基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下創(chuàng)新高校檔案管理模式

蘭家友

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下創(chuàng)新高校檔案管理模式

蘭家友

進(jìn)入到二十一世紀(jì)新型社會發(fā)展時(shí)期過后，經(jīng)濟(jì)文化的一體化發(fā)展帶動計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在國內(nèi)應(yīng)用規(guī)模的不斷壯大。本文將大數(shù)據(jù)時(shí)代作為整篇課題研究的社會背景，將在這一歷史時(shí)期內(nèi)，國內(nèi)各大高校創(chuàng)新型檔案管理工作的開設(shè)，所面臨的實(shí)際機(jī)遇和挑戰(zhàn)，做出了詳細(xì)的分析和介紹。結(jié)合檔案管理優(yōu)化改革的發(fā)展近況，圍繞有效提升創(chuàng)新水準(zhǔn)的途徑和方式，提出了富有指向性的發(fā)展方向。

大數(shù)據(jù)時(shí)代 高校 檔案管理 創(chuàng)新型

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)帶動我國國際地位的不斷提升，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)處理手段已經(jīng)深入結(jié)合到，廣大社會成員日常工作與學(xué)習(xí)生活當(dāng)中的方方面面。在高校檔案管理工作之中，大量的工作任務(wù)以及復(fù)雜的管理對象，經(jīng)常為工作人員的執(zhí)行效率帶來消極阻礙的不良影響。為更好的提升檔案信息管理的時(shí)效性，有關(guān)信息數(shù)據(jù)化管理模式創(chuàng)新的研究應(yīng)運(yùn)而生。

一、數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

（一）數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理理念提出的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)高校檔案信息內(nèi)容管理工作開展的實(shí)踐性工作流程之中，相應(yīng)工作流程的設(shè)定，基本遵循從信息采集、中間整理、儲存?zhèn)浞菀约袄貌樵兊膶?shí)踐秩序。根據(jù)檔案管理對象相應(yīng)信息內(nèi)容的重要程度的不同，在嚴(yán)格遵循國家檔案管理法條的前提下，設(shè)定不同時(shí)間長度的管理周期。在大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化技術(shù)處理手段以及管理理念的帶動和影響下，傳統(tǒng)高校檔案信息管理工作的思路理念，迎來了創(chuàng)新的機(jī)遇和巨大的挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)信息化的時(shí)代背景，將計(jì)算機(jī)信息數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用作為信息內(nèi)容保存和傳遞的主要方式，在一定程度上弱化并逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息管理數(shù)據(jù)的儲備方式。

（二）數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理技術(shù)提出的挑戰(zhàn)

管理技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展模式方面，在以往高等教學(xué)單位檔案信息內(nèi)容管理與統(tǒng)計(jì)的工作過程之中，責(zé)任負(fù)責(zé)人通常采用的是以人力管理為主的工作模式。各種紙質(zhì)化的檔案信息，在封裝到檔案袋之中后，以保存年限或者所在班級集體的劃分模式，儲藏于校圖書館或者指定的檔案信息儲藏室之中。有部分同領(lǐng)域管理專業(yè)的工作人員認(rèn)為，傳統(tǒng)人力為主紙質(zhì)的檔案信息管理，在存在形態(tài)方面可以被視作是一種粗放型的信息管理形式[1]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，紙質(zhì)化管理的工作效率不能更好的滿足社會成員對于檔案信息檢索的求知訴求，數(shù)字化以及電子化的管理模式，作為數(shù)據(jù)時(shí)代重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的工作形式，為檔案信息管理的表象帶來了沖擊。

（三）數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案數(shù)據(jù)安全帶來的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)以人力紙質(zhì)化檔案信息管理模式為主的發(fā)展歷程之中，高校檔案信息的安全性管理單純關(guān)注物體防備、人物防備以及技能防備，三種較為經(jīng)典和固有的信息偷盜模式。只要工作人員能夠在以上三種信息偷窺模式的應(yīng)用方面，確保防御計(jì)劃設(shè)置的萬無一失，相應(yīng)檔案信息管理對象的安全性基本可以得到保障。但在數(shù)據(jù)信息化時(shí)代發(fā)展的背景下，檔案信息以電子數(shù)據(jù)的存在形態(tài)，存儲并傳遞于虛擬的空間網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之內(nèi)。各種網(wǎng)絡(luò)黑客的襲擊、網(wǎng)絡(luò)癱瘓或者存儲芯片的損傷等，都能夠直接誘發(fā)檔案數(shù)據(jù)丟失或者遺漏等，各種安全隱患現(xiàn)象的發(fā)生。

