構建一個能夠提升幼兒園管理質量的檔案管理體系

羅芳

摘 要 中國教育科學研究院劉占的講話《規范辦園行為，提升保教質量》中指出：新幼兒園工作規程明確表述幼兒園的定位是基礎教育的重要組成部分，強調了幼兒園與中小學教育不僅是相互連接不可分割的統一整體，而且在其中發揮著扎根蓄勢的重要作用，必須將各級各類幼兒園納入幼兒園工作規程要求的規范管理體系，更需要建立嚴格的常態化管理和監督機制，對各級各類幼兒園進行跟蹤督導，引導和促進各級各類幼兒園不斷提升辦園行為規范和保育教育質量。作為幼教工作者我們更要深入領會和貫徹新幼兒園工作規程提出的要求，重視本園所的教育質量研究工作，通過科學專業的檔案管理體系逐步完善園所運營的專業化、建立科學的制度、保障體系、完善評估工具，做好監測檢測的日常工作，為高質量的學前教育機構的建設提供有益的參考。

關鍵詞 檔案管理 檔案編碼 教育質量 教育評價 托幼機構 教育管理

中圖分類號：G617 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2017.10.062

Construct a File Management System that Can Improve the

Management Quality of Kindergartens

LUO Fang

（Renmin University of China， Beijing 100872）

Abstract Chinese Research Institute of education science Liu Zhans speech "normative behavior of the kindergarten， enhance the teaching quality " pointed out： "kindergarten work order" new positioning clear kindergarten is an important part of basic education， emphasizing the kindergarten and primary and secondary education is not only connected with each other unified indivisible whole， and in which play an important the role of the roots must be ready， all kinds of kindergarten into the kindergarten work order management system specification "requirements"， it needs to establish the normalization of management and strict supervision mechanism， all kinds of kindergartens tracking supervision， guide and promote all kinds of kindergarten and constantly improve the quality of kindergarten behavior and conservation education. As educators we must thoroughly understand and implement the new issue of "kindergarten work order request， pay attention to the kindergarten education quality through scientific research work， professional archives management system and gradually improve operational kindergarten specialization， establish a scientific system， guarantee system， perfect the evaluation tools， good monitoring and detection of daily work and provide a useful reference for the construction of preschool education of high quality.

Keywords file management； file code； education quality； education evaluation； nurseries； educational management

1 檔案管理在托幼機構的意義是什么

引用臺灣學者范金波的《現代檔案管理》一書中對檔案管理的定義，他說： 檔案管理是行政管理中最重要的一環。 在這二十年的教育行業生涯中，筆者深切地體會到托幼機構檔案的科學性和有效性是衡量機構管理水平的重要尺度。

1.1及時的檔案記錄是有法律效力的原始材料和歷史證據

每次的檔案管理培訓前，我都會把“留檔就是留證據”幾個字拿出來“嚇唬”大家。 我為什么要這么做呢？一是因為教職工，甚至管理人員普遍對檔案工作的法律地位了解不深，對檔案管理工作的重視不夠而常常會讓應該保留的檔案證據無處可尋，多是出事時才會想起檔案管理的需求。這樣的后果是讓本不該緊張的工作進入“救火”狀態，為本就不輕松的工作增加不該有的壓力。二是因為有些園所是因為等級評估的需求來補做檔案的，運用短時間的大量抄襲和加班去應付上級教育行政部門的管理檢查， 這樣的檔案文件當然談不上法律效力了。根據檔案所具備的原始性和憑證性的特點，以及《中華人民共和國檔案法》的相關要求，檔案是歷史的真憑實據，檔案的基本價值之一是憑證價值。由此可見，及時的檔案記錄就是有法律效力的原始材料和歷史記錄，它可以成為查考、研究、爭辯和處理問題的依憑，認定法律權利、義務與責任的證據。 檔案的法律作用是指檔案在解決爭端、處理案件等活動中所發揮的證據作用。在托幼機構，檔案是當時，當地和當事人在教育教學活動中形成的原始記錄，可以作為真評實據的一部分，能夠從法律上保護機構、教職員工、法人或投資人合法權益不受侵害，明確各方面的責任，減少不必要的糾紛。endprint

