電子檔案在學校檔案管理中的應用研究

楊玉秋

摘 要：近幾年，隨著我國現代化信息技術的快速發展，對各個領域的行業運營效率都起到極大的推動作用。當前，現代化的管理方式逐步應用到我國的高校管理工作中。在學校檔案的管理工作中，充分發揮電子檔案的優勢。文章著重探討了電子檔案在學校檔案管理工作中應用情況。首先就對檔案管理工作中應用電子檔案的必要性進行了分析，然后簡述了電子檔案自身的優勢和學校在應用電子檔案開展檔案管理工作時存在的一系列問題，最后就學校開展電子檔案管理工作提出一些改進措施。

關鍵詞：學校；電子檔案管理；應用研究

1 學校在檔案管理工作中應用電子檔案的必要性

1.順應時代的發展。隨著我國現代化信息技術的日趨成熟，這一先進技術已逐步引入到教育領域中，并還在不斷的推廣。學校不但實現了多媒體教學和辦公自動化，還積極推動電子檔案管理工作。電子檔案管理工作的開展完全適用于現代化的教學管理方式，從而順應時代的發展需求。

2.方便學校制定正確的發展決策方向。學校的穩定健康運營直接受到發展決策的影響，而發展決策的制定又和正確的數據信息有著極大的聯系。學校的進步需要領導根據正確的數據信息來對學校發展進行相應的調整或制定出一個新的發展方向，從而促進學校的穩定健康發展。其中檔案管理工作是學校數據信息管理的中主要工作之一，將現代化信息技術應用到檔案管理中，加快了信息數據的整合，從而為學校的領導提供準確的信息，支撐其做出正確的決策。

3.提高了檔案管理工作的效率。一個學校在開展的日常工作中往往會產生大量的教學檔案、教務檔案以及學籍檔案等文件，這些檔案都具有重要的保存和使用價值。傳統檔案管理方式不靈活，很容易就會漏掉一些重要的數據信息。而檔案管理工作中應用電子檔案管理，那么檔案中的隱藏的信息就能夠通過計算機被發現并提取出來，從而提升了學校檔案管理的效益，推動著學校和教育事業的飛速發展。

4.共享信息數據資源。傳統的學校檔案管理方式對檔案的使用不是特別的方便，沒有實現信息數據資源的共享。而在電子檔案管理工作開展之后，對某一檔案的使用就顯得特別的方便，比如在授權之后就能通過網絡平臺來提取所需的數據信息，使工作人員隨時隨地都能參與到信息的交流和傳遞過程中，加強了學校管理人員之間的協同工作能力，全面實現了對信息數據資源的共享。

2 電子檔案自身的優勢

1.提高工作效率。學校實行電子檔案管理后，管理人員可以在電腦上對數據信息進行管理操作，就有效地提高了檔案管理的工作效率。在傳統的檔案管理方式中，學生個人信息的錄入、統計和儲存都是靠手工的方式來進行操作的。這中管理方式不但消耗了巨大的人力和時間，還不能確保信息的準確性。所以，將現代化技術應用到學校檔案管理中就形成了電子檔案管理。工作人員只需運用信息技術在電腦上對信息進行操作、保存和管理，確保檔案管理的安全性，增加檔案管理的可信度。同時，實現電子檔案管理，使得工作變得簡單、輕松，從而也提升了管理人員的工作效率。

2.提升了檔案管理質量。在傳統的學校檔案管理工作中，信息都是通過紙質檔案來保存的。這就對檔案保存的環境有著極高的要求，隨時避免因潮濕、溫度過高而造成紙質檔案的損壞。除此之外，傳統的檔案管理需要大量的紙張來記錄學生的信息，極大地增加了學校檔案管理的成本費用。在實現電子檔案管理過后，不再擔心自然環境的改變對檔案管理帶來的影響，從而節約了一定的資源，使得檔案在一個安全穩定的條件下進行著長期的存儲。

3 學校在實行電子檔案管理工作中存在的問題

1.電子檔案本身的問題

（1）存儲安全性。眾所周知，在現代化信息技術中，存在著嚴重的網絡安全問題，由于電子檔案特有的功能，一旦被盜竊，大量的數據信息就會泄漏出去，對個人形成嚴重的危害，同時也為學校帶去嚴重的損失。

