財務共享服務中心管理模式優化

來賓

摘要：隨著我國經濟的飛速發展，經營范圍逐漸向外地區和國家擴張，這使得財務必須增加一些高級職能，像比較全面的進行預算和資本的重新設置等等。傳統的財務只進行記賬、結賬和報表等，而目前信息系統也在不斷的進行升級，財務會計部門的升級就是必然的趨勢，它包括內部流程改革、集中管理和結算和一些資源的重新配置等等，財務的共享服務模式也是這樣產生的。財務的共享服務模式在我國企業集團進行實施的時候出現了或多或少的挑戰和問題，本文對當前的財務共享服務中心的管理模式的優化進行了簡單的探討。

關鍵詞：財務共享中心；管理模式；優化

一、財務共享服務中心常見的問題

（一）組織機構的問題

財務共享服務中心屬集團總部直接管理，同時也對其他業務單位服務，可是沒有任何領導一家單位的權利。這樣就會導致在工作中容易出現溝通不到位的現象，導致重大錯誤和失誤的出現，也找不到人來承擔責任。財務共享服務中心的核算和復核的環節采取的自動平均分配的模式來進行的，即各業務單位的審批手續完成后，業務會自動回到財務共享服務中心，再經過自動分配，財務人員一次進行核算、復核、出納和歸檔一系列的步驟。這樣的核算模式使共享服務中心的核算效率有了顯著的提高，讓管理者對這個核算流程的進度有了很好的掌控，免除了積壓的現象。但也是有問題的，各業務單位的帳套的完整性關注不夠，每個員工和不同的業務單位都在打交道，溝通不到位會導致經常出錯，會計的核算也會增大風險。另外，每個業務人員面對的單位人員也是不同的，溝通成本就會大面積的增加，其完整性也受到了一些影響。

（二）人員流失的問題

眾所周知，財務共享服務中心的這種形式有著一定的特殊性，它的職業前景沒有被看好，員工以后的發展沒有明確的通道，規劃也不是很清楚。而財務人員的工作十分的單一，每天就是把財務共享服務的會計核算的任務重復的集中在一塊。這樣的工作是比較乏味的，時間長了員工的積極性就降低了，也容易發生心里疲勞的現象，大大增大了人員的流失率，對財務共享服務中心來說特別不利于它的健康發展。

（三）財務風險的問題

財務共享服務中心的核算形式是比較特殊的，財務有著一定的風險。因為它的這種特殊性，共享服務中心在將業務統一的進行處理之后，會計的核算工作都是脫離實質的。無論是中心的財務人員還是業務單位的財務人員，對于活動沒有辦法完全的掌控，所以，共享服務中心的會計信息的真實性是存在風險的。共享的模式讓財務信息都下降的是它的真實性和完整性。

（四）核算流程的問題

第一，費用報銷過程工作效率低。報銷單一般都是通過郵寄的方式到達財務共享服務中心。報銷組的審核工程量非常的大，而且正確率得不到保證，效率也是很低的。審核小組對各個負責人的簽名也要熟悉，所以特別的枯燥。如果有不合規的內容出現，還要一個個的找相關人員進行溝通，過程非常緩慢。這不但影響了工作的效率也經常會受到其他部門的投訴。第二，應付賬款流程中的付款情況不佳。共享財務服務中心付款不夠及時，有一部分原因是因為業務量太大，通知的比較晚，這使得共享服務中心和客戶的工作效率都受到了影響。業務人員的工作知識掃描原件，不會去檢查原件，所以到財務中心的時候會出現很多問題。再發現這些問題就是幾天之后了，再進行溝通聯系，時間很長，工作效率受到了直接的影響。同時郵寄的時間也是比較長的，中途也會發生丟件或者破損的情況，任何一種差錯對整個付款的流程影響都是非常大的。

