人事檔案管理及其應(yīng)用研究

摘要：隨著近年來我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理體制改革成為了當(dāng)前的熱點(diǎn)。人事檔案管理作為檔案管理行業(yè)的重要組成部分對單位管理機(jī)制的優(yōu)化有著重要影響，決定著單位的內(nèi)部的人員組織架構(gòu)和管理模式。鑒于此，本文就人事檔案管理及其應(yīng)用展開詳細(xì)的分析，并提出具體的研究思路，以供廣大讀者借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；應(yīng)用途徑；問題研究

一、在事業(yè)單位內(nèi)部如何做好人事檔案管理

（一）做好基礎(chǔ)工作

在現(xiàn)代人事檔案管理工作過程中，首先要把基礎(chǔ)工作做扎實(shí)，做到位。首先，作為檔案管理人員要做好宣傳工作，宣傳工作是其他工作開展的基礎(chǔ)，只有具備基本的檔案管理思想，才能深入履行崗位工作職責(zé)，切實(shí)發(fā)揮自身職能。人事檔案管理宣傳工作的開展要放在戰(zhàn)略高度進(jìn)行，必須要讓各層面的領(lǐng)導(dǎo)充分重視人事檔案管理的必要性與地位，能夠結(jié)合單位的資源建設(shè)情況合理規(guī)劃人事檔案建設(shè)路線，從物質(zhì)和政策兩方面來獲得支持，將人事檔案資源充分的整理、歸檔并盡可能的將其應(yīng)用，充分發(fā)揮人事檔案資源的實(shí)際價(jià)值。

（二）建立信息搜集工作

在人事檔案管理工作過程中還要以信息采集為中心，建立檔案信息搜集體系。在新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展階段，檔案信息搜集體系的構(gòu)成較為簡單，很多檔案管理人員不知道在工作中如何有效的收集人事檔案資源信息，并將這些第一手信息材料進(jìn)行匯總、歸類和存儲。所以單位內(nèi)部的負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)應(yīng)該充分發(fā)揮自身的職能，以信息搜集為導(dǎo)向，完善本單位的人事檔案信息搜集體系建設(shè)，要將工作重點(diǎn)放在相關(guān)人員工作水平以及專業(yè)能力的各項(xiàng)指標(biāo)考核材料中，突出不同工作人員的工作能力和職業(yè)道德水準(zhǔn)，讓人事檔案材料能夠充分反映這些員工的工作態(tài)度和能力。人事檔案信息收集體系的建立要充分反映客觀實(shí)際情況，切不可變相搜集，要以反映員工的整體素質(zhì)水平作為人事檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)，在認(rèn)真落實(shí)相關(guān)檔案管理政策的同時(shí)對于搜集材料的真實(shí)性要科學(xué)合理審查，對于不準(zhǔn)確的檔案信息材料堅(jiān)決不予采用，切實(shí)堅(jiān)持''檔案反映客觀現(xiàn)實(shí)''的中心思想，切實(shí)確保檔案材料的真實(shí)有效。

（三）做好人員培訓(xùn)工作

人事檔案管理中還要切實(shí)做好培訓(xùn)工作，以提高檔案管理人員的相關(guān)素質(zhì)為出發(fā)點(diǎn)增強(qiáng)檔案人員的工作能力。在信息技術(shù)高速發(fā)展的21世紀(jì)，做好人事檔案管理工作，不僅僅是調(diào)整系統(tǒng)內(nèi)部架構(gòu)的有效途徑，也是單位內(nèi)部人事活動變化的主要參考依據(jù)。而人事檔案材料能否客觀反映單位內(nèi)部員工的工作水平和職業(yè)能力關(guān)鍵因素在于檔案管理人員是否有著較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)。所以在單位內(nèi)部人事檔案管理過程中要以提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)為導(dǎo)向，深化檔案管理人員的專業(yè)發(fā)展。除了要鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)本專業(yè)的知識之外，還應(yīng)該鼓勵(lì)其廣泛而深入的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其他各科目的知識，不斷擴(kuò)充其知識視野，提升其綜合素質(zhì)。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)用途徑

（一）建立人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)

在現(xiàn)在單位內(nèi)部進(jìn)行人事檔案管理，首先要建立人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案信息的動態(tài)監(jiān)控。人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)，不僅能全面反映單位內(nèi)部各個(gè)員工的工作變化情況，還能反映各領(lǐng)導(dǎo)干部的職能履行情況。一旦受到外界因素影響，干部基本情況發(fā)生變化時(shí)，可以利用人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)快速的更新信息數(shù)據(jù)，從根本上保障人事檔案信息的時(shí)效性、權(quán)威性和準(zhǔn)確性。單位內(nèi)部的人事檔案管理部門，可以利用計(jì)算機(jī)、各種移動智能終端設(shè)備、現(xiàn)代化信息技術(shù)將各種紙質(zhì)文獻(xiàn)檔案信息資源通過相應(yīng)的技術(shù)處理成數(shù)字文件或電子文件，存入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，形成信息化數(shù)字化的人事檔案信息管理體系，為人事檔案管理活動開展提供便捷。

（二）建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系

在單位內(nèi)部還要建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，讓人事檔案管理分級開展。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系的建設(shè)要根據(jù)信息量大小，信息資源的類型逐步確立管理權(quán)限。管理權(quán)限的劃分要因人而異，針對不同層次的人員信息使用需求，建立相應(yīng)的管理局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)人事信息資源的傳遞和共享，滿足不同用戶的使用需求。同時(shí)在人事信息資源使用權(quán)上，可以根據(jù)用戶的情況不同，設(shè)置相應(yīng)的密碼和身份確認(rèn)，提供所需的檔案資料，在管理權(quán)上可以實(shí)行分級管理制度，按照局域網(wǎng)體系建立不同的職權(quán)大小系統(tǒng)，每一層次系統(tǒng)下轄一個(gè)相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，由相應(yīng)負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，對不同人事檔案信息資源的使用情況進(jìn)行檢查，以此來提高信息資源的利用效率。

（三）建立個(gè)人電子檔案系統(tǒng)

人事檔案管理要想全面的應(yīng)用還要建立個(gè)人電子檔案系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案自動化管理。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代中，為了適應(yīng)人才流動的需求，便于單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)一體化的人事信息共享，可以將個(gè)人能夠公開的部分內(nèi)容制成刷卡式電子檔案，該檔案由主管部門制作并負(fù)責(zé)維護(hù)更改，由個(gè)人持有，用人單位只需閱覽此卡片的內(nèi)容信息便可清晰知道不同人才的專業(yè)技能和特長，有助于用人單位選擇適合工作崗位的優(yōu)秀人才。個(gè)人電子檔案的建立可有效提高人事檔案管理效率，減少氣“死檔”現(xiàn)象的發(fā)生，還可以減輕人事檔案工作人員的工作量，最大程度上節(jié)約物力資源，促進(jìn)檔案信息資源的可持續(xù)發(fā)展。

綜上所述，人事檔案作為現(xiàn)代檔案管理框架中的重要組成部分，對單位內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，干部的任用有著重要的影響。因此，在信息化條件下把握好人事檔案管理的作用和地位，協(xié)調(diào)好檔案管理中的各方面關(guān)系，以信息技術(shù)為導(dǎo)向，可充分提升檔案管理效率，促進(jìn)人事檔案信息資源的合理利用。

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作者簡介：徐西磊（1986.12）男，籍貫：山東汶上，單位：山東省鄒城市委組織部干部信息中心，研究方向：人事檔案管理和文書檔案管理。endprint