（2）電子檔案中的數據信息容易丟失，傳統的紙質檔案管理中出現的錯誤，很容易就得到修正，但是當電子檔案的管理中出現的錯誤，大量的數據信息都會受到影響，而且不容易被發現，這就會造成更為嚴重的結果。當電子檔案得不到及時的維護和更新，那么數據信息就容易丟失，就會嚴重影響學校工作的開展。

（3）電子檔案不能長期使用，因為計算機的不斷發展，對于新設備電子檔案具有一定的排斥作用，不能兼用到新設備中，這就容易導致數據信息的丟失，這就使得電子檔案不能長期使用，從而增加了學校檔案管理的工作難度。

2.管理體系不夠完善

（1）學校管理人員不明白自身的職責，這些管理人員也不具備專業知識，更不清楚檔案所搜集、整理、和歸納的信息是哪些，所以在執行管理工作中，會出新一些信息重復搜集的現象，致使管理工作量增大，極大地降低了工作效率。

（2）學校檔案管理人員的管理意識不強，當前多數學校不重視檔案管理工作，也沒有反復強調檔案管理的重要性，慢慢的出現了一些消極怠慢的情緒，導致檔案管理過程中出現方方面面的問題。

（3）學校的審查監督機制還不夠完善。沒有一定的約束，就使得檔案管理比較松懈，學生檔案信息的泄露現象時有發生，嚴重阻礙了學生的發展。目前大多數學校的審查監督機制還不健全，不能有效的約束管理人員的工作態度，由于管理人員的工作疏忽，極可能對學生的發展造成嚴重的影響。

4 健全電子檔案管理體系的改進措施

1.提高電子檔案的管理意識。學校領導應認識到電子檔案管理的重要作用，積極組織開展一系列會議，以此提高工作人員的電子檔案管理意識，持續地關注電子檔案管理工作的進度，強化電子檔案管理重要性的宣傳力度，推動電子檔案管理工作落到實處，不斷探索和創新出適合電子檔案管理的方式方法。明確電子檔案管理工作的側重點，探究合適的電子檔案管理模式和方法。同時，學校還應該調動檔案管理人員的工作積極性，確保電子檔案管理工作的有序進行。

2.規范電子檔案管理的規章制度。學校電子檔案管理工作出現的問題，需要一套規范的管理制度來進行支撐解決。因此，各學校應根據國家頒布的相關法律法規條例，來制定和規范自身電子檔案管理的規章制度。學校應給予相關管理人員的管理權限，同時也需要將責任落實到個人身上，從而有效的預防和控制電子檔案的泄露和錯誤現象的發生。學校還應對電子檔案管理的規章制度內容進行完善，準確定位一些新加的電子檔案，從而提升電子檔案管理工作的效率。

3.強化電子檔案管理的監控力度。第一，學校應定期對從事電子檔案管理工作的相關人員的業務狀況進行檢查，隨時對檔案信息的錄入、分類和歸檔等過程進行監督，以此保證學校電子檔案信息的準確性和安全性，盡可能的體現電子檔案的價值；第二，成立相應的獎懲機制，對于工作出色的管理人員給予一定的物資或精神上的獎勵，反之，就進行嚴懲，從而改變管理人員的工作態度，提高電子檔案管理的工作效率。

4.及時更新電子檔案管理的設備。在軟件方面，學校應定期更新和完善電子檔案的管理系統，跟上時代發展的步伐。學校還應加強電子檔案管理系統的安全防護措施，保證電子檔案管理處在一個安全的環境，從而確保電子檔案數據信息的準確性。在硬件方面，學校應及時淘汰一些老化了的設備，在需要的前提下購買一些先進且能匹配電子檔案管理系統的設備，從而促進電子檔案管理工作的進行。

5.提升電子檔案管理人員的綜合素質。學校應加強對檔案管理人員專業和相關法律知識的培訓力度，從而提升檔案管理人員對新升級系統的全面認識，也能在檔案管理工作中充分運用法律知識，從而積極地推進學校電子檔案管理工作的進行。

參考文獻

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