷完善人事檔案管理。之所以如此，一方面，在人力資源管理中，要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮他們的最大效力，就必須首先掌握每一個(gè)員工最真實(shí)、最全面的信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人技能、個(gè)人素質(zhì)等。通過查閱員工檔案，了解每個(gè)員工的全部歷史和全部工作經(jīng)歷，從而預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿Γ皶r(shí)發(fā)現(xiàn)人才，從而使各類人才揚(yáng)長避短，各司其職，最大限度地發(fā)揮人才效力。另一方面，人事檔案還為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。例如，績效考核關(guān)系著員工的晉升和獎(jiǎng)懲，決定著企事業(yè)單位對(duì)不同員工應(yīng)該采取什么樣的培訓(xùn)方法，給予多少的薪金等決策。在績效考核中，需要有大量的考核記錄作為依據(jù)。人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對(duì)員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，作出相應(yīng)的決策，從而保證企事業(yè)單位決策的科學(xué)化、合理化。另外，人事檔案可以優(yōu)化人力資源，實(shí)現(xiàn)合理配置。人力資源配置是提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，隨著時(shí)間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會(huì)出現(xiàn)人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況。人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人力資源的合理配置，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，充分發(fā)揮人才的作用，促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動(dòng)，為企事業(yè)單位的發(fā)展合理地配置人力資源。

盡管人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，然而，在現(xiàn)代人力資源管理中，人事檔案的應(yīng)用情況卻不盡如人意。主要表現(xiàn)：第一，人事檔案的作用逐漸弱化，在企業(yè)選才、用才、育才、激才、留才等方面，人事檔案未能發(fā)揮重要作用；第二，近年來，個(gè)人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學(xué)歷之風(fēng)愈演愈烈，面對(duì)真假難辨的信息，人事檔案管理人員往往無法進(jìn)行有效的鑒別，只能被動(dòng)接收信息；第三，人事檔案缺少時(shí)效性。人事檔案中的材料過于陳舊，都是對(duì)當(dāng)事人歷史的記錄。在我國，人事檔案通常是5年整理一次。因此，已經(jīng)放入人事檔案且超過5年的材料不會(huì)再進(jìn)行審核鑒定，而新放進(jìn)去的材料也只是一些考核登記表、工資表等程式化的東西，而真正反映當(dāng)事人近期動(dòng)態(tài)情況的材料少之又少，人力資源管理部門無法從這些檔案中獲取有價(jià)值的信息。

鑒于目前人事檔案管理中存在的上述問題，我們認(rèn)為，強(qiáng)化人事檔案的功能，使之更好地為人力資源的開發(fā)服務(wù)，就必須從以下幾方面入手：

一是充實(shí)檔案內(nèi)容，開發(fā)信息資源。在檔案管理中，收集、補(bǔ)充檔案材料是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，同時(shí)也是不斷豐富人事檔案內(nèi)容、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、發(fā)揮檔案作用的前提與基本條件。檔案材料的收集和內(nèi)容的充實(shí)，應(yīng)本著有利于提高檔案的使用價(jià)值，為促進(jìn)人才成長服務(wù)的原則。同時(shí)，還應(yīng)從現(xiàn)代企事業(yè)單位人力資源管理的需要和流動(dòng)人員的特點(diǎn)出發(fā)，有針對(duì)性地充實(shí)檔案材料，突出員工的工作能力、專長、業(yè)績、任職、工作變動(dòng)和誠信等方面的內(nèi)容，徹底改變以往檔案內(nèi)容單一、空洞、雷同和失真現(xiàn)象，確保檔案的全面、準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)和連續(xù)性。

二是規(guī)范檔案管理，強(qiáng)化人事檔案管理在人力資源管理中的作用。人事檔案作為檔案信息資源的重要組成部分，要有效開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)人事檔案的價(jià)值，發(fā)揮其作用，就必須對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。流動(dòng)人員人事檔案具有主體廣泛、職業(yè)種類繁多、檔案內(nèi)容繁雜的特點(diǎn)，因此在對(duì)其檔案的管理過程中，應(yīng)著重就檔案材料的形成、檔案審核、檔案整理、檔案保管和檔案轉(zhuǎn)遞等方面制定翔實(shí)的規(guī)章制度和操作細(xì)則，加以規(guī)范運(yùn)行，為檔案的有效利用奠定基礎(chǔ)。另外，隨著現(xiàn)代制度的建立，市場競爭的日益激烈，人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，改變服務(wù)模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿，增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性。在具體的管理工作中，應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對(duì)人員信息，剔除無效、虛假信息，擴(kuò)大存檔范圍，將個(gè)人可公開的信息分類儲(chǔ)備，建立人才數(shù)據(jù)庫，由專人動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新信息。對(duì)于較為重要的人員（如高管、專業(yè)技術(shù)人員）應(yīng)更為詳盡地收集其個(gè)人信息。傳統(tǒng)的個(gè)人信息均為書面文字形式，信息內(nèi)容較少，現(xiàn)代人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒體手段擴(kuò)展信息量，形成較為完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，為人力資源開發(fā)提供依據(jù)。

三是加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的支持。檔案管理現(xiàn)代化作為現(xiàn)代檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，往往離不開財(cái)力、人力和政策支持。要多渠道籌措資金，將檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)列入部門預(yù)算，保障檔案管理工作的正常運(yùn)行。同時(shí)，要將檔案管理現(xiàn)代化作為一項(xiàng)建設(shè)任務(wù)納入議事日程，制定檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃，有計(jì)劃、有步驟地推進(jìn)人事檔案管理現(xiàn)代化。建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，在注重保密的前提下，利用信息化技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行合理、靈活地開發(fā)利用，充分挖掘信息作用，把“死”檔案變成“活”資源，充分發(fā)揮其作用。

四是提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，切實(shí)抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。通過開展各種與檔案工作有關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性知識(shí)的培訓(xùn)，以及檔案管理各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)利用其他一切機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理知識(shí)，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的開展。增強(qiáng)全社會(huì)的檔案法制意識(shí)，為檔案工作的開展?fàn)I造一個(gè)寬松、和諧的社會(huì)環(huán)境。

（作者單位為青海省紅十字醫(yī)院）