基層單位文件檔案管理現代化路徑探索

洪建華

[摘 要]隨著信息技術的迅猛發展，我國已經進入信息化時代，各行各業都借助先進的信息技術來改善辦公環境。在這樣的社會大背景下，基層單位的文件檔案管理也試圖改革落后的傳統管理辦法，借助先進的現代化技術來促進檔案管理的革新，使自身能夠高效運轉。本文首先探討了當前的基層單位文件檔案管理中存在的不足，進而為基層單位實現文件檔案管理現代化提供了一些建議。

[關鍵詞]基層單位；檔案管理；現代化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.113

[中圖分類號]D630.3；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）22-0-02

0 引 言

信息技術發展使許多行業的辦公環境發生了翻天覆地的變化，傳統依靠人工的文件檔案管理方式已經基本上被淘汰，電子化辦公已經成為主流。在一些基層單位中，傳統的檔案管理模式已不能適應現代化的需求，逐漸被無紙化的管理方式所取代，不僅提高了檔案管理工作的效率，從長遠來看，還能節省很多資金，對于基層單位的健康發展具有積極的意義。因此，基層單位應該加強現代化的檔案管理建設，探討和研究如何有效實現基層單位文件檔案管理的現代化。

計算機網絡技術的興起提高了文件檔案管理的效率，在很大程度上解決了傳統檔案管理準確率與效率低的問題。事業單位只有不斷更新技術與理念，才能讓文件檔案管理工作與時俱進，如何實現檔案管理工作的現代化與系統化是當前需要面對的主要問題，有必要對這一問題進行深入研究。

檔案管理是基層事業單位工作中一個非常重要的部分，真實地記錄了基層組織的工作活動，涉及內容較為廣泛。目前，我國檔案管理的現代化水平較低，信息技術在檔案管理中的優勢及潛能還沒有充分發揮出來，尤其是在基層事業單位工作管理方面，仍然受傳統檔案管理問題的影響，

1 基層單位文件檔案管理存在的問題

1.1 缺乏健全的檔案管理制度

從目前的情況看，基層單位在文件檔案管理方面，缺乏健全的檔案管理制度。具體來說，一方面，檔案管理工作比較隨意，管理工作缺乏統一的標準，導致管理工作十分混亂；另一方面，一些檔案的案卷標題沒有填寫完整，也沒有進行序號編寫、組卷不統一，而且更為嚴重的是一些文件檔案沒有編制卷內目錄，或者編過的卷內目錄遺失、不完整，在檔案歸類上十分隨意等。此外，工作人員在進行檔案整理時，沒有明確的方向和目標，對于檔案的搜集、整理和后期維護缺乏關鍵制度作為支撐。這些問題都反映出基層單位檔案管理制度的重大漏洞，沒有健全的檔案管理制度，會使工作人員因循守舊、不思創新，長此以往，會導致檔案管理工作的效率和質量都十分低下。

1.2 檔案檢索系統不健全

檔案整理歸檔是為了方便后期的檢索查詢，科學的檢索系統對于檔案的使用和查詢來說十分關鍵，然而在當前的一些基層單位中，存在檔案檢索系統不健全的問題。目前的檢索方式主要有兩種，即手工和計算機檢索，計算機檢索相較于人工來說有很多優勢，但許多基層單位仍然采取人工檢索的方式，不僅效率低下，而且耗時耗力。

1.3 利用效率低

文件檔案管理工作能夠幫助基層單位回望過去、規劃未來，進而有利于基層單位開展相關工作。因而，無論是從經濟視角還是從社會視角，基層單位的文件檔案管理對基層單位發展都有一定的積極意義。但是，在過去的相當長的時間里，基層單位檔案的利用效率很低，沒有得到充分利用，在檔案整理工作完成后，除了上級領導檢查外，這些檔案基本上不會再被翻閱，純粹是為了整理而整理，沒有有效發揮檔案管理的重要作用。

