電力企業(yè)辦公室行政管理工作的角色及效率

文/趙惕煌， 國網(wǎng)衡山縣供電分公司

1 辦公室行政管理的內(nèi)容

在市場經(jīng)濟迅速發(fā)展的今天，各個企業(yè)逐步走向了精細化管理的模式，對于提升工作質(zhì)量起到了重要作用，但是辦公室行政管理的工作量越來越大，需要注意的細節(jié)問題也日益增多，其工作內(nèi)容突出表現(xiàn)在三個方面：檔案管理、文書管理、會議管理。首先，檔案管理在辦公室檔案保管中起著不可忽視的作用，由于企業(yè)各個部門的檔案基本上都是通過辦公室進行保存，還要做好檔案分類工作。同時，辦公室保管的檔案包含視頻、錄像、照片等文字資料，囊括收集檔案、審查檔案、整理檔案、使用檔案等眾多內(nèi)容。其次，文書管理，即辦公室工作人員必須做好企業(yè)各個部門的文書收取、歸類、文件發(fā)布、文件儲存等工作，相關(guān)人員處理該部分文件時也不能千篇一律，應(yīng)當針對不同的文書進行不同的存檔和處理方式，同時還要嚴格依據(jù)文件性質(zhì)進行整理和歸納，做好仔細劃分文件，處理程序要科學(xué)合理，實現(xiàn)工作的高效率。最后，會議管理，即辦公室需要做好會議登記等相關(guān)內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上進一步加強會議審核機制與報批機制。當然，為了深入做好辦公室會議管理工作，還必須加強辦公人員的分工與統(tǒng)計，分配好會議進度，加強會議記錄質(zhì)量，不斷提升會議效率和效果。

2 電力企業(yè)辦公室行政管理工作的“角色”

2.1 規(guī)劃實行中的參謀角色

電力企業(yè)的運行與發(fā)展離不開規(guī)劃方案的實施，而具體實施中辦公室行政管理工作扮演著重要的參謀角色。辦公室人員有機會深入了解基層工作現(xiàn)狀，并能將每個部門的工作計劃方案和意見及時地報告給上級領(lǐng)導(dǎo)，從而對電力企業(yè)的正常經(jīng)營起到積極的參謀作用。

2.2 上級的助手角色

電力企業(yè)向各個部門安排工作任務(wù)時，首先要在辦公室召開會議，將每一項工作內(nèi)容迅速地傳達給辦公室行政人員，并通過他們下達給各個部門，讓各個部門都能及時、清楚地得知上級領(lǐng)導(dǎo)的意見和正確指示，這個過程中辦公室行政管理工作實際上充當了上級助手的角色。完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)后，辦公室行政人員還承擔(dān)著維持秩序、組織人員溝通與交流的日常瑣事，并在此基礎(chǔ)上將員工的寶貴意見第一時間匯報給上級領(lǐng)導(dǎo)，實現(xiàn)“人人參與企業(yè)規(guī)劃”的現(xiàn)代企業(yè)管理模式，這些無疑都是辦公行政人員充當了上級領(lǐng)導(dǎo)助手的角色。

2.3 部門的協(xié)調(diào)角色

一般來說，電力企業(yè)的運行與發(fā)展，不是一個部門在其作用，而是幾個部門共同努力的結(jié)果。在促進電力企業(yè)穩(wěn)定與持續(xù)發(fā)展的過程中，辦公室行政管理工作功不可沒，他可以說是整個電力企業(yè)得正常生產(chǎn)與運營的有力保障。作為一個不可缺少的橋梁工具，辦公室行政人員不只是上級和下級之間溝通的傳遞者，而且扮演著各個部門之間的協(xié)調(diào)角色，比如：企業(yè)中的各個部門并不是相互獨立的，而是相互聯(lián)系，彼此之間只有有效地進行交流與協(xié)調(diào)，才能高效的為企業(yè)服務(wù)。

3 提升電力企業(yè)辦公室行政管理工作效率的舉措

3.1 增強辦公人員的業(yè)務(wù)能力

新形勢下，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，電力企業(yè)對于人才的要求越來越高，尤其就辦公室行政管理人員作為企業(yè)的重要組成部分，其辦事效率至關(guān)重要。為了提高辦公室人員的工作質(zhì)量，必須加強辦公人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，一要定期組織行政管理人員進行培訓(xùn)，由人事管理經(jīng)理全程監(jiān)管，并對管理工作人員的日常業(yè)務(wù)狀況進行考核；二是辦公室行政管理工作人員應(yīng)當緊跟時代，及時轉(zhuǎn)變工作觀念，不斷學(xué)習(xí)新知識和新技能，同時在實踐活動中主動創(chuàng)新管理手段，循序漸進地提升自己的辦公室行政管理工作水平。

3.2 優(yōu)化行政管理激勵制度

對于電力企業(yè)辦公室行政管理職員來講，他們是辦公室日常工作事務(wù)的基礎(chǔ)執(zhí)行者，其行政管理能力和工作態(tài)度直接影響電力企業(yè)行政管理工作效率的提升，再加上辦公室行政管理工作人員也代表著電力企業(yè)的對外形象。從目前來看，當前電力企業(yè)辦公室行政管理人員的工作效率普遍不高，特別是部分人員的工作積極性不足，得過且過，敷衍了事。為了從根本上轉(zhuǎn)變這種散漫的工作現(xiàn)狀，電力企業(yè)很有必要建立并優(yōu)化辦公室行政管理激勵制度，可以從兩個方面做起：一方面可以通過精神厲害和物質(zhì)激勵的方面，讓管理人員切身體會到一種歸屬感；另一方面及時處理辦公室行政管理工作人員在工作中或生活中所遇到的難題，這樣有助于不斷提高電力企業(yè)相關(guān)工作人員的工作效率。

3.3 完善電力企業(yè)管理機制

只有完善的電力企業(yè)管理機制，才能不斷規(guī)范辦公人員的工作態(tài)度，并在此基礎(chǔ)上提升其辦公室工作效率。制定電力企業(yè)管理機制時，需要仔細分析領(lǐng)導(dǎo)層的整體意圖和相關(guān)人員反映的日常問題，并進行協(xié)調(diào)與溝通，以此科學(xué)合理地制定企業(yè)管理制度。不僅如此，電力企業(yè)還要健全企業(yè)中的財務(wù)制度和人事制度，以便真正讓電力企業(yè)辦公室行政管理依據(jù)制度辦事，不斷提升辦公室行政管理工作的效率。

4 結(jié)語

總之，電力企業(yè)辦公室行政管理是一項極其復(fù)雜且重要的工作，只有不斷增強辦公人員的業(yè)務(wù)能力，不斷優(yōu)化行政管理激勵制度，不斷構(gòu)建和完善電力管理機制，才能有助于提升辦公室行政管理工作的效率。作為國家經(jīng)濟的支柱行業(yè)，電力公司必須充分意識到自己在市場中的重要位置，這就要求相關(guān)人員做好命令和分配管理工作，進一步調(diào)動工作人員的工作積極性，以便實現(xiàn)電力企業(yè)的穩(wěn)定和迅速發(fā)展。不僅如此，電力企業(yè)還必須克服各方面的負面影響因素，積極采取行之有效的應(yīng)對措施，不斷優(yōu)化辦公室行政管理形式，最大限度地提升辦公室行政管理工作的效率，這樣才能確保電力企業(yè)各項行政管理工作的有序開展。

[1]譚剛. 辦公室行政管理工作的“角色”與效率分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016，（18）：12.