現代信息技術對企業檔案管理的影響及其應用研究

寇曉衛

摘 要：現代化技術的發展和普及給人們的生活與工作帶來了巨大的轉變，同時也產生了巨大的生產推動作用，極大的強化各項工作的質效水平。尤其是當今時代信息大爆炸，企業檔案管理所需要應對的工作量極具膨脹，傳統檔案管理模式不再適合當下的實際情況，這也促使了企業檔案管理對信息技術的融合。據此，本文針對企業檔案管理信息技術的影響進行了闡述，并就信息技術在企業檔案管理中的具體應用進行了分析，希望可以有所助益。

關鍵詞：檔案；信息；資源；效率；管理

企業檔案管理的主要對象是人事信息、項目資料以及財務數據等，涉及內容復雜多樣，總量規模也十分驚人。尤其是規模較大的企業，其龐大的檔案管理工作量往往會消耗大量的資源，因此，促進現代信息技術的融入具有相當的必要性。一旦缺乏信息技術的應用，在調閱、查詢、檢索以及管理等方面的工作都會變得更加困難，這是說明了現代信息技術在企業檔案管理中應用的最大作用。

1 現代信息技術對企業檔案管理工作產生的影響

（一）有利于推動檔案管理方式的改革

現代化的信息技術進步和應用極大改變了傳統行業的運行模式，尤其是企業的檔案管理工作思維，為企業檔案管理模式帶來了全新的運行效率。這樣的促進和改善最先體現在對思維模式的沖擊之上，讓具體工作的實施人員擁有了更多的主動權，對工作效率和質量有巨大的提升。企業檔案管理工作在信息化技術引導下，改善了傳統技術條件下的思維模式，鼓勵人員將創新與發展的理念融入到實際工作中，有效改善了傳統工作模式中的不足，讓檔案管理的價值得到了最大的發揮。

（二）有利于實現對企業檔案管理的智能化

企業檔案管理工作量在信息時代得到了爆發式的發展，復雜多樣的信息數據需要通過信息化手段來進行搜集和處理，幫助企業管理人員更好的去挖掘其中的價值，促進企業成長。同時，現代信息技術本身也在不斷的成長，其中比較明顯的便是智能化水平的不斷強化。智能化的檔案管理工作具有非常明顯的優勢，可以通過設置進行快速的信息提取、采集與整合，甚至可以對使用者的意圖進行模糊邏輯的分析，更好的滿足用戶需求。讓信息和數據得到智能化的處理，對價值進行更深的挖掘，幫助企業開展更具活力的管理決策。

（三）提高檔案管理者的水平

傳統檔案管理模式相對于現代化信息技術的檔案管理，在質效水平上的差距毋庸置疑，更主要是讓從業人員的思維受到了限制。在市場不斷變化的背景下，思維僵化往往是對綜合素質最大的限制。因此，信息化檔案管理對檔案管理者的思維也帶來了一定的影響，促進管理者對先進生產和管理模式進行適應，幫助其在發展的市場中站穩腳跟，去為企業帶來更大的產出和效益。

2 現代企業檔案管理工作中的信息技術應用

（一）電子信息技術在檔案管理內容中的應用

企業檔案管理工作的內容往往具有復雜性和規模巨大的特點，傳統模式的工作主體是人力，因此，工作人員的壓力巨大，日常的檔案分類排列和定期清點就會消耗大量的精力。而信息技術的應用則有效緩解了檔案管理工作中的人員壓力，同時極大的提升了工作質效。尤其是在以下三個方面有巨大的改善：

第一是檔案文件目錄編纂、信息存儲、內容檢索等。文檔目錄是為了相關人員能夠更好進行查閱和管理而產生的，是對文檔內容的簡要介紹。信息技術的應用很大程度的提高了目錄整合的質效，而電子版的目錄編撰和展示也更加鮮明，能便捷的進行調整和改寫。

第二是檔案內容的存儲與檢索。信息技術的應用使得檔案根據隨后的電子版模式進行存儲，同時又根據存儲空間的大小進行保存。相關人員的調閱需求往往只需要運用系統檢索功能就可以產生作用，有效提高了資源調用的效率。

上述兩點屬于信息技術對傳統模式的功能優化，而檔案文件關鍵詞標引則是信息技術對職能的拓展。根據檔案文件錄入時的需求，對關鍵詞進行標注。查閱人員在搜索欄鍵入關鍵詞既可以準確進行查閱，提高了對資源的調用速率和針對性，具有非常強的適用性。

除此之外，信息技術在檔案內容管理上的應用還表現在許多方面，例如：匯總、打印以及數據分析等等，給企業檔案信息價值的最大化帶來了極大的促進，有效實現檔案管理的價值。

（二）電子信息技術在檔案信息管理系統構建中的應用

信息技術的應用也很好的促進了企業檔案信息管理系統的構建工作。企業除了可以利用信息技術的存儲功能來讓信息和數據得到保存，同時也可以通過計算機來進行系統架構，通過系統來進行信息和數據的管理。更可以利用大數據和云計算技術來對信息價值進行深度挖掘，總結以往經濟活動中的得失經驗，為今后的企業發展提供指導。

企業在實際檔案管理系統的應用中，還需要配以相應的數據庫軟件，專業的數據調用和瀏覽工具，方便相關人員進行數據查閱和分析。而檔案信息系統的建立也可以進行拓展，根據自身的需求進行功能建設，自動化目錄生產、自動分類以及數據分析等等，為檔案管理工作提供更多的可能，也為企業帶來了巨大的效益。然而，再具體的工作當中還需要秉持嚴謹而科學的工作態度，需要做好資源的備份和保護工作，防止因為任何的失誤造成不可逆的損失。

（三）電子信息技術在檔案備份與恢復中的應用

信息技術融入檔案管理工作之后，為檔案管理工作帶來了巨大的提升，同時產生許多的功能。其中，不可忽視的便是檔案保存和恢復的功能。因為檔案信息管理工作將信息和數據錄入計算機，以計算機硬盤作為載體。因此，檔案數據為了便于保存和恢復，往往會上傳云盤進行備份，或是留存相應的備用硬盤作為儲備，防止因為操作不當、系統故障以及存儲空間不足等問題所造成的檔案信息的丟失。同時，還需要防止檔案信息泄漏所帶的影響，尤其是做好系統權限的劃分，提高管理體制的執行力度。日常查閱的資源僅需要基礎權限，而秘密檔案和檔案修改則需要更高的權限，確保檔案信息處于全面的保護之下。除此之外，還需要定期對計算機系統進行更新、數據庫維護和檢查等工作，定期對云端數據進行更新。

3 結束語

信息時代高速發展的技術為企業帶來巨大的生產力發展，同時也讓不少缺乏技術應用的企業逐漸掉隊?，F代化的企業生產力強化不僅需要在業務上做好信息技術融入，同樣也需要將技術引入到包括檔案管理在內的各項工作，提高企業現代化的整體水平，強化企業的市場競爭實力。

參考文獻

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