緊跟時(shí)代，提高職業(yè)學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)

張紹康

摘 要：隨著信息技術(shù)的普及，在檔案管理中手工操作的方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理的需求。這樣，對(duì)檔案管理人員專業(yè)化程度要求越來越高，對(duì)人員的素養(yǎng)要求也越來越高。如何提高職業(yè)學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)已經(jīng)擺到議事日程中來，成為提升學(xué)校管理水平的重要方面。隨著國家對(duì)職業(yè)教育的重視，學(xué)校需要的文書等檔案也越來越多，增加了各種類型的資料。同時(shí)，各種檔案的歸類、整理、查詢等必須通過信息技術(shù)的處理，才能保證適應(yīng)學(xué)校教科研的需要。所以，提高管理人員的素質(zhì)亟待得到落實(shí)。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)校；檔案管理；素質(zhì)

一、重組管理模式，提高檔案服務(wù)質(zhì)量

現(xiàn)代管理理論認(rèn)為，管理模式?jīng)Q定工序運(yùn)行是否能夠適應(yīng)工作的良性循環(huán)。因此，重組財(cái)務(wù)、文書的管理模式，滲透新的管理理念是學(xué)校檔案管理工作勢(shì)在必行的事情。首先，要提高檔案的服務(wù)質(zhì)量就必須提高各類檔案管理工作人員的素質(zhì)。然而，傳統(tǒng)的管理模式主要就是按照資料分類來管理檔案的，按照資料類別和工序來對(duì)檔案進(jìn)行編排，設(shè)置各種相應(yīng)的部門把檔案分門別類放置。這種舊模式的工作量過于繁瑣和復(fù)雜，降低了管理效率，更加不能適應(yīng)信息化的今天。因此，我們需要先從市場(chǎng)運(yùn)作方式上找到突破。過去的檔案在分類時(shí)需要大量的人力和時(shí)間，現(xiàn)在有了網(wǎng)絡(luò)和電腦技術(shù)，管理人員只需要把采購、分類編目、數(shù)據(jù)交換結(jié)合在一起，建立信息共享服務(wù)體系，檔案使用者就可以在很快的時(shí)間內(nèi)找到相應(yīng)的資料位置，瞬間提高了工作效率。其次，設(shè)置流通、儲(chǔ)存、咨詢部門一體化的管理制度。這種一體化模式可以迅速讓使用者找到同類型的所有不同資料，最后通過對(duì)比選擇需要的資料，提高檔案的利用率和價(jià)值。要想成功的做到這樣的要求，管理人員必須認(rèn)真謹(jǐn)慎的把好每一關(guān)。管理系統(tǒng)用的精力和時(shí)間越多，才能節(jié)省的時(shí)間才越多，管理效率才會(huì)更高。

二、 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)力度

當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，服務(wù)意識(shí)是決定行業(yè)能否生存的關(guān)鍵因素。只有提高服務(wù)意識(shí)，改善服務(wù)態(tài)度，才能使行業(yè)發(fā)展健康的運(yùn)行。對(duì)于檔案和管理工作來說，讓使用者感受到溫暖、親切才是最終的目的。因此，學(xué)校相關(guān)部門不僅要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期理論學(xué)習(xí)考核，內(nèi)容包括日常工作、實(shí)踐活動(dòng)、整改工作等。同時(shí)還要開展檔案管理人員職業(yè)道德討論等，在思想上讓檔案管理人員得到重視。只有思想重視了服務(wù)意識(shí)，行動(dòng)上才會(huì)真正的落實(shí)。在平時(shí)的工作中，要教育他們要將服務(wù)對(duì)象放在第一位。重視管理的這份工作，時(shí)刻把自己當(dāng)做檔案管理的主人，全心全意的為讀者服務(wù)，從而惠及大眾。在開展思想教育的同時(shí)，也要他們做出實(shí)際行動(dòng)來證明自己。努力宣傳檔案文獻(xiàn)的重要意義，為檔案使用吸引更多的使用者。增強(qiáng)自身的職業(yè)道德素質(zhì)，最重要的是要有積極的服務(wù)態(tài)度。態(tài)度決定一切。良好的服務(wù)態(tài)度是提高服務(wù)效率的根本保證。作為一個(gè)檔案管理人員，如果只是文化素質(zhì)高、業(yè)務(wù)水平高，而沒有良好的服務(wù)態(tài)度，那一切都是空談。顧客是上帝。對(duì)于學(xué)校檔案室來說，師生就是上帝。用微笑迎接師生，盡可能滿足他們一切合理的需求，讓師生感受到閱讀的快樂。