二、財務共享服務中心常見問題的優化方法

（一）組織機構出現的問題的優化方法

第一，對分公司財務的監督職能進行強化。財務的核算模式從傳統的模式到財務共享服務的模式轉變中，財務的職能從財務核算向財務監督轉變。如果出現問題，共享中心和當地業務單位相互的了解情況，各地財務的職能要非常明確，獎懲要分明；第二，各地分公司財務的具體化要求。舉個例子，在進行應付賬款的過程中，各地分公司是需要對發票進行掃描的，為了能夠避免工作的大量堆積，依照發票量的多少商量出一種適中的發票的掃描的頻率，這大大提升了財務共享中心的工作效率；第三，對管理人員進行優化。積極的清理財務共享服務中心人員的分工問題。就發展的長遠目標來說，一部分的職責需要重新進行確定和界定。支撐型的崗位多加入一些，這些人員在財務核算上為了能夠提高核算的完整度和準確率是要進行監督的。并且，核算的流程需要不斷的梳理，從中容易發現哪些點容易出錯和哪些點是關鍵點，再針對這些點重點的進行關注，做到及時發現及時解決。

（二）人員流失的優化方法

第一，員工的職業生涯也要考慮。職業生涯以后的發展渠道也要為員工計劃好，這樣能夠激勵員工更好的進步，讓他們在業務能力、薪資水平上都可以獲得有效的提升；第二，加強自身員工的培訓工作。財務共享服務中心對員工的培訓和學習也是足夠的重視，財務人員素質的提高，財務、稅務、管理和會計等專業知識的提高；第三，人才的培養依靠相互交流來實行。對財務共享服務中心的財務人員，定期的組織學習，進行參觀和交流，交流的過程中，財務人員在共享服務這種模式下能夠參與到流程的處理當中。在當地業務單位的參觀和溝通，親身經歷之后，信息傳遞的效果就好了很多。

（三）財務風險的優化

財務共享中心自身的檢查和監督工作要足夠的重視，在能夠控制風險的基礎上，將核算質量進行改正。質量的監督工作安排專門的人負責，制定出不同的管理體系進行，會計信息質量的監督和復核、質量管理的復查和季度的抽查。另外，關鍵的指標還需要定期的進行巡查。各種指標和科目每天也要進行巡查，進行統計，有問題的地方做到懲罰要明確，責任落實到個人。和業務單位的交流上，新的業務做到隨時更新隨時了解，為了能夠支撐好企業，各業務的關鍵點一定要處理好。

（四）核算流程的優化方法

第一，費用報銷過程的優化靠信息技術的自動可以解決費用報銷的問題，公司內部的系統每個人都在報銷申請模塊來改進。需要報銷的員工通過自己的帳號可以自行查詢費用報銷的流程，這樣方便了很多也順暢了很多；第二，應付賬款的優化首先可以增加發票的初步檢查程序，當地掃描員在掃描之前看一下發票合不合規定、有沒有重復和有沒有經過審批工作等等，從中降低溝通成本和增加工作效率。其次控制好票據的處理時間，工作人員對采購和入庫也要經常的關注。發票一定要及時的掃入發票的系統當中，有過期沒有處理的發票及時通過系統向業務人員報備。最后，和供應商之間隨時的保持聯系，及時對應付賬款情況進行了解。依照每個賬款的截止日期及早的安排付款，在業務單位審批之后再進行付款工作。這樣在付款成功之后，再依照系統給供應商發送通知，供應商的查詢時間和人力方面都能夠有效的減少。

三、結束語

綜上所述，財務共享服務中心是財務系統新出的一種管理模式，它比傳統的財務管理模式的優勢多的太多了，它不但使財務會計和管理會計有效的分離了，也讓企業有效的降低了成本增加了效益，使企業的核心競爭力得到了提高。當然，財務共享服務中心管理也有一定的困難性和復雜性，從中也存在著不足，所以，對財務共享服務模式還要不斷的進行優化，讓它的優勢能夠充分的發揮出來。

參考文獻：

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（作者單位：浙江企朋網絡技術股份有限公司）endprint