高校檔案人員隊伍建設(shè)探討

王雅南

【摘 要】高校檔案的全宗，是全校各部門、各院系歸檔的全部文件資料。因此，高校檔案工作人員，由全校的各部門、各院系負責(zé)檔案工作的專、兼職檔案員組成。高校應(yīng)建立在校長領(lǐng)導(dǎo)下，以檔案機構(gòu)為核心，各部門、院系、課題組、項目組等專、兼職檔案人員為基礎(chǔ)的高校檔案工作體系。人是決定高校檔案工作系統(tǒng)有效運行的根本因素，高校要優(yōu)化檔案人員隊伍，以保障高校檔案工作的科學(xué)性、合理性和高效性。

【關(guān)鍵詞】高等學(xué)校；檔案人員；隊伍建設(shè)；機構(gòu)設(shè)置

0 引言

所謂高校檔案，是指高校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新等活動中直接形成的對師生、學(xué)校、社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高校檔案的全宗，是全校各部門、各院系歸檔的全部文件資料。因此，高檔檔案工作人員，由全校的各部門、各院系負責(zé)檔案工作的專、兼職檔案員組成。高校應(yīng)建立在校長領(lǐng)導(dǎo)下，以檔案機構(gòu)為核心，各部門、院系、課題組、項目組等專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的高校檔案工作體系。人是決定高校檔案工作系統(tǒng)有效運行的根本因素，優(yōu)化高校檔案人員隊伍，以保障高校檔案工作的科學(xué)性、合理性和高效性。以下，就高校檔案人員隊伍建設(shè)進行探討。

1 領(lǐng)導(dǎo)重視，建全檔案組織機構(gòu)及人員配備

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，落實責(zé)任。

高校檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是高等教育事業(yè)科學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)，高校檔案工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，高校應(yīng)將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，層層落實，納入人員崗位職責(zé)，加強檔案人員隊伍建設(shè)，提高檔案管理效率。

1.2 人員充足，有效管理。

高校檔案館全宗由高校各院系、各部門收集歸檔的文件材料構(gòu)成，高校實行檔案材料形成單位 、課題組立卷的歸檔制度。因此，高校各部門、各院系、課題組、項目組都應(yīng)配備足夠的專職或兼職檔案工作人員進行檔案管理。

1.3 實行檔案人員崗位責(zé)任制

高校檔案工作要建立檔案人員崗位責(zé)任制，制定專、兼職檔案員的崗位責(zé)任制度，如，四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院制定了《檔案館職責(zé)》、《檔案館崗位設(shè)置》、《檔案館館長崗位職責(zé)》《檔案館綜合管理崗位職責(zé)》、《檔案館技術(shù)管理崗位職責(zé)》、《檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)崗位職責(zé)》、《兼職檔案員崗位職責(zé)》、《校史陳列館管理崗位職責(zé)》。

1.4 建立建全檔案組織機構(gòu)

高校要建立建全學(xué)校檔案機構(gòu)，并配備專、兼職檔案人員且相對穩(wěn)定。高校檔案機構(gòu)是學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)管理部門，包括檔案館或綜合檔案室。實行多校區(qū)管理的高校、高校附屬單位（包括附屬醫(yī)院、校辦企業(yè)等）可以根據(jù)實際情況設(shè)立檔案分室。檔案館或檔案分室要有專職檔案員，其崗位人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。各院系、各部門都要指定專職或兼職檔案人員，兼職檔案人員應(yīng)在崗位職責(zé)中明確其檔案工作任務(wù)，并保持穩(wěn)定性。

如學(xué)四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院2008年成立檔案館以來，逐漸建立健全學(xué)校檔案機構(gòu)，各單位、各院系都并配備了兼職檔案人員。目前全院形成了檔案館4名專職、37名兼職檔案員組成的檔案機構(gòu)和人員隊伍。

1.5 檔案工作人員形成檔案工作系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)

高校檔案工作要形成由校長領(lǐng)導(dǎo)、主管副校長協(xié)助負責(zé)；各部門、各院系正職領(lǐng)導(dǎo)為本部門檔案工作直接責(zé)任人；由檔案館專職檔案員對全校檔案工作進行組織、協(xié)調(diào)和管理，各教學(xué)系、學(xué)院、各部門兼職檔案員配合完成的系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，即高校檔案工作系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，如圖1所示：圖中的各部門、各教學(xué)系部、各學(xué)院只是列舉了部分，各高校應(yīng)根據(jù)本校情況制定檔案工作系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。

2 檔案人員結(jié)構(gòu)合理，隊伍穩(wěn)定

2.1 檔案員自身知識與技能結(jié)構(gòu)

檔案管理是一門專業(yè)技術(shù)工作，高校檔案人員，特別是專職檔案人員，要具備較全面的知識結(jié)構(gòu)。不但要有檔案、文書專業(yè)知識，還要具備歷史學(xué)、文學(xué)、行政管理學(xué)、寫作能力、計算機科學(xué)與技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)運用與技術(shù)、溝通協(xié)作能力等豐富的知識與能力。總之，高校檔案人員應(yīng)具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代檔案工作發(fā)展需要。

2.2 全校檔案人員構(gòu)成合理

高校檔案機構(gòu)人員結(jié)構(gòu)，在工種上，需要后勤工勤人員、黨政管理人員、專業(yè)技術(shù)人員；在職稱上，中級以上的專業(yè)技術(shù)職務(wù)不能低于50%；在文化程度上管理人員和專業(yè)技術(shù)人員不能低于大專業(yè)學(xué)歷；在年齡上，老、中、青三結(jié)合，并通過老帶新方式保證檔案資源體系管理的完整性、持續(xù)性和有效性。