三、 加大繼續(xù)教育，建立人員素質(zhì)提高機(jī)制

我們知道，社會(huì)在不斷地發(fā)展；人類在不斷地進(jìn)步。這是人類社會(huì)在發(fā)展過程中最基本的自然規(guī)律。所以，檔案管理必須走現(xiàn)代化管理的道路。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息的更新速度也令人咂舌，建立人員素質(zhì)提高機(jī)制是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。加大繼續(xù)教育的目的就是提升管理人員的素質(zhì)，這樣才能真正意義上做到更好的管理檔案。因此，要加大對(duì)管理人員繼續(xù)教育的力度。通過多種形式的培訓(xùn)來提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。首先，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行定期培訓(xùn)。在條件容許的情況下，派出業(yè)務(wù)素質(zhì)好的人員外出學(xué)習(xí)。其次，嚴(yán)把新近人員的質(zhì)量關(guān)?？梢詮母咝．厴I(yè)生中招考檔案管理專業(yè)或計(jì)算機(jī)專業(yè)等相關(guān)專業(yè)的優(yōu)秀學(xué)生，以保證素質(zhì)從源頭得以把關(guān)。學(xué)校應(yīng)該結(jié)合學(xué)校檔案工作的實(shí)際情況，制定并建立人員素質(zhì)提高機(jī)制，使制度在良性中循環(huán)。特別是財(cái)務(wù)、文書檔案管理工作被網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化承包著一切，這需要更高要求的專業(yè)知識(shí)。否則，就會(huì)影響檔案管理整個(gè)體系的設(shè)計(jì)。作為新時(shí)代的檔案管理人員，就要努力學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)文化知識(shí)，拓寬學(xué)習(xí)視野，增強(qiáng)社會(huì)閱歷，掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，從而為檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。

四、 改革管理機(jī)制，不斷提高檔案管理質(zhì)量

檔案管理學(xué)規(guī)律告訴我們，檔案管理學(xué)是不同學(xué)科、不同類型、不同層次綜合型學(xué)科。加上今天的信息化較高的時(shí)代，這讓管理人員在服務(wù)過程承擔(dān)了更多的角色。所以，必須改革管理機(jī)制才能提高檔案的管理質(zhì)量。這樣，必須選擇專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理人才。他必須能夠熟悉地掌握每個(gè)科目的內(nèi)容，具有高超的信息技術(shù)能力與計(jì)算機(jī)操作能力。這樣，才能把網(wǎng)絡(luò)模式做得出色，才能更好地管理好檔案。改革管理機(jī)制，首先是對(duì)管理人員的素質(zhì)提出要求，提高專業(yè)文化水平。其次，學(xué)校要敢于打破陳舊的管理模式。在建立現(xiàn)代化信息管理模式基礎(chǔ)上建立館員管理機(jī)制，制定學(xué)校培訓(xùn)計(jì)劃，設(shè)立專門的監(jiān)督工作人員定期或不定期地進(jìn)行督察，從而使每個(gè)工作人員達(dá)到要求的標(biāo)準(zhǔn)開展工作。與此同時(shí)，不斷強(qiáng)化工作人員的緊迫意識(shí)，使他們意識(shí)到只有緊跟時(shí)代的脈搏，才能不被時(shí)代淘汰。最后，把學(xué)校檔案各項(xiàng)管理工作納入學(xué)?？傮w管理規(guī)劃中去，以確保其工作在學(xué)校的各項(xiàng)管理機(jī)制中。這樣，就會(huì)主動(dòng)利用各種時(shí)間開展自學(xué)、培訓(xùn)、進(jìn)修等形式來提高自己的業(yè)務(wù)水平。從而不斷地提升自己的綜合素質(zhì)，進(jìn)而為管理檔案工作做出更大的貢獻(xiàn)。

綜合上述，提高職業(yè)學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)是為了加強(qiáng)學(xué)校信息使用的網(wǎng)絡(luò)化，為了極大地提升學(xué)校辦公的效率。這就要求我們摒棄傳統(tǒng)落后的管理模式，進(jìn)一步創(chuàng)新現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式。這樣，才能讓學(xué)校資源最大化的在學(xué)校發(fā)展中起到積極作用。因此，從提高人員素質(zhì)做起，讓學(xué)校檔案管理工作更加完善內(nèi)部秩序，從而達(dá)到優(yōu)化檔案管理工作的目的，從而真正實(shí)現(xiàn)辦公的現(xiàn)代化，達(dá)到高效工作的目的。endprint