實(shí)現(xiàn)高校電子檔案集中管理模式的構(gòu)想

王 宇

實(shí)現(xiàn)高校電子檔案集中管理模式的構(gòu)想

王 宇

本文論述了實(shí)現(xiàn)高校電子檔案集中管理模式的構(gòu)想，指出其優(yōu)勢(shì)并且對(duì)于其進(jìn)行可行性分析，希望可以為廣大高校檔案管理工作人員提供參考借鑒。

高校 電子檔案 管理模式 構(gòu)想

一、前言

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在很多領(lǐng)域廣泛的被使用，這給人們的生產(chǎn)以及生活帶來了很大的便利，人們也對(duì)于其青睞有加，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸產(chǎn)生依賴。廣大高校在不斷擴(kuò)招的形勢(shì)下，對(duì)于學(xué)生的檔案管理工作越來越重視，做好學(xué)生檔案管理工作不僅是對(duì)在校學(xué)生的負(fù)責(zé)，對(duì)于學(xué)校來說也是需要面向校外的重要職責(zé)所在。

二、電子檔案集中管理的意義

（一）有利于電子檔案管理規(guī)則的統(tǒng)一

檔案的管理工作并不是簡(jiǎn)單的工作，而是需要嚴(yán)格按照國家宏觀調(diào)控手段，命令的發(fā)布及傳遞也是根據(jù)權(quán)利的大小由上一級(jí)至下一級(jí)明確進(jìn)行的，因此檔案的管理是一個(gè)系統(tǒng)的工作。對(duì)于檔案實(shí)施集中管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一保管與利用，能夠保證在管理過程中檔案的數(shù)量以及質(zhì)量不受其他外界因素的影響和損壞。

（二）便于主管部門的管理與監(jiān)督

對(duì)電子檔案實(shí)施集中管理，可以便于檔案檔案管理部門進(jìn)行對(duì)于檔案工作的監(jiān)督以及業(yè)務(wù)視察及指導(dǎo)，有利于提升檔案管理工作的效率。檔案管理部門可以利用集中管理的優(yōu)勢(shì)更加方便的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的不足，并加以糾正；管理部門可以不定期的對(duì)工作人員進(jìn)行工作上的教育與指導(dǎo)，傳授更新工作手段，這樣不僅可以提升檔案管理的質(zhì)量和水平，對(duì)于檔案管理人員也可以調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，促進(jìn)更好的完成工作。

（三）更高效的檔案管理

如果實(shí)施電子檔案集中管理，電子檔案集成者和各高校檔案部門就不需要保管升級(jí)換代前的載體，在進(jìn)行邏輯歸檔的同時(shí)進(jìn)行物理歸檔。

三、實(shí)現(xiàn)檔案集中管理的優(yōu)勢(shì)條件

（一）我國網(wǎng)絡(luò)環(huán)境發(fā)達(dá)

電子檔案的集中管理離不開成熟的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也已經(jīng)非常成熟。具備綜合傳輸功能的的通信主干網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)在很多地區(qū)建設(shè)，并且投入使用，網(wǎng)絡(luò)干架以及網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)也已經(jīng)廣泛的建設(shè)成功，這些成熟先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)為我國高校實(shí)現(xiàn)電子檔案集中管理提供了基礎(chǔ)條件。除此之外，我國各大高校也都具備校園網(wǎng)的使用條件，校園網(wǎng)的存在為實(shí)現(xiàn)檔案集中管理模式提供了主要的技術(shù)條件以及資金條件。在逐漸成熟的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，人們對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息已經(jīng)充分的認(rèn)知并且認(rèn)可，這同樣是實(shí)現(xiàn)電子檔案集中管理的重要條件，為其創(chuàng)造了優(yōu)質(zhì)的社會(huì)氛圍與環(huán)境。

（二）更多必然條件的驅(qū)使促進(jìn)

