探究檔案信息數字化與檔案工作

黃雅瑛

摘 要：通過觀察檔案信息化建設工作，能夠發現其仍然存在很多問題，這對于檔案網絡化以及企業信息化發展都有著十分不利的影響。針對這種情況，我國企業一定要利用好信息化發展的契機，在多個方面加大檔案信息化建設的力度。因此，本文主要研究了檔案信息數字化與檔案工作，旨在給其提供一定的參考和幫助。

關鍵詞：檔案；信息；數字化；企業

企業檔案信息數字化實際上是通過使用信息技術工具，采集和處理以及傳輸，還有運用企業檔案信息資源，最大限度挖掘、采集企業檔案資源，給社會提供良好服務的一種技術方法。當前我國很多企業的檔案信息數字化建設工作可以說是百花齊放，各有各的特點，怎樣解決發展和使用信息數字化建設時遇到的問題，完善信息數字化建設工作，已經變成新的階段企業檔案管理者不得不認真思考的問題。因此，下面將進一步闡述檔案信息數字化與檔案工作的有效策略。

1 檔案信息數字化與檔案工作的重要意義

1.1 企業層面

由于辦公自動化水平持續提升，而無紙化辦公這一背景環境下，產生了海量的數字信息和光盤等這些作為保存的載體，同時形成很多動態化的數字檔案信息。檔案管理依照以往的管理方式很明顯沒有辦法滿足企業發展提出的要求。檔案數字化能夠把很多不一樣的載體檔案信息和數字化規范相同的形式保存起來。達到檔案信息資源快速傳播和方便使用共享，很大程度上降低了工作的勞動量。所以，檔案管理人員一定要積極的掌握企業信息化和檔案數字化發展的形勢，改變以往管理的模式，適應時代的發展，把紙質的載體和電子信息還有數字格式轉換保存管理。

1.2 信息處理層面

檔案信息數字化建設這項工作能夠幫助各種類型的檔案信息資源快速傳播與共享，由于社會信息化程度持續推進，檔案信息資源獲得了人們極大的關注，使用需求也持續提高，價值逐漸凸顯出來。檔案信息數字化能夠快速的檢索，多向傳遞，僅需要擁有相應的權限和網絡覆蓋地方以及利用者在任何時間和任何地點就能夠查找到相應的檔案信息，能夠很大程度上減少人力和物力，節省時間，數字化轉變成信息資源，不會受到時間和空間方面的影響，很大程度上提高了檔案使用效率，將檔案作為信息資源這一作用最大限度的發揮出來，促進了檔案工作的發展，加大了社會服務的覆蓋面積和共享范圍。

1.3 檔案管理層面

檔案信息數字化可以說是加快檔案現代化管理的結果，企業各種類型的檔案每年都在增加，大部分的檔案室庫房都在告急，很多載體形式檔案占據了極大的空間，利用以往檔案管理的方式根本無法達到使用者提出的需求，檔案信息數字化此時便應運而生。檔案管理實際上是唯一的孤本，一旦損壞根本沒有辦法挽回，產生極大的損失，而檔案數字化能夠利用計算機調試信息，能夠保存大量的信息。在經濟方面減少了檔案信息資源管理和使用的成本，節省檔案保存網絡和現實的空間，緩解了檔案庫房的壓力以及網絡空間檔案信息的保存局面。所以，檔案數字化可以說是檔案管理必須要符合教育改革發展的趨勢，適應社會發展提出的要求，加強檔案數字化建設工作的速度，能夠讓企業檔案管理工作給社會提供更好的服務。

