辦公自動化系統(tǒng)分析及實現(xiàn)

摘要：近年來，隨著經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)也隨之興起，信息技術的飛速發(fā)展使得信息的傳遞更加快捷和便利，以往單一的文字辦公方式已經(jīng)不能夠滿足當前辦公自動化的需求，有需求就會有市場，因此基于網(wǎng)絡平臺的辦公自動化系統(tǒng)應運而生。目前，很多知名的公司都已經(jīng)根據(jù)自身的實際需求出品率自動化的辦公軟件，這些辦公系統(tǒng)具備基本的消息收發(fā)、日常事務等功能，但是仍然存在很多不足之處。本文針對當前高校辦公自動化系統(tǒng)進行簡要分析，并且提出相關的解決意見。

關鍵詞：高校；辦公自動化；實現(xiàn)

辦公自動化是隨著科技進步與互聯(lián)網(wǎng)通信技術發(fā)展而生的一種先進的科學技術，主要是利用計算機技術將辦公室內部的部分工作逐步霧化到歌喉只能夠現(xiàn)代化設備之中，全面體現(xiàn)現(xiàn)代技術資源與信息資源，實現(xiàn)無紙化、智能化、自動化等目標。這種迅速、全方位的信息采集和信息處理技術為高校的自動化辦公提供了技術支持。為了保證高校自動化系統(tǒng)的工作效率，應該結合先進的一些客觀情況，提出相關建議。

1.相關技術介紹

1.1 Web技術介紹

客戶端利用計算機運行Web瀏覽器，向客戶端展示W(wǎng)eb站點上的信息，而Web站點上的信息則是由Web服務器中程序提供的。通常我們所提及的Web技術包括Web客戶端技術和Web服務端技術兩種，客戶端主要是將圖片、文字等信息展示給客戶觀看，包含的技術分為多種，HTML語言、JAWA語言及腳本程序.CSS樣式表以及動態(tài)HTML技術都被應用。而服務端技術主要包括ASP、CGI、JSP技術等，使Web服務器向Web客戶端提供信息所采取的技術。當前我國多數(shù)高校的辦公自動化系統(tǒng)都是基于網(wǎng)絡實現(xiàn)的，涉及到上述技術。

1.2 J2EE構架

J2EE平臺適用于程序設計和開發(fā)，提供了多層分布式的應用模型，還包含組件再用、一體化安全模型以及靈活的事務控制等。此外，J2EE構架還有一個優(yōu)勢就是它可以在不同的服務器上運行，同時也適用于不同的操作系統(tǒng)，因此更加具有普遍性。

2.辦公自動化系統(tǒng)的功能

2.1公文審批

高校的工作包括大量的教學工作和行政工作，這些內容都包含大量的流程化工作，公文處理、收發(fā)以及審批、請示等，為了使工作更加程序化和規(guī)范化，可以建立一個電子公文交換系統(tǒng)使工作流程自動化，進而實現(xiàn)各項工作的規(guī)范，這樣不僅可以高效有序的完成工作內容，還可以滿足學員領導以及各個部門、院區(qū)之間的各種公文發(fā)送與接收。辦公、斑紋以及收發(fā)等實現(xiàn)全過程自動化可以減少公文傳遞中人力資源的浪費，同時還可以提高工作效率，在用較短的時間完成以往相同的任務量。

2.2日志管理

為了件事系統(tǒng)運行的狀況以及一些詳細的信息，可以利用系統(tǒng)日志來記錄相關的信息，而用戶的日志可以用來記錄用戶對系統(tǒng)的所有操作，所以如果想要實現(xiàn)對用戶在此系統(tǒng)中所有行為的監(jiān)控，可以通過用戶日志來實現(xiàn)。此外，為了便于日后查詢，還可以更加細致的利用章日志記錄對所有印章操作的記錄。

