高校檔案人員隊伍建設探討

王雅南

【摘 要】高校檔案的全宗，是全校各部門、各院系歸檔的全部文件資料。因此，高校檔案工作人員，由全校的各部門、各院系負責檔案工作的專、兼職檔案員組成。高校應建立在校長領導下，以檔案機構為核心，各部門、院系、課題組、項目組等專、兼職檔案人員為基礎的高校檔案工作體系。人是決定高校檔案工作系統有效運行的根本因素，高校要優化檔案人員隊伍，以保障高校檔案工作的科學性、合理性和高效性。

【關鍵詞】高等學校；檔案人員；隊伍建設；機構設置

0 引言

所謂高校檔案，是指高校在人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承創新等活動中直接形成的對師生、學校、社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高校檔案的全宗，是全校各部門、各院系歸檔的全部文件資料。因此，高檔檔案工作人員，由全校的各部門、各院系負責檔案工作的專、兼職檔案員組成。高校應建立在校長領導下，以檔案機構為核心，各部門、院系、課題組、項目組等專兼職檔案人員為基礎的高校檔案工作體系。人是決定高校檔案工作系統有效運行的根本因素，優化高校檔案人員隊伍，以保障高校檔案工作的科學性、合理性和高效性。以下，就高校檔案人員隊伍建設進行探討。

1 領導重視，建全檔案組織機構及人員配備

1.1 領導重視，落實責任。

高校檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是高等教育事業科學發展的重要依據，高校檔案工作是學校重要的基礎性工作，高校應將檔案工作納入領導議事日程，層層落實，納入人員崗位職責，加強檔案人員隊伍建設，提高檔案管理效率。

1.2 人員充足，有效管理。

高校檔案館全宗由高校各院系、各部門收集歸檔的文件材料構成，高校實行檔案材料形成單位 、課題組立卷的歸檔制度。因此，高校各部門、各院系、課題組、項目組都應配備足夠的專職或兼職檔案工作人員進行檔案管理。

1.3 實行檔案人員崗位責任制

高校檔案工作要建立檔案人員崗位責任制，制定專、兼職檔案員的崗位責任制度，如，四川建筑職業技術學院制定了《檔案館職責》、《檔案館崗位設置》、《檔案館館長崗位職責》《檔案館綜合管理崗位職責》、《檔案館技術管理崗位職責》、《檔案館業務指導崗位職責》、《兼職檔案員崗位職責》、《校史陳列館管理崗位職責》。

1.4 建立建全檔案組織機構

高校要建立建全學校檔案機構，并配備專、兼職檔案人員且相對穩定。高校檔案機構是學校檔案工作的業務管理部門，包括檔案館或綜合檔案室。實行多校區管理的高校、高校附屬單位（包括附屬醫院、校辦企業等）可以根據實際情況設立檔案分室。檔案館或檔案分室要有專職檔案員，其崗位人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。各院系、各部門都要指定專職或兼職檔案人員，兼職檔案人員應在崗位職責中明確其檔案工作任務，并保持穩定性。

如學四川建筑職業技術學院2008年成立檔案館以來，逐漸建立健全學校檔案機構，各單位、各院系都并配備了兼職檔案人員。目前全院形成了檔案館4名專職、37名兼職檔案員組成的檔案機構和人員隊伍。

1.5 檔案工作人員形成檔案工作系統網絡

高校檔案工作要形成由校長領導、主管副校長協助負責；各部門、各院系正職領導為本部門檔案工作直接責任人；由檔案館專職檔案員對全校檔案工作進行組織、協調和管理，各教學系、學院、各部門兼職檔案員配合完成的系統的檔案管理網絡，即高校檔案工作系統網絡，如圖1所示：圖中的各部門、各教學系部、各學院只是列舉了部分，各高校應根據本校情況制定檔案工作系統網絡。

2 檔案人員結構合理，隊伍穩定

2.1 檔案員自身知識與技能結構

檔案管理是一門專業技術工作，高校檔案人員，特別是專職檔案人員，要具備較全面的知識結構。不但要有檔案、文書專業知識，還要具備歷史學、文學、行政管理學、寫作能力、計算機科學與技術、網絡運用與技術、溝通協作能力等豐富的知識與能力。總之，高校檔案人員應具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能，以適應網絡時代檔案工作發展需要。

2.2 全校檔案人員構成合理

高校檔案機構人員結構，在工種上，需要后勤工勤人員、黨政管理人員、專業技術人員；在職稱上，中級以上的專業技術職務不能低于50%；在文化程度上管理人員和專業技術人員不能低于大專業學歷；在年齡上，老、中、青三結合，并通過老帶新方式保證檔案資源體系管理的完整性、持續性和有效性。