1.2科學真實的檔案記錄，可以發揮案例教學的培訓功能

傳統的職業培訓，常見的問題是不夠實用落地，重理論而輕實踐。培訓之后的效果是，如果自己沒有經歷過，一旦碰到類似的事情，還是不知道如何應對。而真實的檔案案例記錄就不一樣了，真實的場景能夠迅速將被培訓者帶入職場，直面問題，還可以通過分析辯論當時的處理方式來研究并建構被培訓者自己心目中最合適的解決方案。多年的培訓課程組織經驗讓我們發現很多被培訓者容易想當然的預設解決方案的結論，尤其是對教育倫理問題的考慮比較簡單，無法認識到真實事件中可能出現的后果。 而檔案中的案例記錄事真實的事件記錄，案例中對當時事件的描述對培訓者更有說服力，并能從側面幫助被培訓者了解真實世界的反應，建立基本的應對能力，幫助他們降低不切實際的預期。檔案的培訓教育功能不僅能作用于新員工，對曾經建檔的老員工一樣有很好的借鑒和提醒的意義。在教育行業多年的我們都知道，無論是校園管理還是課程管理，在一定的循環點還是會有一些規律可以遵循的。科學真實的檔案記錄能夠提供我們相應的參考信息并建立預警機制，在每年的這段時間，大概需要提前計劃哪些事情，這些事情曾經遇到的困難和可以提前規避預防的關鍵點都是檔案記錄可以幫助到我們的有效信息。

1.3思路清晰，系統完善的檔案管理可以助力機構的行政管理效率和項目運營成本

首先，完善的檔案管理系統能夠迅速提升行政管理的水平，規避重復勞動，規避無章可循，規避員工在工作中的隨意性和推諉問題。其次，思路清晰的檔案管理層次不僅能直觀反映出機構的管理層次和環節，更能夠通過檔案系統反思管理流程，有效地幫助機構提升運營的效率，理順責任關系，讓所有的行政后勤工作都有據可依，并可以追溯各個環節及責任人。在機構運營的過程中，不斷的發現問題，分析問題，解決問題，配合著檔案管理的相應調整，相互促進機構的運營管理能力，從而達到降低內耗，降低成本，提高工作效率和管理水平的目的。

1.4全面的檔案管理體系是托幼機構教育質量評價工作的重要參考

幼兒園教育質量評價，是提升幼兒園教育質量的重要手段。2016年的《幼兒園教育指導綱要（試行）》指出“教育評價是幼兒園教育工作的重要組成部分，是了解教育的適宜性、有效性、以及調整和改進工作，促進每一個幼兒發展，提高教育質量的必要手段”。托幼機構教育質量評價的內容又分為結構性質量、過程性質量和成果性質量。而全面的檔案管理體系是教育質量評價的呈現方式之一，也是比重較高的呈現方式。

2如何發揮檔案管理體系的積極作用

2.1 學習使用國際通用的ISO9001質量管理體系模板，降低行政后勤管理的工作的重復勞動，讓工作標準化、專業化、透明化

比如考慮引入ISO22000食品安全管理體系、OHSAS18001職業健康安全管理體系、ISO14001環境管理體系（EMS）和ISO9001質量體系質量管理體系。 這些管理體系中都會包含比較全面的SOP（標準操作程序）和管理流程，不僅可以提高內部的管理水平，還能使機構內部各類人員的職責明確，避免推諉扯皮，降低管理成本，提高員工環保素養，增加員工的工作積極性和安全感、提升機構形象，提高效益。在這些成熟的管理體系中，職業健康安全管理體系需要學前教育行業的更多關注，教職員工工作強度的合理性，中外教職員工的文化差異，待遇差異，在工作中的幸福感都會反映到他們面對的學生和家長身上，越是希望擁有高品質師資的機構越需要關注這個管理體系的相關內容和提示。

2.2 如何設計一個能夠提升并保障托幼機構教育質量的檔案體系

（1）依據教育法的法律法規，以教育質量評價為前提做好檔案系統的頂層設計，并兼顧管理維度、職責維度和實用維度，在國家法規、行業標準的基礎上，根據園所個性設計一個有法可依的，科學有效的質量監控體系。首先，在檔案管理體系設計中我們參考了2012年的《學前教育督導評估暫行辦法》、《學前教育督導評估指標體系》、《3-6歲兒童學習與發展指南》、《幼兒園教師專業標準》、1990年的《學校體育工作條例》、《幼兒園管理條例》、《教師和教育工作者獎勵暫行規定》、《教學儀器優質產品評選辦法》、《學校衛生工作條例》、《教育行政處罰暫行實施辦法》、《學校食堂與學生集體用餐衛生管理規定》、《幼兒園園長專業標準》、《幼兒園教師專業標準（試行） 》、《中小學校長培訓規定》、《中小學教師繼續教育規定》、《中小學接受外國學生管理暫行辦法》、《學生傷害事故處理辦法》、《關于政協十二屆全國委員會第四次會議中有關教育類提案的答復函》、《學校體育工作條例》、《中小學幼兒園安全管理辦法》、國家外國專家局相關政策法規等等。以上法規政策有的是專門給學前機構的要求，有的文件沒有特別指明是幼兒園或托幼機構的相關方面，我們將先以中小學階段的要求作為參考。在這些政策要求的基礎上，我們不是需要不折不扣地用政策作為制定標準，而是要正確對待，不過分重視政策作為唯一標準，而是作為基礎文件并有針對性地比較國外發達教育機構和政府的相關條例要求，適當地吸收符合園所條件的方案來合理地優化園所的文件內容。