2.3 檔案人員保持長期穩(wěn)定

高校普遍存在兼職檔案人員的流動性問題，嚴重影響了檔案歸檔的數(shù)量和質(zhì)量。由于高校檔案，特別是科研、教學(xué)、招生檔案的原始性和連續(xù)性，要求檔案工作人員隊伍要保持穩(wěn)定，才能更好地完成逐年檔案的積累和準確歸檔。

3 引進人才，提高檔案人員隊伍素質(zhì)

3.1 選好人

高校檔案機構(gòu)要有計劃，有目的地招聘、引進選拔檔案管理人才。按照人員結(jié)構(gòu)要求，重點是本科以上檔案專業(yè)學(xué)歷的人才，其次是相關(guān)學(xué)科的高層次人才。可以是高學(xué)歷的畢業(yè)生招聘，也可以是高職稱專業(yè)技術(shù)人員的引進，把最優(yōu)秀的人才選拔到最合適的崗位上去。選人，是提高檔案人員素質(zhì)的關(guān)鍵，拒絕照顧性的調(diào)入檔案人員。

3.2 用好人

高校檔案館機構(gòu)在選好人才的基礎(chǔ)上，合理用人是提高檔案工作效率的重要環(huán)節(jié)。用人要堅持任人為賢，人盡其才，才盡其用和能者上、平者讓、庸者下的用人原則。充分發(fā)揮人才在檔案隊伍中的領(lǐng)軍作用和檔案管理工作中的推動作用。

3.3 留住人

高校檔案工作人員，既是管理員也是專業(yè)技術(shù)人員，要實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制，享受學(xué)校同級別教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。對引進的人才，更是要有生活、工作上的相關(guān)照顧政策，讓他們留在檔案機構(gòu)，安心從事高校檔案工作。留住人才，是高校檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的生機活力。endprint

4 外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)，拓展檔案人員知識視野

4.1 舉行定期培訓(xùn)

高校檔案館要開展高校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要有計劃地組織檔案工作人員地參加縣、市（州）、省、國家級各級檔案機構(gòu)組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如中央檔案館國家檔案局2017年度檔案教育培訓(xùn)項目、四川省檔案局舉辦的全省第27期檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)班、瀘州市檔案局舉辦的2017年檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)班、汶川縣檔案局舉辦的檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)班等定期檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)班，不斷更新專、兼職檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識。

4.2 參加學(xué)術(shù)交流

不定期參加各檔案機構(gòu)，包括各級地方檔案機構(gòu)和高校檔案機構(gòu)、檔案工作協(xié)會組織的學(xué)術(shù)講座、學(xué)術(shù)年會、交流會等。開展學(xué)術(shù)交流，提高檔案人員學(xué)術(shù)水平。

4.3 組織參觀學(xué)習(xí)

到各高校檔案館、校史陳列館、大學(xué)科技園；各級地方檔案館、博物館、圖書館等相關(guān)單位觀摩學(xué)習(xí)，開掘業(yè)務(wù)視野。

5 內(nèi)部學(xué)習(xí)培養(yǎng)，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平

高校要采取多種手段，靈活多樣的學(xué)習(xí)培養(yǎng)方式，培養(yǎng)和提高檔案人員隊伍的綜合素質(zhì)、知識水平和業(yè)務(wù)能力，助推檔案人員從新手→熟手→能手→管理高手，從而建設(shè)一支強大的高校檔案人員隊伍。如，① 老帶新培養(yǎng)：熟練的檔案管理人員與新檔案人，一對一傳送檔案管理方法與工作經(jīng)驗，使其快速進入工作狀態(tài)；② 集中學(xué)習(xí)培訓(xùn)：高校檔案機構(gòu)可定期舉辦年度專、兼職檔案人員培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識和檔案法規(guī)；③ 長期的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)：高校檔案機構(gòu)要堅持組織專職檔案員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，兩周一次，或者一月一次，長期堅持；④ 專題講座：檔案館高級職稱的人員可開講座，進行思想交流，碰撞學(xué)術(shù)火花；⑤ 現(xiàn)場培養(yǎng)：檔案機構(gòu)專職檔案員到各檔案分室或各部門、各院系指導(dǎo)檔案人員正確收集、整理、移交、歸檔等檔案管理流程，培養(yǎng)檔案整理能手、高手；⑥ 在線指導(dǎo)：通過傳統(tǒng)的電話和新興的網(wǎng)絡(luò)即時通訊工具，如專、兼職檔案人員QQ群等，及時資訊、解答檔案工作中的問題，提高檔案人員解決問題的能力；另外，案例解析，演示檔案管理系統(tǒng)操作方法，比賽檔案裝訂、著錄、調(diào)取等業(yè)務(wù)操作技能、網(wǎng)絡(luò)答題、現(xiàn)場搶答……. 等等喜聞樂見，容易參與，效果明顯的形式與活動都是提高檔案人員管理水平、業(yè)務(wù)技能，優(yōu)化高校檔案人員隊伍建設(shè)的有效措施。

【參考文獻】

[1]四川省教育廳，四川省檔案局.四川省高等學(xué)校檔案管理辦法實施細則[S].川教〔2017〕11號.2017.02.13.

[2]教育部，國家檔案局.高等學(xué)校檔案管理辦法[S].中華人民共和國教育部令第27號.2008.08.20.

[3]中華人民共和國檔案局http：//www.saac.gov.cn/[檢索日期]2017-10-28.

[4]四川省檔案局http：//www.scsdaj.gov.cn/ [檢索日期]2017-10-28.endprint