對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的思考

吳鐵東

摘要：紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期將互為補(bǔ)充，取長(zhǎng)補(bǔ)短，長(zhǎng)期并存。紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案保存反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、紙質(zhì)檔案獨(dú)特的傳統(tǒng)價(jià)值

所謂紙質(zhì)檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案，它具有獨(dú)特的原始性、安全性、利用的直接性和憑證作用的價(jià)值。

1、原始性。檔案具有原始性，這是檔案和其它文獻(xiàn)的根本區(qū)別所在。檔案的原始性是檔案最主要的特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案完美體現(xiàn)了檔案這一本質(zhì)特征。紙質(zhì)檔案的原始性體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和純潔性。

2、安全性。紙質(zhì)檔案相對(duì)于電子檔案來說，其安全性更穩(wěn)定。紙質(zhì)檔案形成后，原件中的內(nèi)容和形成的特征不會(huì)發(fā)生變化，在保密方面紙質(zhì)檔案更容易保守秘密，只要看住檔案不丟失、不傳遞便能做到，另外，紙質(zhì)檔案相對(duì)電子檔案來說，如果保管妥善的話其保存時(shí)間更長(zhǎng)。

3、利用的直接性。紙質(zhì)檔案一目了然，無需借助任何輔助手段，這種利用的直接性，使紙質(zhì)檔案和利用者之間沒有任何障礙。

4、憑證作用。紙質(zhì)檔案是以符合證據(jù)性要求而產(chǎn)生并得以保存的，存在唯一性使紙質(zhì)檔案的原始性容易被確定，這也是作為憑證作用的根本原因所在。

二、電子檔案獨(dú)有高新技術(shù)的價(jià)值

電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)（如磁帶、磁盤、光盤）上的檔案，作為高新技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案越來越引起人們的關(guān)注和重視。電子檔案獨(dú)有信息的可變性、信息的共享性、信息的復(fù)用性、信息傳遞的快捷性等高新技術(shù)特點(diǎn)。

1、信息的可變性。電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，可以直接由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理快捷、方便，又能節(jié)省時(shí)間。電子檔案的可操作性使利用者可以把獲得的信息變活，讓它們?yōu)樽约旱母鞣N需要服務(wù)。利用者可以要求計(jì)算機(jī)對(duì)文件中的信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印或復(fù)制，將這些信息轉(zhuǎn)換成自己需要的形式，而紙質(zhì)檔案在這些方面不具備這些優(yōu)點(diǎn)。

2、信息的共享性。電子檔案的可共享性，使得檔案可能供所有需要它的人共享，這就打破了紙質(zhì)檔案利用傳統(tǒng)方法實(shí)現(xiàn)信息共享的局限。

3、信息的復(fù)用性。對(duì)電子檔案的重復(fù)利用不會(huì)在它身上留下老化的痕跡，一份電子檔案無論多少次在計(jì)算機(jī)屏幕上被顯示，或者有多少次被打印在紙上，都不會(huì)導(dǎo)致它的信息受到任何損失和破壞，正當(dāng)?shù)睦没顒?dòng)不會(huì)對(duì)電子檔案的信息壽命產(chǎn)生一絲一毫的傷害。

4、信息傳遞的快捷性。電子檔案可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地快速利用電子檔案內(nèi)的信息。電子檔案在現(xiàn)代信息傳播技術(shù)條件下，利用極為方便，利用者不用到檔案室來，在任何地方一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上，都可以利用檔案館的開放檔案，這樣大大提高了檔案的利用率。

三、信息化時(shí)代實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存科學(xué)性、合理性的有效措施

在電子檔案歸檔保存時(shí)將相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案也一并保存，紙質(zhì)檔案具備的長(zhǎng)久保存和真實(shí)可靠的優(yōu)勢(shì)，電子檔案有檢索速度快、存儲(chǔ)密度小的優(yōu)越性能。這就決定了紙質(zhì)檔案和電子檔案必須共存，并且同步發(fā)展和管理。

1、檔案管理人需具備完整的檔案管理知識(shí)

由于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛，很多老一輩檔案工作人員對(duì)新鮮事物接受速度比較慢，對(duì)電子檔案的操作流程并不理解，這就要求對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，使其具備完整的檔案管理知識(shí)。

而檔案管理人員自身必須更新自己的觀念，接受電子檔案，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。在增強(qiáng)自身檔案管理方面的知識(shí)的同時(shí)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基礎(chǔ)知識(shí)，并運(yùn)用到日常檔案管理工作之中。

2、電子檔案全過程管理

由于電子檔案非常依賴其設(shè)備和軟件，因此要對(duì)電子檔案做到全過程管理，也就要求檔案管理部門在電子檔案的制作形成、歸納整理和保管應(yīng)用等全過程發(fā)揮作用。檔案管理部門中應(yīng)設(shè)有專門人員負(fù)責(zé)電子檔案的存儲(chǔ)和登記，實(shí)現(xiàn)辦公和檔案管理相結(jié)合，以便于日后電子檔案的管理和利用。

3、同步歸檔

由于電子檔案所具備的法律效力尚不明確，而且自身有一些缺陷，為了避免造成不可挽回的損失，對(duì)于同一內(nèi)容的電子檔案和紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)同步接收歸檔。比如，大學(xué)畢業(yè)生的檔案移交問題，因?yàn)闄n案對(duì)于大學(xué)生之后的發(fā)展起著非常重要的作用，所以在畢業(yè)時(shí)，人才市場(chǎng)等負(fù)責(zé)檔案移交的部門會(huì)做到將紙質(zhì)檔案和電子檔案同步接收和歸檔，不僅保證檔案內(nèi)容的完整和準(zhǔn)確，還能使檔案更為長(zhǎng)久地保存。

同步歸檔可以讓電子檔案和紙質(zhì)檔案達(dá)到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的目的，更能揚(yáng)長(zhǎng)避短，避免出現(xiàn)不必要的損失。

4、建立聯(lián)系

電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式能夠更加有效地保管和利用檔案內(nèi)容，為了能夠把兩者配合使用，應(yīng)當(dāng)在兩者之間建立相應(yīng)的聯(lián)系。

如果目前庫存中有大量的紙質(zhì)檔案，而電子檔案內(nèi)容很少，那么在條件允許的情況下，可以將紙質(zhì)檔案中重要的內(nèi)容進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換，制作成為電子檔案，并把兩者同時(shí)歸檔；如果只有電子檔案，可以選擇電子檔案中永久保存的重要部分打印出來，轉(zhuǎn)換成為紙質(zhì)檔案，這樣如果電子檔案的設(shè)備不小心損壞，電子檔案失去價(jià)值，還存有的紙質(zhì)檔案就可以發(fā)揮作用，挽回一些損失。

在電子檔案和紙質(zhì)檔案之間可以利用數(shù)據(jù)庫和軟件建立通道，使得二者結(jié)合，實(shí)現(xiàn)方便快速的檢索和有效的管理應(yīng)用。

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