淺談人事檔案管理的重要性

鄭偉

摘 要：人是自主創(chuàng)新和打造知名品牌的主體。檔案是科技創(chuàng)新活動(dòng)的真實(shí)記錄，是知識(shí)產(chǎn)權(quán)的載體。人事檔案工作要為自主創(chuàng)新提供基礎(chǔ)條件，發(fā)揮參考借鑒和啟迪助推作用，成為實(shí)施知名品牌戰(zhàn)略的可靠保障。檔案工作要主動(dòng)為企業(yè)自主創(chuàng)新和實(shí)施知名品牌戰(zhàn)略服務(wù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；現(xiàn)狀；管理

1 人事檔案管理工作在機(jī)關(guān)人事查考方面具有重要意義

人事檔案是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，通過(guò)人事檔案可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況，是每個(gè)人自然情況、學(xué) 歷、社會(huì)經(jīng)歷的原始記錄，因此具有原始性、真實(shí)性和完整性，是第一手的參考材料。

科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)機(jī)關(guān)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。檔案記載了每個(gè)干部的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容，是按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的文字材料，它記錄著個(gè)人成長(zhǎng)的“軌跡”，是歷史地、全面地了解識(shí)別人才和正確選用人才的基礎(chǔ)，對(duì)于全面了解人才，正確選拔和使用人才具有重要意義。

2 人事檔案的管理內(nèi)容、目的及其作用

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。

（一）人事檔案的管理制度內(nèi)容

建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對(duì)制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。

第一，材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

第二，檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲(chóng)蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。

（二）人事檔案的管理制度目的

第一，保守檔案機(jī)密?，F(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。

第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

3 人事檔案管理近年來(lái)的發(fā)展現(xiàn)狀

人事檔案與每個(gè)人的工作、生活密切相關(guān)，但它不是時(shí)刻都在發(fā)揮作用。人們往往在用的時(shí)候想起了它，不用的時(shí)候不聞不問(wèn)。領(lǐng)導(dǎo)不重視，工作人員責(zé)任淡薄，人事檔案管理工作處于被動(dòng)應(yīng)付的局面。由于認(rèn)識(shí)不到位，服務(wù)觀念不強(qiáng)，人事檔案管理發(fā)展緩慢，跟不上檔案服務(wù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的要求。

4 檔案的重要性

鑒于檔案的重要性，作為檔案從業(yè)者，我們就要保護(hù)好、管理好檔案，要依法行使自己的職責(zé)，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便，特別是應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

（一）對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作嚴(yán)格控制，由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對(duì)檔案管理工作采取集中式的管理以后，才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。

（二）檔案管理工作的信息化，檔案入錄的及時(shí)與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。

（三）檔案管理工作的安全性，由于檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要通過(guò)嚴(yán)格的管理機(jī)制進(jìn)行把關(guān)，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過(guò)程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密，因此安全性是檔案管理工作中的重中之重，目前檔案管理工作實(shí)行集中式的管理以后，檔案管理工作的安全度得到很好的提高；在檔案的建立上，采取了嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制；在檔案的查閱上，制定了與檔案不相關(guān)的人員或沒(méi)有通過(guò)批準(zhǔn)的人員是不能進(jìn)行查閱的，這樣一來(lái)就使檔案管理工作得到了保證。

5 檔案工作的需要

面對(duì)社會(huì)新形勢(shì)的發(fā)展、新時(shí)期檔案工作的需要，在以后的檔案管理中，怎樣將檔案管理工作做好，促進(jìn)檔案事業(yè)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使人事檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，并以此來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作，應(yīng)從以下幾個(gè)方面抓起：

（一）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視 。無(wú)論任何單位的任何一項(xiàng)工作，都必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開(kāi)展，檔案工作也如此。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。檔案管理人員應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以實(shí)際行動(dòng)去影響并爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。

（二）拓寬視野，加強(qiáng)現(xiàn)有資源的綜合利用，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如檔案數(shù)量越來(lái)越多，給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的問(wèn)題。

（三）加強(qiáng)檔案管理教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

綜上所述，高度重視人事檔案管理工作，不斷提升檔案管理的科學(xué)化，規(guī)范化水平。健全網(wǎng)絡(luò)，全面落實(shí)檔案管理制度，配備專職檔案工作人員，明確其他工作人員檔案管理責(zé)任，形成檔案管理“人人參與、人人有責(zé)”的共識(shí)；完善文件材料收集、歸檔、保管、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀、查閱利用等制度，制定檔案工作計(jì)劃，管理辦法和管理規(guī)定，定期監(jiān)督檢查；夯實(shí)基礎(chǔ)，強(qiáng)化檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)，空調(diào)、數(shù)碼相機(jī)等檔案管理專業(yè)裝備，為檔案管理提供了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保障；以人為本，著力提升檔案隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，積極組織；檔案管理人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)法律法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷夯實(shí)檔案管理人才基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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