1.4 缺少專業的檔案管理人才

目前，許多基層單位對檔案管理工作都不是很重視，因而也不會引進專業人才來管理檔案。有很多檔案管理人員都是從其他部門臨時調過來的，在年齡和學歷上都不占優勢，導致檔案管理人員的專業素質很低，不能很好地完成檔案管理工作。

2 基層單位文件檔案管理的現代化路徑探索

文件檔案的現代化管理，也就是將一些現代化的技術手段、管理方法以及理論運用到基層單位的文件檔案管理中，進而促進形成健全、高效的檔案管理制度，促進文件檔案管理的系統化、自動化、信息化。

2.1 健全檔案檢索系統

檢索對于檔案后期應用的重要性不言而喻，要想使檔案管理工作實現現代化，基層單位就需要健全檔案檢索系統，使檔案檢索系統更加規范化和專業化。具體來說，首先，基層單位要借助現代化的信息技術，建立電子化的檢索目錄，并通過對檢索條件進行相應設置，來完善檔案檢索系統。其次，檢索系統要使用最流行的關鍵詞法，檢索者可以根據自己的需求，在檢索系統中輸入相應的關鍵詞，然后檢索系統就可以將相關的文獻呈現出來，從而可以提高檔案管理的效率。

2.2 提高檔案管理人員的專業素質

目前，國家一直在強調檔案工作的重要性，而且也付諸了行動，加強了對基層單位的檔案檢查力度。對此，基層單位也開始重視檔案管理工作，為達到主管部門的標準要求，檔案管理部門要重點提高檔案管理人員的專業素質，這是改變檔案管理現狀的根本之策。那么，如何才能提高檔案管理人員的專業素質呢？首先，基層單位要安排專門的人員負責檔案工作，這樣可以保證檔案管理的統一性，避免人員混亂造成的檔案管理混亂；其次，基層單位可以定期組織檔案工作人員參加相關的專業培訓，提升工作人員的專業素質和檔案管理能力；再次，基層單位還可以引進一些專業技術人才，促進檔案管理的系統化、規范化。

2.3 利用電子設備進行檔案保存

與紙質版的檔案保存相比，電子檔案擁有諸多優勢，一方面電子檔案便于長期保存，不會像紙質檔案那樣隨著時間而慢慢腐蝕；另一方面電子檔案便于檢索，在檢索時只需輸入關鍵詞就能夠方便快捷地獲取所需資料。首先，基層單位要重視檔案的電子化保存，多使用現代化的電子設備進行檔案的相關工作，促進基層單位文件檔案管理的現代化；其次，基層單位要逐漸由紙質檔案管理向電子檔案管理過渡，最終要用電子檔案管理取代紙質檔案管理，提高檔案管理工作的效率。

2.4 建立和完善文件檔案管理的網絡體系

隨著信息技術的快速發展，現代社會將全面邁進信息化時代，基層單位應該抓住這一契機，由傳統的紙質檔案管理方式向現代化的檔案管理方式轉變，緊跟時代發展的步伐，進一步滿足自身的需求。因此，基層單位需要建立和完善文件檔案管理的網絡體系。首先，基層單位應該以自身的長遠發展為導向，建立適當范圍的局域網，不僅可以有效保護單位的信息資源，還能夠方便單位內部人員利用信息，提高文件檔案管理的利用率；其次，基層單位要及時完善文件檔案管理的網絡體系，定期更新關鍵技術，使網絡體系更加穩定。

3 結 語

現代化的管理方法和管理手段，對于基層單位的文件檔案管理具有十分重要的作用。基層單位一定要充分重視檔案管理工作，通過摸索和借鑒先進的管理經驗，借助現代化的信息技術，引進一批專業的文件檔案管理人才，建立適當范圍的局域網，促進基層單位實現檔案管理的現代化，進而促進基層單位的健康發展。

主要參考文獻

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