2 檔案信息數字化實施時必須解決的問題

2.1 檔案初期整理

企業檔案館有著十分悠久的歷史，館藏量較為巨大，任何一個階段的檔案之整理編制手段都不一樣，根據當前檔案整理的要求，庫存檔案量存在很大的差別，因此，檔案清庫工作占有重要的的地位。清庫工作主要是對庫存檔案實施清庫核對工作，把那些缺頁和漏頁的檔案或者是是存在錯誤等歷史遺留的問題全部整理出來，方便檔案信息化掃描工作的開展。大部分的企業檔案系統當中缺少卷內條目，這是因為前期檔案整理工作不夠標準，所以在實施掃描過程中卷內文件怎樣交接也是在組織檔案信息化業務之前必須要明確的問題。針對歷史檔案卷內文件處理手段主要有兩種。第一個在檔案管理系統當中把那些缺少的卷內條目一一錄入進去，之后再實施掃描交接。第二個，在掃描的過程中進行交接，這兩種方式都有自己的優勢和劣勢。第一種交接起來比較方便，不容易出現錯誤，但是初期錄入工作量較大，并且需要花費大量的時間。而第二種交接要求工作人員擁有較高的工作素養，一定要十分認真細致，要不然十分容易導致交接不正確。每個企業需要針對自身的具體情況選擇歷史檔案卷內條目處理的手段。

2.2 每類檔案信息數字化的秩序

針對企業檔案利用的角度，企業各部門對檔案的利用是頻率較高的，因此必須要從這種類型的檔案開始開展數字化。文書這類的檔案，包含黨群以及行政檔案，企業管理黨群以及行政工作的過程中所形成的文件，是保證企業運行的前提，并且起到指導的作用。查詢和使用檔案的數量也很大，因此，也要重視這類檔案的數字化轉變。聲像檔案當中的照片檔案實際上是企業最為寶貴的歷史記錄，大多數的照片因為時間太久，已經開始變得模糊不清，甚至有的因為保存不當已經破損，如果完全損壞根本沒有挽回的辦法，許多企業對于照片的錄入也十分重視。基建檔案中的圖紙在科技檔案當中查閱的較多，大量的基建圖紙已經不是很完整，這些圖紙對學校基建項目之后的維修和改建十分重要。

2.3 信息數字化保存形式

通過研究發現，TIFF圖像數據格式需要很大的保存空間，而JPEG和雙層PDF這兩種類型的保存形勢是使用較多的。雙層PDF文件板件文本和圖像兩層結構，不盡能夠保存初始版面的效果，同時下層文字的信息還可以進行選擇和拷貝以及檢索等各種功能。所以說，檔案數字化建設全文數據庫，使用這種格式能夠實現目錄和全文檢索的功能。既能夠提高查詢工作的工作效率，并且管理起來也十分方便。

3 檔案信息數字化管理時必須解決的問題

檔案管理出入庫必須要進行嚴格的管理，檔案出庫過程中必須要做好登記，填寫相應的出庫單，其中包含日期和種類以及具體的數量和頁數，登記人等。同時還要填寫檔案入庫記錄，認真的核對出庫的信息，細化到每一頁，防止造成不應該的損失。檔案柴娟和裝訂也一定要認真，很多檔案時間較長，紙張十分脆弱，若翻折不小心，十分容易導致損壞。因為外包人員并不是專業的檔案管理人員，在開展檔案工作裝訂的過程中，容易出現操作不當的情況，檔案館應該設置專業的人員對其進行協調和指導，盡可能的避免不必要的情況出現。并且還要注意檔案管理的安全問題，一些保密的檔案，需要簽訂保密協議，同時在掃描的時候必須要嚴格，要求實體檔案出入庫手續必須要完整，不準工作人員攜帶U盤這類物品入內，如果需要網絡必須要在單獨的局域網當中操作，避免安全隱患。

掃描結束的案卷一定要按時的檢查，重點檢查的地方就是，掃描的影響數據和相應的目錄數據是不是一直，存不存在漏掃和缺掃的情況，或者是二次掃描的情況。一旦發現問題，必須要及時和有關人員進行協調，進行指導和糾正，保證信息數字化的質量和效率，可以采取抽查和全部檢查這兩種方式。最后還要對數據進行報備，可以選擇移動硬盤的方式進行備份，要定期的進行更新，確保數據的安全和完整性。

4 結束語

通過對本文的闡述，能夠發現檔案信息數字化建設是每個企業信息化發展的必經之路，也是檔案工作可持續發展的重點要求，其效果的好壞對于檔案信息數字化及檔案工作有著直接影響。這也凸顯出信息化建設的重要性。因此，希望通過本文的闡述，能夠給企業檔案數字化建設提供一定的參考和幫助。

參考文獻

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