2.3公文發(fā)送

一般行文都是由學院的相關部門起草的，之后相關部門會對其進行審批，最后再指定人員將公文文件轉換成標準的版式文件，并且發(fā)送到指定的蓋章人處蓋章、加密。經(jīng)過蓋章程序的文件可以被瀏覽，并且在保障蓋章無誤之后再選取收發(fā)單位進行發(fā)送。只有具備蓋章權限的人才可以對版式文件進行蓋章加密，這個步驟是在加密設備上完成的。經(jīng)過上述步驟之后，正式的公文才算是形成，可以注意到整個過程都受到了加密設備的安全保護。此外，文件的發(fā)送人還可以很好的掌握文件的處理狀態(tài)，文件發(fā)送人可以實現(xiàn)對公文文件的跟蹤，并且做好回執(zhí)管理。

3.辦公自動化系統(tǒng)的建議

3.1做好用戶培訓

自動化的人、自動化的設備以及自動化的系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)中包含的三個重要因素，這三者缺一不可。其中，做到能夠化的是整個系統(tǒng)可以正常運行的前提，而自動化的設備是整個系統(tǒng)得以運行的基礎，換句話說自動化系統(tǒng)就是在自動化的人和自動化的設備基礎上建立起來的。由于自動化系統(tǒng)是人工設計實現(xiàn)的，所以人是整個辦公姿態(tài)的決定因素，想要更好的推進辦公自動化系統(tǒng)的運行，就需要提高全體辦公人員的專業(yè)素質和業(yè)務素質，此外，為了使系統(tǒng)運行達到預期的效果，對用戶進行培訓是關鍵的內容。培訓時可以按照層次分開，將系統(tǒng)骨干。專職維護人員等分開培訓，這樣培訓內容可以有所側重，培訓的最終目的是使領導和群眾具有現(xiàn)代化的意識和觀念，辦公自動化系統(tǒng)也可以因此而保證積極的運轉狀態(tài)。辦公人員也會因此而對自動化的辦公姿態(tài)更加熟練操作，全面提高辦公自動化系統(tǒng)的運行效率。

3.2完善安全管理機制

任何一個系統(tǒng)安全管理都是其關鍵內容，辦公自動化系統(tǒng)在高校中涉及到教學、政務等多個方面，所以關于其安全管理更加重要，所以加強對辦公自動化的安全性管理是重要的工作。如今網(wǎng)絡技術高速發(fā)展，為人們的生產(chǎn)生活帶來了很大的便利，但是網(wǎng)絡安全問題一直都是人們所關注的，網(wǎng)絡安全管理機制至今都沒有得到健全，所以辦公自動化管理系統(tǒng)的加密措施是非常必要的。在系統(tǒng)設計中，可以通過實行有效的安全策略來提高系統(tǒng)的安全性，目前最常見的方法是設置管理權限，在對權限管理時可以分為基于文檔的權限管理和基于用戶組的權限管理以及基于個人的權限管理。

4.結語

辦公自動化系統(tǒng)是高校信息化建設的基本內容，隨著網(wǎng)絡技術與計算機技術的火熱發(fā)展，很大程度上也推進了辦公自動化系統(tǒng)的運行。辦公自動化系統(tǒng)涉及到Web技術與J2EE構架，需要實現(xiàn)公文審批、日志管理、公文發(fā)送等功能，針對當前存在的問題應該做好用戶培訓以及完善安全機制管理。高校管理人員應該加強對辦公自動化系統(tǒng)的重視，不斷更新管理理念，將辦公自動化系統(tǒng)廣泛的應用到管理之中，全面實現(xiàn)信息化、數(shù)字化建設，推薦高校建設。

參考文獻：

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[2]孫衛(wèi)琴，李洪成.Tomcat 與 Java Web 開發(fā)技術詳解[M].北京：電子工業(yè)出版社，2012.01.

作者簡介：常炎焱（1979.4.4），女，籍貫：吉林省長春市，學歷：本科，畢業(yè)院校專業(yè)：吉林大學辦公自動化及公共管理，單位：吉林省衛(wèi)生和計劃生育委員會項目資金監(jiān)管服務中心，職稱：工程師研究方向：辦公自動化及公共管理。endprint