高校檔案管理信化系統需求與設計分析

姚秀峰

摘 要：隨著高校數字化建設的快速發展，高校檔案管理信息化建設也成為我國高校信息化建設浪潮的重要組成部分。本文針對高校檔案管理中數據篩選、收集與保存等方面的內容，采用先進的設計理念，建立適合高校檔案管理的信息化系統，進而實現高校檔案管理的收集、查閱與銷毀的全過程信息化管理。

關鍵詞：高校檔案管理；信息化建設；系數設計

1.高校檔案管理信息化系統需求分析

（1）總體業務描述

檔案管理是一門涉及多學科知識的工作，需要多部門協調來提高工作效率。對高校檔案管理工作實踐進行調查發現，高校檔案類型主要包括以下幾個部分，即黨群類檔案、教學類檔案、行政類檔案、財會類檔案、基建類檔案、科研類檔案、出版類檔案以及外事類檔案等。不同類型的檔案游客進行細分，比如教學類檔案有可細分為本專科學生教學檔案、研究生檔案、教學綜合類檔案、成人教育與網絡教育檔案等。

由此可見，高校檔案管理事項復雜的系統工程，并且隨著近些年來高校規模的不斷擴大，教育任務的不斷繁重，傳統模式的檔案管理工作已經不能滿足需要，這就需要引入信息化系統，提高高校檔案管理工作效率。高校檔案管理信息化系統的總體業務學生檔案管理業務與其他檔案管理業務，因為對于高校而言，學生檔案占據較大的比例，除此之外的其他檔案則在一定程度上又有很大的相似度。高校檔案管理信息化系統的總體業務一般包括信息的分散采集、檔案信息錄入、檔案審核、檔案修改、檔案保存、檔案銷毀、檔案利用等。

（2）系統需要解決的問題

高校檔案管理信息化系統是面向整個高校檔案管理工作的，信息化系統要保持檔案數據的一致性與完整性，還應具備較高的檔案管理的負荷能力。高校檔案管理信息化系統要解決以下幾個方面的問題：

一是對檔案管理的不同相關人員，要能夠提供有效的服務，方便用戶，加強管理監督力度；二是對于龐大的檔案數據看，如果業務要素有所不同，尤其是部分檔案需要特別的個性化定制，則信息化系統如何提供良好的可定制的接口，這是高校檔案管理信息化系統實現各子系統兼容的關鍵；三是對于高校檔案而言，其數據量巨大，而且還需要較高的安全、可靠性，因此檔案管理信息化系統如何保證數據的可靠性、安全性、完整性、可維護性、可恢復性等要求，以及如何保證數據轉庫過程中的數據一致性，以及數據轉庫中的效率，這些是高校檔案管理信息化系統需要解決的問題；四是檔案管理作為學生信息的保存的最后環節，對大量數據需要匯總、分析，如何讓系統能夠對數據進行有效的整合和數據挖掘，為管理者提供有效決策的依據，這是檔案利用的關鍵。

在解決上述問題的基礎上，高校檔案管理信息化系統要實現以下目標：一是功能全面，二是界面友好、操作簡單，三是建立一套完善的通用業務處理系統，并建立相應完整的業務數據字典，以適應不同業務數據的擴充，四是實現信息共享，部門協同工作，五是建立完善的業務分析模型。

（3）系統需求分析

軟件開發的目標是在預算范圍內按時開發符合客戶真正需要的高質量軟件，需求分析主要通過建立模型的方式對用戶的實際需求進行描述，分析用戶需求，需要執行以下活動：

一是描述系統的總體結構，構建高校檔案管理的整體流程，以實現嚴格的流程控制，高校檔案管理的流程為：文件收集→預立卷（電子文件邏輯歸檔）→分類與整理→案卷與文件信息著錄→檔案業務人員審核與鑒定→檔案移交（邏輯、物理移交）→檔案編制檔號→檔案入庫→檔案借閱。二是建立檔案管理信息化系統的需求模型，對系統需求按照步驟進行分析。三是通過原型、頁面或其他方式向用戶提供可視化界面，用戶可以對需求做出自己的評價。

對于高校檔案管理信息化系統而言，在系統功能性需求方面，需要實現檔案收集功能，系提供要入黨的實體檔案，對實體檔案進行數據轉換，進行信息歸檔，之后系統提供檔案管理功能，包括管理員相關功能與使用者相關功能。對于非功能性需求而言，要滿足適用性、可靠性、性能、可支持性等要求。

2.系統功能框架設計

（1）系統功能架構

結合高校檔案管理信息化系統的功能需求分析，以及當前高校檔案管理工作的實踐，本文設計的高校檔案管理信息化系統功能架構共分為三層，即業務規則模塊、檔案管理層、平臺層。

業務規則模塊共分為四個部分，即高校原有檔案管理、教學檔案管理、行政檔案管理與黨群檔案管理。平臺層分為三層，第一層包括三個系統共用的功能，即規則引擎、工作流、用戶界面管理系統；第二層處理基本請求以及所有業務的調用；第三層提供公共服務，包括權限管理、通信服務、查詢服務、群組管理、統計分析、通知服務等，以及一個OA模塊。檔案管理模塊則主要實現檔案管理人員的最通用、基本的操作功能，比如查詢、修改等。

在檔案管理的系統功能結構方面，包括案卷目錄錄入、卷內目錄錄入、檔案建立、檔案審核、檔案移交、庫房管理與檔案銷毀。在高校檔案管理中，教學檔案管理是重點，因此專門針對教學檔案設置教學檔案管理子系統，包括四個功能子系統，即教學綜合檔案管理子系統、全日制本專科生檔案管理子系統、研究生答案管理子系統、成人教育與網絡教育檔案管理子系統。在每個子系統中，需要實現建檔、移交、轉檔、銷毀、查閱、修改等功能。

（2）系統功能設計

高校檔案管理信息化系統中的學生檔案管理部分是重點與關鍵，其功能實現主要包括以下幾個方面：

一是學生信息遷移設計，要根據答案管理中學生信息的獲取方式與流程進行設計。在不同的階段，學生的檔案信息內容不同，因此在建立的學生檔案數據庫中，按照學生從入學到畢業的流程，將信息錄入數據庫分為四個階段，即招生階段、培養階段、學位階段、畢業階段，并詳細設計源表保存信息與需存檔信息的功能框架。

二是數據代碼轉換設計，由于學生信息多存在關系數據庫中，為避免數據冗余，很多信息是以數據字典方式存在，因此針對這種情況，數據代碼的編碼要求有效性與一致性，確保學生管理信息系統與檔案管理數據庫保持高度一致。編碼按照高校實際情況，有些需要按照要求引用現行的國家標準編碼，有些則要結合學校特色進行特殊編碼。

三是類結構設計，在系統開發中，包圖是一個重要的工具，在高校檔案管理信息化系統設計中，需要清晰地劃分，同時也要滿足XP開發方法的Small Release原則，和團隊并行開發要求。

四是數據庫設計，根據高校檔案管理中的實體，建立實體之間的關系，比如一對一、一對多、多對一、多對多。以教學綜合檔案中的學生畢業檔案為例，數據庫中包含以下主要信息表：教學案卷目錄信息表、教學卷內目錄信息表、課程信息表、學生成績信息表、學位論文信息表、論文基本信息表、論文評閱書表、論文答辯信息表等。

檔案管理信息化建設是高校綜合管理水平的體現，提高檔案管理信息化水平，建立檔案管理信息化系統具有積極的意義。

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