文件材料的平時(shí)收集在檔案管理工作中的作用

卜娟娟

【摘要】本文通過單位檔案部門的文件材料在整理、歸檔過程中發(fā)現(xiàn)的一些問題進(jìn)行分析，以達(dá)到使工作人員在日常工作中注重文件材料的收集，保持文件材料的完整性和連貫性，促進(jìn)和提高檔案整理、歸檔工作效率之目的。

【關(guān)鍵詞】文件材料；收集；檔案工作；作用

機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案部門每年年初都需要對(duì)上年度單位形成的文件材料進(jìn)行收集、整理和歸檔，我們?cè)趯?duì)這些文件材料進(jìn)行具體的整理和歸檔時(shí)，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)很多文件材料存在這樣或那樣的問題，比如：文件材料內(nèi)容前后缺乏完整性，文件處理有始無終，辦理完畢的文件材料沒有及時(shí)收集上來進(jìn)行保存等，導(dǎo)致我們?cè)趯?duì)上年度的文件材料進(jìn)行整理和歸檔時(shí)，缺少相對(duì)稱和呼應(yīng)的原始材料，而使我們的工作措手不及，既浪費(fèi)大量的文件材料收集時(shí)間，又影響歸檔工作進(jìn)度。顯然，這在一定程度上影響了檔案整理、歸檔工作效率的提高。要注重文件材料的平時(shí)收集需要著手做好以下幾個(gè)方面：

一、工作人員在工作中認(rèn)真細(xì)致的態(tài)度，是做好文件材料收集工作的前提和保證

在日常工作中，尤其是單位的辦公室承擔(dān)著大量文字材料的起草、打印、裝訂和下發(fā)任務(wù)，在文件材料正式印制完畢時(shí)，工作人員就要及時(shí)對(duì)文件材料進(jìn)行篩選，把需要?dú)w檔的文件材料收集后進(jìn)行留存，以備來年對(duì)上年度文件材料歸檔時(shí)利用。如不及時(shí)收集，待需要?dú)w檔時(shí)，則很可能會(huì)遺忘；或認(rèn)為有利用價(jià)值時(shí)再收集，就不見得能馬上找到，如果現(xiàn)查找既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，給文件材料的整理和歸檔帶來一定程度的影響。因此，工作人員平時(shí)在工作中認(rèn)真細(xì)致的態(tài)度，是做好文件材料收集工作的重要前提和保證。

二、將已處理完畢的文件材料及時(shí)進(jìn)行收集，是做好檔案整理、歸檔工作不可缺少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

作為一個(gè)單位的辦公室，每天都需要對(duì)大量的文件材料進(jìn)行簽收、批辦、傳閱、催辦等，這些文件材料在經(jīng)過各個(gè)環(huán)節(jié)處理完畢后，由辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行保存。這時(shí)作為工作人員就要有責(zé)任心，將已處理完畢的文件材料進(jìn)行篩選，哪些是作為日常保管的，哪些是作為來年需要進(jìn)行整理、歸檔的，進(jìn)行大致的區(qū)別劃分和保管，盡可能保持文件材料的連貫性和完整性，做到文件材料的處理有始有終，保證其齊全、完整。因此，文件材料的收集齊全與否，在檔案整理、歸檔工作這一環(huán)節(jié)中起著關(guān)鍵性的作用。

三、主動(dòng)從文件材料形成部門工作中進(jìn)行收集，是做好檔案整理、歸檔工作不可缺少的一要素

文件材料的收集，不僅僅局限于辦公室文印工作時(shí)獲取，還可從與各部門的日常業(yè)務(wù)工作來往中取得第一手材料。一般部門在工作中形成的文件材料都是圍繞業(yè)務(wù)工作來開展的，與單位的大局息息相關(guān)，辦公室工作人員就要注意在平時(shí)與業(yè)務(wù)部門交往的過程中，多觀察、多發(fā)現(xiàn)重要的需要?dú)w檔的文件材料，多與各部門人員進(jìn)行溝通和交流，以得到各部門的大力支持和配合，盡可能多渠道地從這些部門進(jìn)行收集，以補(bǔ)充和完善我們?cè)诠ぷ髦腥笔У奈募牧稀熬€索鏈”，使文件材料的內(nèi)容更加充實(shí)和完整。由此可見，從文件材料形成部門收集材料，是檔案整理、歸檔工作中獲取材料的重要一環(huán)。

四、各部門的積極配合，是做好文件材料收集工作的有力保障

每個(gè)單位在工作中所形成的文件材料，除了考慮在日常工作中注重隨辦隨歸外，同時(shí)也離不開其他部門的積極配合。可以經(jīng)常深入基層，了解他們的工作開展情況，從提高他們對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而轉(zhuǎn)移到對(duì)文件材料收集工作重要性的理解，在工作中注意把有價(jià)值的數(shù)據(jù)、文字材料進(jìn)行提煉加工后作為檔案資料，并及時(shí)移交到單位的檔案部門。只有各部門的積極配合，才能使文件材料的收集工作得到保障。

五、利用網(wǎng)絡(luò)信息化手段，盡可能把有限的信息資源進(jìn)行收集加工，為文件材料收集多樣化提供支撐

在網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的今天，我們的辦公室系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，單位內(nèi)部各部門之間通過信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了資源共享，可以說，給我們的工作提供了極大的方便。在這種高科技的、信息化的時(shí)代，我們就要考慮借助于現(xiàn)代化的技術(shù)手段，把大量的信息資料進(jìn)行收集后進(jìn)行整理，把信息資源經(jīng)過加工變?yōu)榭衫玫奈募牧希瑸槲募牧系氖占峁└唷⒏S富的來源和渠道。

總之，文件材料的收集工作重在平時(shí)，只有提高我們對(duì)文件材料收集工作重要性的認(rèn)識(shí)，在日常工作中養(yǎng)成隨辦隨歸的好習(xí)慣，才能使我們每個(gè)單位的檔案部門在對(duì)文件材料進(jìn)行整理、歸檔時(shí)，文件材料的內(nèi)容既完整又保持連貫性，工作起來也才會(huì)得心應(yīng)手，從而達(dá)到提高檔案整理、歸檔工作效率之目的。endprint