（2）根據托幼機構教育質量評價研究的內容和園所的實際情況搭建合適的檔案管理體系架構（舉例如圖1所示）。

從圖1的架構我們可以清晰地看到幼兒園檔案管理體系中文件與文件之間的層級關系，根據這個層級管理逐漸展開細化，檔案資料的編碼也就能夠按部就班地展開了。在這個體系中我們按照托幼機構教育質量的評價內容分出了三個內容維度：結構性質量，過程性質量和成果性質量。根據韓茜和原玲的論文我國托幼機構教育質量評價中的問題與對策研究中提到德國學者沃爾夫岡認為，這三個質量在托幼機構教育質量任重中分別占了30%，40%和30%的比重，其中家長工作占了15%。在李克建和胡碧穎的論文國際視野中的托幼機構教育質量評價中提到過程性要素的質量是托幼機構教育質量的核心， 而過程性質量的重點是師幼互動、師幼行為、學習環境、安全健康和家長工作，其核心是師幼互動。根據王磊的論文研究“CLASS在美國學前教育機構質量評估中的應用和啟示”中介紹08年由弗吉尼亞大學克里教育學院的羅伯特。皮安特（Robert C. Rianta）等人開發的課堂互動評估系統（Classroom Assessment Scoring System， 簡稱CLASS）作為動態評估工具， 同時可以關注一下美國高寬課程（HIGHSCOPE）中形成性評價的一些應用，這些工具能通過觀察課堂情境中師生互動的過程來評估師生互動的質量； 結合美國北卡羅來納大學FPG兒童發展研究中心哈姆斯等人（T.Harms，et.al.）編制的“幼兒學習環境價量表”（Early Childhood Environment Rating Scale， ECERS） （1980）及其修訂版（ECERS-R）（1998；2005）這樣的相對靜態的評估工具。 在這些工具的基礎上建議同時參考中央教研科學研究所學前教育研究室編，北京教育科學出版社出版的幼兒園教育質量評價手冊綜合使用。學習這些資料的目的一是可以幫助教職員工了解檔案工作的專業性、重要性，從中獲得自我成長的動力；二是可以幫助不同地區的管理者在與政府部門要求對接的時候，不會因為地區差異造成檔案工作的重點不清晰，造成所謂的無用資料；三是可以從學前教育的專業角度，在運營過程中逐步幫助園所工作做到扎實穩健的同時，逐步引導和培訓整體教職員工的專業素養和職業道德，可謂一舉多得。endprint

（3）檔案管理的數據化、安全性和智能性將助力學前教育機構的質量評估和監測。大量的檔案文件不僅需要數字加工服務、數字檔案管理系統，更多的是內容運營的需求。如何讓檔案的信息管理功能和知識性的智能功能得到教職員工的認可和建立使用偏好將會是一個新課題。另外，在檔案管理信息化的今天，兒童、家庭與教職員工個體資料的信息安全也會成為選擇檔案管理電子平臺的一個主要的考慮方向。

最后需要提到的是， 中國教育科學研究院劉占蘭研究員的講話規范辦園行為，提升保教質量中指出：新幼兒園工作規程明確表述幼兒園的定位是基礎教育的重要組成部分，強調了幼兒園與中小學教育不僅是相互連接不可分割的統一整體，而且在其中發揮著扎根蓄勢的重要作用，必須將各級各類幼兒園納入幼兒園工作規程要求的規范管理體系，更需要建立嚴格的常態化管理和監督機制，對各級各類幼兒園進行跟蹤督導，引導和促進各級各類幼兒園不斷提升辦園行為規范和保育教育質量。作為幼教工作者我們更要深入領會和貫徹新幼兒園工作規程提出的要求，重視本園所的教育質量研究工作，通過科學專業的檔案管理體系逐步完善園所運營的專業化、建立科學的制度、保障體系、完善評估工具，做好監測檢測的日常工作，為高質量的學前教育機構的建設提供有益的參考。

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