二、高校檔案信息創(chuàng)新管理的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）觀念得以轉(zhuǎn)變，但變化幅度有限

在數(shù)據(jù)時(shí)代各項(xiàng)信息技術(shù)手段不斷靈活化發(fā)展的背景下，高校之中負(fù)責(zé)檔案信息采集與管理的工作人員，逐漸認(rèn)識到傳統(tǒng)管理理念之中存在的落后性。通過結(jié)合應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息電子化處理的認(rèn)知思想，部分工作人員已經(jīng)出現(xiàn)思想認(rèn)知觀念逐漸轉(zhuǎn)換的發(fā)展趨勢。但在實(shí)踐性工作的執(zhí)行流程之中，工作人員思想轉(zhuǎn)變的變化幅度過小。有的工作人員即使認(rèn)識到傳統(tǒng)認(rèn)知思想中存在的滯后性，仍舊不能通過理念帶動行為，實(shí)現(xiàn)檔案管理措施的革新。在這一固有弊端性發(fā)展前提的影響下，校內(nèi)各項(xiàng)檔案信息管理工作的推行，由紙質(zhì)化存在形式向電子存儲狀態(tài)的二次轉(zhuǎn)換遇到了重重困阻。

（二）結(jié)合應(yīng)用統(tǒng)籌規(guī)劃的設(shè)計(jì)模式，機(jī)制有待完善

在當(dāng)下國內(nèi)高校檔案信息創(chuàng)新型管理模式的發(fā)展構(gòu)架之中，已經(jīng)有部分優(yōu)化設(shè)想的提出，立足于管理流程宏觀統(tǒng)籌規(guī)劃的認(rèn)知視角之上。但由于大部分工作人員在數(shù)據(jù)時(shí)代背景下強(qiáng)調(diào)的檔案管理模式方面，累積的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)尚淺。檔案信息數(shù)字化管理體系的構(gòu)建，不能高效協(xié)調(diào)校園內(nèi)部各個(gè)職能崗位與部門之間的存在形態(tài)。管理工作的開設(shè)沒能在各職能部門的帶動下，獲得大量的群眾基礎(chǔ)。不僅檔案信息管理對象的實(shí)時(shí)共享會受到嚴(yán)格的限制，而且校內(nèi)各項(xiàng)信息協(xié)調(diào)體系的構(gòu)建也會在不同程度上存在一定的疏漏。

（三）制定數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，合理性有待提升

鑒于檔案信息電子數(shù)據(jù)化管理體系的構(gòu)建，作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作內(nèi)容，對高校經(jīng)濟(jì)教育水平的提升和發(fā)展具有重要的支撐性影響作用。部分高校領(lǐng)導(dǎo)部門的工作人員，開始為數(shù)據(jù)化檔案信息管理方式的構(gòu)建，設(shè)定了不同內(nèi)容的發(fā)展戰(zhàn)略。這一重要創(chuàng)新型管理模式的推出，在不同程度上提升了高校檔案數(shù)據(jù)信息采集和搜集的應(yīng)用效率，將數(shù)據(jù)化信息內(nèi)容的統(tǒng)計(jì)和傳遞的作用發(fā)揮到了極致。但鑒于檔案信息在電子化轉(zhuǎn)型二次加工處理環(huán)節(jié)內(nèi)，對于工作手段以及技術(shù)應(yīng)用模式提出的新型需求，目前數(shù)據(jù)化發(fā)展戰(zhàn)略的設(shè)定仍舊存在一定的不合理性[2]。

三、提升檔案信息化管理創(chuàng)新能力的有效途徑

（一）實(shí)施應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案信息管理理念

想要全面推進(jìn)高等教育教學(xué)單位之中，現(xiàn)代化數(shù)據(jù)檔案管理模式的創(chuàng)新力度，就要全面實(shí)施并應(yīng)用更加現(xiàn)代化的檔案信息管理理念。相關(guān)工作責(zé)任負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在日常工作生活之中，通過在校內(nèi)公告欄張貼大字報(bào)、或者在校園門戶網(wǎng)站更新信息內(nèi)容的方式，盡可能最大限度的提升檔案現(xiàn)代數(shù)字化管理理念的宣傳效果。讓校內(nèi)在讀的學(xué)生和從業(yè)的教育人員，能夠通過閱覽宣傳內(nèi)容，明白所謂檔案信息數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，其實(shí)際上指的就是信息管理工作由傳統(tǒng)信息儲備功能，向先進(jìn)信息檢索服務(wù)方面的轉(zhuǎn)變。在此基礎(chǔ)之上，更加清楚的了解目前高校檔案儲備與傳輸工作的創(chuàng)新，實(shí)質(zhì)上就是對紙質(zhì)檔案信息承載方式的電子化加工。