隨著高校信息化工作的深入開展，高校檔案館每年接收進(jìn)館的紙質(zhì)檔案，據(jù)估算，約占95%的新文件材料最初都是源于電子形式。當(dāng)前，在計(jì)算機(jī)上產(chǎn)生的檔案呈現(xiàn)日益增長(zhǎng)的趨勢(shì)。

四、我國高校進(jìn)行檔案集中管理的相關(guān)措施分析

（一）對(duì)于進(jìn)行檔案集中化管理的真正認(rèn)可及重視

通過上面的論述可知，我國高校實(shí)現(xiàn)電子檔案集中管理事業(yè)上有著非常高的可行性，我國在相關(guān)技術(shù)方面已經(jīng)發(fā)展的非常成熟，但是真正制約著其實(shí)現(xiàn)的一個(gè)重要原因就是各高校檔案部門沒有建立成熟的高校電子檔案集中管理的觀念體系。想要真正實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中管理，首要任務(wù)就是樹立相關(guān)理念體系。相關(guān)人員應(yīng)該抓住信息化浪潮的大好時(shí)機(jī)，心中明確信息化管理的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于實(shí)現(xiàn)電子檔案集中管理要有明確的認(rèn)知以及渴望，了解其實(shí)現(xiàn)以后所帶來的好處及影響。在工作過程中，管理人員首先要明確實(shí)現(xiàn)電子檔案集中化管理的重要性，從戰(zhàn)略高度上進(jìn)行相關(guān)概念的傳遞，由上到下，都要樹立正確的管理建設(shè)觀念，在工作過程中，要有意識(shí)地實(shí)現(xiàn)信息的集成與共享[1]。明確認(rèn)識(shí)檔案的重要性，要站在人文角度對(duì)其重新的認(rèn)識(shí)，從人文精神方面對(duì)其進(jìn)行重新審視，要從觀念上徹底對(duì)于檔案的重要性進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)。這樣才可以從根本上樹立集中管理的觀念體系。

（二）建立高校電子檔案中心

不同地域高校的電子檔案要做到有效的信息流通，不要局限于自己學(xué)校的檔案資源利用，或者是局限于某一個(gè)地區(qū)，要真正做到檔案信息在全國范圍的共享流通。我們可以將檔案與網(wǎng)絡(luò)融合，設(shè)置資料在線查看，對(duì)于公共檔案設(shè)置可以進(jìn)行下載，這樣就可以將檔案資源的使用效益最大化，方便更多人對(duì)于檔案的利用。

（三）站在國家戰(zhàn)略高度進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)

國家戰(zhàn)略就是從國家層面對(duì)電子文件管理全局性問題所進(jìn)行的目標(biāo)定位安排，體現(xiàn)國家對(duì)電子文件的基本態(tài)度。不管是出臺(tái)國家政策，制定國家標(biāo)準(zhǔn)，還是啟動(dòng)電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)，只要是體現(xiàn)國家意志的，帶有全局性的關(guān)于電子文件管理的國家行為都可以視為電國家戰(zhàn)略措施[2]。戰(zhàn)略設(shè)計(jì)是全方位的設(shè)計(jì)，具有多方面的特征。

五、結(jié)語

綜上所述，電子檔案集中管理的意義十分重大，各大高校對(duì)于學(xué)生的檔案管理工作越來越重視。其有利于電子檔案管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，促進(jìn)更好的完成檔案工作。如果我們要真正完成檔案的集中管理，就需要我們對(duì)于進(jìn)行檔案集中化管理的真正認(rèn)可及重視，站在國家戰(zhàn)略高度進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)。相信隨著我們的不斷努力，高校檔案管理工作會(huì)取得更加突出的成果。

[1]譚燕萍．高校學(xué)生檔案管理模式探討[J]．城建檔案,2017(2)：52～54．

[2]陳海英．大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J]．遼寧經(jīng)濟(jì),2017(1)：59～61．

（作者單位：長(zhǎng)春理工大學(xué)圖書館）