設計單位圖檔管理系統開發應具備的條件
——記國藥工程圖檔系統開發過程

◎徐寶元

設計單位圖檔管理系統開發應具備的條件
——記國藥工程圖檔系統開發過程

◎徐寶元

本文介紹了中國醫藥集團聯合工程有限公司檔案室概況和圖檔管理系統的開發，通過參與圖檔管理系統的開發，筆者認為圖檔管理系統的開發離不開硬件配置和技術支持，充分的功能需求分析，全程管理的應用和配套的信息化標準及制度。

中國醫藥集團聯合工程有限公司是一家以設計為龍頭，為業主提供工程建設全過程技術服務的公司。在公司建立初期就設立了檔案室，發展到現在室藏數量較多，主要包括公司設計的工程項目檔案﹑底圖﹑標準規范﹑圖書和各專業期刊等。隨著信息技術的發展，公司設計從手繪圖紙發展為計算機畫圖，室存檔案數量增長較快，檔案的類型也在增加。早期，公司檔案工作人員根據需要自主開發了單機版的檔案管理系統，可以進行簡單的錄入﹑檢索﹑借閱登記等。但是，隨著信息技術的進步，加之公司的發展和轉型，單機版檔案管理系統已經不能滿足公司檔案管理的要求。根據公司要求，于2013年開始開發圖檔管理系統，筆者參與了公司圖檔系統開發的全過程，對于圖檔管理系統成功開發應具備的條件淺談下自己的體會。

硬件配置和技術支持

圖檔管理系統的開發離不開相應的硬件配置和技術支持。硬件包括服務器，計算機，掃描槍等系統所需要的配置。同時要有技術支持，包括技術人員和專業的軟件開發工具等。國藥工程圖檔管理系統是由公司信息技術部負責，成立專門的項目組，請專業軟件公司根據系統功能需求開發的。為了圖檔管理系統的順利實施，公司采購了高配置的計算機，掃描儀，掃描槍等，并配置了服務器和機房監控系統﹑交換機﹑防火墻等設施設備。在項目前期相關人員做了大量調研，聯系多家軟件公司，經過考察和溝通，最后確定與一家綜合實力較強，能滿足本公司圖檔系統開發需求的軟件公司合作。公司開發的圖檔系統采用了數據庫系統作為其數據存儲平臺，滿足了公司大量圖紙和文檔存儲的要求。并劃分用戶的使用權限，根據不同的安全等級，設立用戶進行檔案數據各項不同的操作權限，保證系統的安全性。通過簡化軟件的安裝和操作方式，便于用戶操作。這些硬件和技術上的支持，為圖檔管理系統的成功開發提供了重要的基礎保障。

充分的功能需求分析

許多檔案管理信息系統都無法滿足預期要求，究其原因，相當多的軟件開發失敗是因為系統功能需求不明確而導致的。因此，充分的系統功能需求分析對于系統的開發尤為重要。系統功能需求首先要明確目的，要全面細致﹑具體，最重要的是要與軟件開發人員充分地溝通分析，讓系統開發人員明確需求的內容，共同探討需求的實現方法。國藥工程圖檔管理系統開發初期，檔案管理員包括各部門相關人員多次與軟件公司技術人員溝通，提出了幾十版系統功能需求，與軟件公司技術人員當面溝通交流需求。在系統試運行階段，相關人員多次測試系統，軟件公司集中收集系統意見反饋，并跟相關人員共同探討解決問題的方法，及時修改。因為前期充分的系統功能需求分析，才保證了圖檔系統的順利開發，使得圖檔系統運行以來，有效實現了各項功能需求，滿足工作需要。

全程管理的應用

檔案管理系統必須對電子文件從產生到銷毀的整個生命周期進行全程管理。全程管理不僅能夠保證文件在整個工作過程中的順暢流轉，提供文件在整個生命周期過程中的背景信息，而且在文件信息受損時，還可以依靠日志等工具恢復受損數據。全程管理要求系統對文件流轉的各階段進行管理和監控，從文件的收集開始，對文件進行分類﹑鑒定，同時監控和記錄針對文件的一切操作。這種管理對于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據性有著重要的作用。

國藥工程圖檔管理系統，運用“圖紙自動收集系統”，在設計人員打印出圖的同時，系統自動讀取電子圖中的信息，根據讀取的項目﹑專業﹑設計人員的信息自動在服務器中歸檔，并在圖檔管理系統中生成對應的信息。同時，在設計人員打印出圖的時候，給每張圖紙加上唯一的條形碼，檔案管理人員拿到實物圖紙的時候通過掃描條碼比對，保證歸檔的電子文件與紙質文件一致。圖檔管理系統從文件產生的時候就進行控制，有效實現了電子圖紙歸檔的完整性和準確性。

圖檔管理系統提供多個功能板塊，包括檔案的收集﹑驗收﹑整理﹑數據保管﹑鑒定銷毀﹑借閱以及相關的查詢利用和統計功能。對電子文件的各項操作，在圖檔管理系統中都有記錄，使電子文件從產生到歸檔﹑整理﹑利用直至最后銷毀整個生命周期都在圖檔管理系統中得到有效控制和記錄，保證了電子文件的安全性和可靠性。

配套的信息化標準及制度

圖檔管理系統成功開發離不開企業信息化標準及制度。信息化標準和制度體系的制定能夠為本單位信息化建設提供了強勁有力的智力支持和技術保障，使信息化建設做到“有章可循，有據可依”。

國藥工程開發圖檔管理系統時，按照信息化系統分階段建設過程的需要，通過逐步研究制定，分期分批推出相應的企業信息化標準和制度。體系建立后，不斷地完善信息化標準和制度體系，為公司的信息化建設進程不斷地提供標準化支持服務與管理制度方面的保障。并且持續不斷地宣傳貫徹企業信息化標準和相關的管理制度，推動企業信息化技術規范﹑標準以及一系列管理制度在企業內的實施和運用，確保標準及制度的時效性﹑配套性和權威性。在圖檔管理系統開發和使用過程中嚴格執行公司信息化標準及制度，使圖檔管理系統的開發有章可循。

圖檔管理系統作為設計單位信息化的重要組成部分，在設計單位發揮著重要作用。國藥工程從圖檔管理系統上線運行以來，設計圖紙更加規范，電子檔案的真實性﹑完整性得到了保證，從而更好地為公司各項業務工作提服務，工作效率得到了很大的提高。這些都得益于在圖檔管理系統開發時提供了系統開發應具備的條件，做好相應的組織管理工作，保障了圖檔管理系統的成功開發。

（作者單位：中國醫藥集團聯合工程有限公司）