基于RFID物聯網檔案管理系統

張文雅

基于RFID物聯網檔案管理系統

張文雅

本文研究了傳統檔案管理的缺陷問題及RFID物聯網檔案管理系統的功能效應，并在此基礎上進一步挖掘RFID物聯網檔案管理的優勢，加緊對RFID標簽技術的開發應用，克服物聯網檔案管理的技術困難，更加廣泛的應用RFID技術對檔案進行科學管理，避免現代信息技術造成的檔案信息泄露等問題。RFID物聯網檔案管理以先進技術的為核心，逐步的優化了檔案管理的性能，體現RFID物聯網檔案管理的優勢，突出RFID物聯網檔案管理的安全性、便捷性等特征。RFID物聯網檔案管理系統，引領信息時代檔案管理的技術發展應用，為檔案管理全面提升管理水平、管理質量奠定了技術基礎。

RFID 物聯網 檔案管理 系統

隨著信息化的來臨，檔案管理工作也面臨著新的挑戰，對檔案管理的科學化、規范化、信息化提出更高的要求，但是由于人們檔案管理的意識薄弱，制度規章的不規范，使得檔案保管地條件受限，檔案保管的時間、載體等諸多不確定性往往會導致檔案管理疏漏，收集過程中難以保證檔案完整性。導致檔案管理成了當前諸多的弊端之一，檔案管理的時間不確定、規律不明確，具有不可預見性。都很可能導致檔案管理部門對檔案收集、管理的困難，進而對于檔案的利用工作開展比較狹窄。物聯網是指通過射頻識別、紅外線感應等多種傳感設備集合，結合互聯網技術相融合，通過信息交換，以實現智能化識別，跟蹤定位等。物聯網環境下沒有生命的物體植入各種微型感應芯片后，借助網絡能夠實現物體與物體的通信、人與物體的對話，物體與物體之間的交流構成比互聯網更加智能的物聯網。物聯網很有可能得到大量的使用，隨著信息技術更新，物聯網的檔案管理彌補現有的檔案管理的不足。

一、基于RFID物聯網檔案管理的功能

RFID標簽可以根據保管環境自動感知、智能調節，在庫存實物檔案保管環境中通過布置RFID感知芯片，并在芯片中設定信息，其通過網絡可以實現檔案之間的交流，自我調控等多種因素的感知，保管環境信息自動識別。實現了檔案管理的科學智能化發展，檔案管理不僅能識別現有的檔案內容之間相關的背景信息，實現通信、定位、跟蹤等，而且檔案存儲人員可以根據內容摘要信息與知識檔案管理的質量和完整程度保證接收檔案的完整性，開展檔案管理工作。物聯網可以實現檔案通信功能區域庫房管理，應對RFID標簽識別相關聯的檔案信息，對信息進行甄別選擇，對檔案信息進行遠程操作，利用RFID標簽功能定位的作用。RFID標簽與傳統檔案管理相比具有絕對的優勢，這使檔案在管理效率和管理水平上得到極大的提高。運用RFID技術、開發檔案管理系統將改變傳統檔案收集、整理、保管和利用全過程，共同實現檔案管理的自動化、智能化管理。

二、傳統檔案管理存在的問題

（一）時間長、效率低

傳統檔案管理具有時間長、效率低的突出問題。針對當前檔案管理規范化發展的需求以及檔案管理多樣化，信息量逐漸膨脹，尋求檔案管理的轉型升級迫在眉睫。傳統檔案管理存在整理時間較長，檔案管理采用原始手工錄入登記的方法效率低，而且對于檔案進行殺毒后，員工將檔案手工分類錄入的方法浪費了時間和精力，其不利于檔案管理流程的優化。傳統檔案管理，采取人工操作不可避免的存在檔案錯誤存放的情況，難免被打亂造成無序查找的困難。而且由于管理者對于信息的編輯的方式不同，增加了查找的難度，加之檔案管理手段無法有效保證檔案的安全性和防止檔案被惡意盜用，但管理的價值得不到體現。依靠傳統的檔案管理方式，信息統計量的安全性難以保證。但管理作為一項復雜的工作，傳統的管理方式和技術暴露出來的問題日益明顯，在檔案資料編目上基本上靠大量的人力去編寫，檔案管理工作量過大，工作效率低，對于檔案管理沒有科學合理的分工，檔案管理缺乏重視程度。

（二）檔案管理的錯誤率高

傳統檔案管理受到手工錄入的影響，難免存在較高的信息錄入錯誤，直接影響檔案分類的準確性，無法保證檔案管理的信息被準確的查閱保密，這造成了檔案管理的直接性管理錯誤，不僅造成了工作人員傳統的重復工作的不便，且使得檔案信息混亂難以辨認，極大降低了檔案管理的潛在價值。尤其涉及檔案信息核實的情況時，由于錯誤的檔案信息必然造成檔案查閱使用者的應用障礙，亦或是造成嚴重的后果。因此，提高檔案管理的效率和準確率，是當前檔案管理工作亟待解決的關鍵問題之一。對檔案管理提出了更高的要求，希望檔案管理朝著更加科學便捷的方向發展，為檔案使用者節省時間，提高辦事效率等。