2.3 檔案人員保持長期穩定

高校普遍存在兼職檔案人員的流動性問題，嚴重影響了檔案歸檔的數量和質量。由于高校檔案，特別是科研、教學、招生檔案的原始性和連續性，要求檔案工作人員隊伍要保持穩定，才能更好地完成逐年檔案的積累和準確歸檔。

3 引進人才，提高檔案人員隊伍素質

3.1 選好人

高校檔案機構要有計劃，有目的地招聘、引進選拔檔案管理人才。按照人員結構要求，重點是本科以上檔案專業學歷的人才，其次是相關學科的高層次人才。可以是高學歷的畢業生招聘，也可以是高職稱專業技術人員的引進，把最優秀的人才選拔到最合適的崗位上去。選人，是提高檔案人員素質的關鍵，拒絕照顧性的調入檔案人員。

3.2 用好人

高校檔案館機構在選好人才的基礎上，合理用人是提高檔案工作效率的重要環節。用人要堅持任人為賢，人盡其才，才盡其用和能者上、平者讓、庸者下的用人原則。充分發揮人才在檔案隊伍中的領軍作用和檔案管理工作中的推動作用。

3.3 留住人

高校檔案工作人員，既是管理員也是專業技術人員，要實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校同級別教學、科研和管理人員同等待遇。對引進的人才，更是要有生活、工作上的相關照顧政策，讓他們留在檔案機構，安心從事高校檔案工作。留住人才，是高校檔案事業持續發展的生機活力。endprint

4 外出培訓學習，拓展檔案人員知識視野

4.1 舉行定期培訓

高校檔案館要開展高校檔案工作人員的業務培訓。要有計劃地組織檔案工作人員地參加縣、市（州）、省、國家級各級檔案機構組織的檔案業務培訓，如中央檔案館國家檔案局2017年度檔案教育培訓項目、四川省檔案局舉辦的全省第27期檔案業務人員培訓班、瀘州市檔案局舉辦的2017年檔案業務人員培訓班、汶川縣檔案局舉辦的檔案業務人員培訓班等定期檔案業務人員培訓班，不斷更新專、兼職檔案工作人員的業務知識。

4.2 參加學術交流

不定期參加各檔案機構，包括各級地方檔案機構和高校檔案機構、檔案工作協會組織的學術講座、學術年會、交流會等。開展學術交流，提高檔案人員學術水平。

4.3 組織參觀學習

到各高校檔案館、校史陳列館、大學科技園；各級地方檔案館、博物館、圖書館等相關單位觀摩學習，開掘業務視野。

5 內部學習培養，提高檔案人員業務水平

高校要采取多種手段，靈活多樣的學習培養方式，培養和提高檔案人員隊伍的綜合素質、知識水平和業務能力，助推檔案人員從新手→熟手→能手→管理高手，從而建設一支強大的高校檔案人員隊伍。如，① 老帶新培養：熟練的檔案管理人員與新檔案人，一對一傳送檔案管理方法與工作經驗，使其快速進入工作狀態；② 集中學習培訓：高校檔案機構可定期舉辦年度專、兼職檔案人員培訓班，學習業務知識和檔案法規；③ 長期的業務學習：高校檔案機構要堅持組織專職檔案員進行業務學習，兩周一次，或者一月一次，長期堅持；④ 專題講座：檔案館高級職稱的人員可開講座，進行思想交流，碰撞學術火花；⑤ 現場培養：檔案機構專職檔案員到各檔案分室或各部門、各院系指導檔案人員正確收集、整理、移交、歸檔等檔案管理流程，培養檔案整理能手、高手；⑥ 在線指導：通過傳統的電話和新興的網絡即時通訊工具，如專、兼職檔案人員QQ群等，及時資訊、解答檔案工作中的問題，提高檔案人員解決問題的能力；另外，案例解析，演示檔案管理系統操作方法，比賽檔案裝訂、著錄、調取等業務操作技能、網絡答題、現場搶答……. 等等喜聞樂見，容易參與，效果明顯的形式與活動都是提高檔案人員管理水平、業務技能，優化高校檔案人員隊伍建設的有效措施。

【參考文獻】

[1]四川省教育廳，四川省檔案局.四川省高等學校檔案管理辦法實施細則[S].川教〔2017〕11號.2017.02.13.

[2]教育部，國家檔案局.高等學校檔案管理辦法[S].中華人民共和國教育部令第27號.2008.08.20.

[3]中華人民共和國檔案局http：//www.saac.gov.cn/[檢索日期]2017-10-28.

[4]四川省檔案局http：//www.scsdaj.gov.cn/ [檢索日期]2017-10-28.endprint