檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變思路

尉京明

[摘 要]隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)信息化水平不斷提高，所產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)。檔案管理信息化不但能夠有效提升工作效率和工作質(zhì)量，還能夠有效降低檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)信息資源的長(zhǎng)期存儲(chǔ)與共享，對(duì)于檔案管理的未來(lái)發(fā)展具有重要的意義。然而，目前檔案管理中依然存在著許多問(wèn)題，制約了信息化的建設(shè)和發(fā)展。本文分析了檔案管理工作信息化的必要性，闡述了檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，并提出了檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變思路。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；改革

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.110

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）22-0-02

0 引 言

檔案管理信息化的本質(zhì)就是將紙質(zhì)檔案或?qū)嶓w檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并上傳到互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中進(jìn)行儲(chǔ)存的檔案管理模式。這種管理模式由于不受到空間因素的制約，可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存，并且檔案的查閱和分享都更加便捷，可以有效地提升檔案的管理水平。目前，我國(guó)各個(gè)機(jī)關(guān)、組織、企業(yè)和院校都開始了檔案管理信息化建設(shè)。然而，由于檔案管理信息化還不是很成熟，還存在許多不足，限制了檔案管理信息化的發(fā)展。因此，檔案管理部門要積極尋找檔案管理信息化的不足之處，并有針對(duì)性地進(jìn)行解決，從而促進(jìn)檔案管理向信息化方向轉(zhuǎn)變。

1 檔案管理工作信息化的必要性

1.1 信息化是檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)

在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，各行各業(yè)都開始了信息化的建設(shè)和發(fā)展，并對(duì)傳統(tǒng)行業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。在檔案管理中，由于信息化技術(shù)可以將紙質(zhì)檔案或?qū)嶓w檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，不需要占用大面積的檔案存儲(chǔ)場(chǎng)地，同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中的電子檔案，具有檢索功能，可以實(shí)現(xiàn)快捷的檔案查找和閱覽，降低了檔案管理工作的疏漏，對(duì)于提升檔案管理工作效率具有重要的意義。

1.2 檔案數(shù)量不斷增加

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，城市化的水平越來(lái)越高，越來(lái)越多的檔案需要存儲(chǔ)和管理，這也給檔案管理工作帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理需要占用大面積的場(chǎng)地，并且檔案數(shù)量也不斷增加，由于檢索功能落后，導(dǎo)致檔案管理會(huì)產(chǎn)生昂貴的成本費(fèi)用，又極大地降低了檔案查閱的效率。而檔案管理信息化后，實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案，不再需要占據(jù)大面積的空間，同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)具有檢索功能，可以更輕松地查找到想要的資料，可以有效的提升檔案管理的水平。

2 檔案管理工作信息化的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理信息化的重視程度不足

目前，我國(guó)各個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、院校和組織都已經(jīng)開展了檔案管理信息化建設(shè)，并取得了一定的成就。然而，對(duì)于檔案管理信息化的重視程度仍然有所不足。許多檔案管理部門對(duì)于檔案管理信息化缺乏信任感，認(rèn)為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案或?qū)嶓w檔案安全性更高，而檔案管理信息化容易遭受病毒或黑客攻擊，檔案信息安全性得不到保障。甚至還有許多地區(qū)采取電子檔案與實(shí)體檔案雙重保存的管理制度，一方面，無(wú)法促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展，另一方面，由于工作更加復(fù)雜，還會(huì)增加檔案管理成本，降低檔案管理的效率。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

人才是促進(jìn)社會(huì)或企業(yè)發(fā)展的最核心資源，由于我國(guó)檔案管理信息化的發(fā)展時(shí)間較短，還沒(méi)有形成完整的檔案管理信息化人才培養(yǎng)體系，導(dǎo)致檔案管理部門普遍存在人才匱乏的現(xiàn)象。檔案管理信息化人才要具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，能夠進(jìn)行基礎(chǔ)的檔案信息化存儲(chǔ)的同時(shí)，又要能夠利用計(jì)算機(jī)處理應(yīng)急事件，屬于一種高素質(zhì)的復(fù)合型人才。而目前，大多數(shù)檔案管理工作人員都缺乏信息化建設(shè)的能力和經(jīng)驗(yàn)，制約了檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展。

2.3 檔案管理模式不夠健全

科學(xué)、合理的檔案管理模式是檔案管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，目前，我國(guó)檔案管理工作由于受到傳統(tǒng)思想的影響，仍然采取粗放式的管理手段，沒(méi)有建立完善的檔案管理信息化體系，檔案管理工作的流程較為復(fù)雜，導(dǎo)致管理工作的效率低下。同時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，許多檔案管理部門存在工作能力不夠和效率差的問(wèn)題，導(dǎo)致不能充分利用檔案管理信息化資源，從而難以有效促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展。