三、基于RFID物聯網檔案管理的優勢

（一）掃描速度快、數據量大

基于RFID檔案管理掃描速度快、數據量大，極大地增強了管理者對庫存檔案的信息收集，交換以及跟蹤定位的能力，增強了RFID檔案標簽與管理者之間的粘性，顯示RFID檔案通過網絡信息技術與互聯網技術的融合，實現對RFID檔案的名目、數量等多種信息的監管，提高了檔案管理的效率，有助于存檔的動態監控管理。RFID讀寫器同時可以實現多個位置信息的鎖定、檔案內容占有信息的搜索讀取速度、掃描速度快。RFID檔案管理效率高，且錯誤率低。且隨著互聯網技術的應用，導致不同區域檔案信息管理聯合，構建檔案信息平臺成為可能，為跨區域、跨時間查閱檔案信息成為可能，突破了傳統檔案管理的局限性，成為當前RFID物聯網檔案管理的發展的趨勢之一，在加緊構建物聯網檔案管理信息平臺建設的基礎上，實現檔案管理RFID讀寫器的升級優化，對RFID讀寫器進行創新研發，是優化檔案管理的重要保障。尤其是針對RFID物聯網檔案管理的保密技術、防盜功能以及信息定位跟蹤等投入力度必須重視，以此來提高基于RFID物聯網檔案管理系統的管理效率。

（二）RFID標簽容量大、抗污染性強

RFID標簽容量大、抗污染性強，RFID標簽原件可以重復的使用，與傳統的檔案數據存儲介質相比，其存儲數據量大大的增加，RFID標簽可以重復的使用、刪除等，反復應用功能，方便檔案信息的更新替換。RFID標簽讀取器具有體型小，形狀多元化的發展特征，不受尺寸和形狀的限制，RFID標簽讀取器可以有不同的檔案管理。RFID標簽容量大、抗污染性強，可重復利用的效率高，通常不容易受到外界環境的侵蝕造成損壞，加之長期使用RFID檔案管理提高了檔案管理工作人員工作效率的同時，滿足人們對于閱讀的需求，構成了檔案管理的雙重便利的效應。

（三）安全性高

RFID標簽數據有密碼保護識別功能，RFID標簽具有較高的安全性，同時RFID標簽具有防盜定位功能，及時報警，可以有效的防止檔案的丟失。RFID標簽對檔案進行科學管理，應用現代傳感技術等將檔案信息進行加密處理，并具有自動報警、防盜功能，這對于檔案管理具有十分重要的保護作用。

四、基于RFID物聯網檔案管理的操作流程

對新的檔案入庫前進行殺毒消后，根據檔案的類別等相關信息，對檔案進行編目并最終寫入RFID標簽中生成電子標簽，傳送到信息數據庫中心，并最終將檔案進行保管，接著對檔案進行盤點管理，管理查閱相關檔案內容系統編號，提取中心數據庫里的數據信息核對無誤后發出指令，自動識別模塊檔案存放的物理位置。如果反饋信息與查詢信息不一致，監控模塊將自動發出異常報警。當信息與出庫指令信息進行核對，對于異常情況進行警報防止檔案被毀、被盜等。銷毀檔案，檔案的價值具有時間效應，對于失去存檔價值的檔案進行提示銷毀以避免其占用過多的檔案管理資源，同時管理人員也可以根據檔案銷毀系統發出的指令反饋保管期限，實現對檔案的有效管理。

五、結語

物聯網相關技術將實物檔案管理推向了新的高度，在實現人與檔案，檔案與檔案之間直接對話的基礎上，讓檔案開口說話，賦予檔案高級智能化的管理模式，改變傳統檔案收集管理的比較難的現狀，優化了檔案管理的整個過程。物聯網作為現代信息技術產物，在提高實物檔案管理的效率的基礎上，同時也為檔案信息機密泄露帶來了更多的風險。雖然當前RFID標簽的價格成本、技術操作等，限制了其實際應用的廣泛程度，但是在檔案管理的問題中，隨著互聯網時代的到來，檔案保管必將朝著更加安全方便的方向發展，作為為未來數字檔案管理的重要工具。

[1]王麗．淺談檔案管理工作的重要性[J]．科技信息,2010(23)．

[2]李英杰．城建檔案管理工作淺析[J]．遼寧醫學院學報(社會科學版),2009(03)．

[3]劉思洋,趙鵬．論醫學院校檔案管理的重要性[J]．人力資源管理,2010(04)．

[4]汪曉春．淺議檔案管理的科學發展[J]．安徽警官職業學院學報,2009(02)．

[5]夏燕英．淺談檔案管理工作[J]．河北省社會主義學院學報,2009(02)．

（作者單位：周口師范學院校長辦公室）

本文系周口師范學院青年基金項目：基于RFID物聯網的檔案管理系統研究與設計（編號：ZKNUB3201713）。

張文雅（1985-），女，漢族，河南周口人，學士，周口師范學院校長辦公室，助理館員。