（二）全面推進(jìn)校內(nèi)檔案信息管理模式的現(xiàn)代化建設(shè)步伐

為能夠更好的適應(yīng)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)發(fā)展背景，對檔案管理信息化建設(shè)提出的全新內(nèi)容的訴求，工作人員應(yīng)當(dāng)在嚴(yán)格遵循社會整體發(fā)展趨勢的前提下，進(jìn)一步提升校內(nèi)信息化檔案內(nèi)容管理的建設(shè)水準(zhǔn)。首先，校方高層領(lǐng)導(dǎo)工作人員應(yīng)當(dāng)提升對檔案信息化建設(shè)工作開設(shè)和實(shí)施的重視程度，在校內(nèi)各項(xiàng)建設(shè)資金的應(yīng)用方面，提升在檔案信息化管理模式構(gòu)建方面的注入配比。通過實(shí)現(xiàn)對校內(nèi)檔案信息化管理所必備硬件設(shè)備的升級、更新與管理系統(tǒng)維護(hù)水準(zhǔn)的優(yōu)化，以微量的改善帶動整體，最終實(shí)現(xiàn)校內(nèi)信息管理體系構(gòu)建的終極發(fā)展目標(biāo)。

（三）強(qiáng)化檔案信息管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)水準(zhǔn)

作為檔案信息在數(shù)據(jù)化時(shí)代背景下，開展服務(wù)管理工作的主導(dǎo)人物。想要提升校內(nèi)各項(xiàng)管理執(zhí)行效率的創(chuàng)新力度，就要通過不斷提升管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部在職員工的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，有效緩解檔案信息化管理流程內(nèi)，知識型人才儲備數(shù)量大量短缺的消極現(xiàn)象。校方管理人員可以與人力資源管理部門的工作人員，制定人才招聘的發(fā)展規(guī)劃。將善于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專攻型人才的招聘，作為校方人資招聘規(guī)劃中的重點(diǎn)攬收對象。在此基礎(chǔ)之上，對于校內(nèi)已經(jīng)從事檔案信息管理工作多年的老員工，校方可以聘請社會上附有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人員，通過開設(shè)專業(yè)主題培訓(xùn)的方式，將檔案信息二次處理技術(shù)更好的講解傳達(dá)給從業(yè)人員。在必要時(shí)，學(xué)校還可以同社會上其他的高等教學(xué)單位，就檔案管理建立合作交流關(guān)系，實(shí)現(xiàn)管理水準(zhǔn)的逐步提升[3]。

四、結(jié)語

總而言之，在大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代的社會發(fā)展背景之下，檔案信息內(nèi)容管理工作的開展，已經(jīng)成為高校各項(xiàng)管理型工作之中較為基礎(chǔ)性的工作流程之一。由于受到自身管理經(jīng)驗(yàn)欠缺，以及認(rèn)知觀念存在偏差的影響，國內(nèi)高等教學(xué)單位之中基礎(chǔ)檔案信息管理工作的信息轉(zhuǎn)型，存在大量較為突出和顯著的應(yīng)用弊端。只有工作人員結(jié)合管理近況制定正確的創(chuàng)新方案，才能更好的面對數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)。

[1]秦春陽．高校圖書館勤工助學(xué)團(tuán)隊(duì)創(chuàng)新管理模式初探——以河南大學(xué)圖書館為例[J]．農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊,2016(01)：161～164．

[2]林喦．創(chuàng)新思政課教學(xué)模式 探尋課堂教學(xué)新方法——評方鴻志李洪軍主編的《高校思想政治理論課教學(xué)管理創(chuàng)新研究》[J]．渤海大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會科學(xué)版),2016(04)：2．

[3]張庚喬．城鎮(zhèn)一體化背景下農(nóng)民工的檔案管理現(xiàn)狀與創(chuàng)新模式研究[J]．才智,2016(28)：242～244．

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