2.4 缺乏電子檔案安全管理意識(shí)

電子檔案與實(shí)體檔案具有本質(zhì)上的區(qū)別，電子檔案是以數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上，而由于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中存在各種病毒和黑客，導(dǎo)致電子檔案的安全性受到一定的影響。而一部分檔案管理部門缺乏對(duì)電子檔案的安全管理意識(shí)，會(huì)導(dǎo)致電子檔案受到攻擊或被竊取，從而產(chǎn)生無(wú)法估算的經(jīng)濟(jì)損失。這也就要求檔案管理部門樹立電子檔案安全管理意識(shí)，通過(guò)加強(qiáng)防火墻等安全設(shè)施的建設(shè)，來(lái)為電子檔案提供安全保障。

3 檔案管理工作信息化的轉(zhuǎn)變思路

3.1 加強(qiáng)檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

由于我國(guó)檔案管理信息化的發(fā)展時(shí)間較短，還沒(méi)有形成完整的檔案管理信息化人才培養(yǎng)體系，導(dǎo)致檔案管理部門普遍存在人才匱乏的現(xiàn)象。而具有高素質(zhì)的復(fù)合型人才是檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的核心力量，因此，檔案管理部門要加大檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。一方面，檔案管理部門要邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家和學(xué)者，以講座或論壇等形式對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而全面提升工作人員對(duì)檔案管理信息化的了解和應(yīng)用水平；另一方面，檔案管理部門要注重與高校進(jìn)行溝通和協(xié)作，建立校企聯(lián)合的合作模式，通過(guò)讓高校針對(duì)檔案管理信息化的需求設(shè)計(jì)相應(yīng)的教學(xué)內(nèi)容，有效提升高校的教學(xué)水平，培養(yǎng)更多符合檔案管理部門需求的高素質(zhì)人才，為擴(kuò)充檔案管理信息化的人才隊(duì)伍起到重要的推動(dòng)作用。

3.2 提高對(duì)檔案管理信息化的重視程度

檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展是一個(gè)實(shí)現(xiàn)從無(wú)到有的過(guò)程，并且需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)才能夠達(dá)成，因此檔案管理部門要提高對(duì)檔案管理信息化的重視程度。首先，政府要加大財(cái)政投入，來(lái)保證信息化的建設(shè)水平；其次，檔案管理部門通過(guò)鼓勵(lì)相關(guān)的工作人員探討檔案管理信息化對(duì)自身工作的影響等方式，來(lái)激發(fā)工作人員檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的積極性；最后，檔案管理部門要注重轉(zhuǎn)變檔案管理的理念，通過(guò)不斷革新檔案管理的手段，為用戶提供更加多元化、人性化的檢索服務(wù)，從而達(dá)到提升檔案管理水平的核心目的。

3.3 建立完善的信息安全體系

目前，許多檔案管理部門對(duì)于信息安全都缺乏清晰的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有了解到病毒或黑客攻擊對(duì)電子檔案產(chǎn)生的危害，因此有必要建立完善的信息安全體系。首先，政府要加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的信息安全教育，使其意識(shí)到信息安全的重要性。其次，政府要通過(guò)財(cái)政投入的方式，建立強(qiáng)大的防火墻體系，有效阻擋病毒和黑客的攻擊。再次，檔案管理部門要采取檔案分級(jí)制度，通過(guò)按照檔案的重要性分級(jí)，并設(shè)施不同的查閱權(quán)限，從而最大限度地降低電子檔案受到攻擊的可能，提升電子檔案的安全性。

4 結(jié) 語(yǔ)

檔案管理信息化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)悄然來(lái)臨，需要存儲(chǔ)的檔案越來(lái)越多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求，因此檔案管理部門要通過(guò)檔案管理信息化的方式，來(lái)提升檔案管理的效率和水平。目前，我國(guó)檔案管理信息化仍然存在著重視程度不足的問(wèn)題，沒(méi)有建立完善的教學(xué)體系，導(dǎo)致高素質(zhì)的信息化檔案管理人才匱乏。同時(shí)，檔案管理部門也沒(méi)有建立健全的檔案管理模式，缺乏電子檔案安全管理的意識(shí)，制約了檔案管理信息化的發(fā)展。因此，檔案管理部門首先要提高對(duì)檔案管理信息化的重視程度，通過(guò)校企聯(lián)合等方式，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化人才的培養(yǎng)力度，并建立完善的信息安全管理體系，可以有效促進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

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