城市規劃檔案管理的發展研究

張芬

摘要：隨著我國城鎮化建設的深入，城市規劃檔案管理作為城市化建設過程中重要組成部分，發揮著越來越重要的作用。本文結合工作經驗，從檔案管理人員素質、檔案管理制度及檔案管理設備等方面入手，探討了當前城市規劃檔案的問題和發展建議。

關鍵詞：城市規劃；檔案；管理；問題；措施

專業性和技術性是城市規劃這項系統性工程的基本特征，其內容涉及面廣泛，包含城市建設的各個方面。由于城市規劃具有的性質特征，相應地要求城市規劃檔案管理具備嚴格的保密性。就目前情況來看，存在的問題是城市規劃檔案管理人員素質問題、規章制度問題及管理設備問題。在新的發展機遇下，檔案管理應該立足于自身城市規劃的特點，用先進的管理技術來加以完善，進而更好的服務城市建設。

一、 城市規劃檔案管理人員素質問題

就目前的情況來看，城市規劃檔案管理人員專業素質的缺乏以及管理理念的落后是城市規劃檔案管理中存在的一大嚴重問題。具體表現為工作人員缺乏較硬的專業知識素養，在工作的過程中，缺乏應當具備的工作能力，如檔案鑒別能力，檔案管理能力，檔案收集能力。長期以來，檔案管理人員收集方法過于單一，以檔案數量的達成作為完成歸檔工作的唯一標準，這就無可避免的造成收集的檔案價值性不高。不僅如此，工作人員缺少對重要性資料鑒別能力，往往造成資料鑒定缺失，對關鍵性素材的歸納紕漏，從某種意義上來說，這些人為的疏忽一定程度上制約了城市規劃檔案管理的發展。從事檔案管理工作人員應當具備與時俱進的管理理念，及時學習新的知識和管理方法，但是這對于年紀大的管理人員來說是一項具有很大難度的任務。年紀大的檔案管理人員缺少先進的管理技術與理念，無法運用新技術到工作中，自然而然地嚴重制約城市規劃檔案管理的高效率發展，并且由于對檔案重要性的忽視，保密性不嚴，檔案不具備完整性。

任何工作高效成功完成的背后勢必會存在一支優秀的團隊，所以，建立一支專業素質過硬的管理團隊是非常有必要的。管理部門應當認識到人才的珍貴性和價值性，部門不斷對外招賢納士，引進專業素質良好的人員。組織相應的專業培訓，提高管理人員的職業素養，學習專業知識，熟悉相關業務，為工作人員定時提供更新理念，提高自我的機會。作為管理工作人員，明確自身工作的性質，擺正各自的職場位置，發揮各自的職能，嚴格要求自我，不斷努力提高專業知識，同時，保持一顆積極向上的心，以服務人民為工作?？傊苏黠L，嚴格遵循規章制度。作為領導人，應發揮領導者職能，更要作風清明，嚴于律己，以身作則。對于工作態度積極，工作勤勉的人員，予以一定的獎勵措施，適時鼓勵人員的工作激情。

二、 城市規劃檔案管理制度建設問題

伴隨著改革開放的不斷推入與經濟的發展，城市化進程也快速發展，這就相應的對城市規劃檔案管理制度提出了更高的要求。老舊的城市規劃檔案管理制度不能適應現代化城市進程，制度的缺陷潛移默化中縱容了檔案管理人員管理理念的落后，管理意識的薄弱，無法按照要求履行各自管理職能，造成工作懈怠，監管力度不夠，最終無法更好的完成管理工作，影響檔案工作的發展。即使存在完善的規章制度，但檔案管理人員不予以重視，不按照明文規定執行，對規章制度視若無睹，依舊發揮不了規章制度的作用。綜上所述，城市規劃檔案管理人員專業素養的必備是完成管理工作的前提，與城市進程相適應的完善的規章制度規范管理人員工作行為，兩個因素相輔相成，缺一不可，共同實現城市規劃檔案管理的順利開展。例如，完善城市規劃檔案管理信息網絡建設。21世紀為電子信息化的時代，計算機網絡的運用幾乎覆蓋了各行各業，在城市規劃中，越來越多的文件以電子文檔的形式存在，建立城市規劃檔案管理信息網絡，對此類文件進行有效的處理，在順利開展檔案管理的同時加強檔案管理部門與其余部門間的溝通聯系。

對于檔案管理過程中出現的制度問題，首當其沖是正視問題，積極采取應對措施，及時施解決問題。與此同時，完善規章制度，創新服務機制。常言道，無規矩不成方圓，對于任何工作的完成都需要使用一定的規章制度加以約束，保障工作正常化，條理化順利開展。因此，務必建立健全的規章制度。城市檔案管理部門結合城市規劃情況，制定出符合管理情況需求的規章制度，合理的規章制度不僅是城市檔案管理工作有條不紊開展的基本條件，還是使得檔案管理得到有效監督和創新發展的有利因素。如針對個別問題設置明確性的指示，實行歸責制度，廢除特立獨行的條例，對違反規章制度的行為一律一視同仁，這樣一來，嚴明的制度會對某些違規行為產生震懾作用，也能夠讓管理人員在清明的環境下順利開展工作。例如，根據檔案管理程序，配備合理科學的管理制度。對于檔案編碼問題，應交由檔案管理部門全權負責，統一編碼，進行歸檔應在文件傳入或是某項工作完成后，為以防萬一，提前做好預先歸檔工作；接受外來文件，需要登記與存檔，分發下去的文件，要明確標注分發到了哪一個部門，對于檔案文件應由檔案管理部門存放原文件，若無法存放，切記要保留文件復印件。任何一個環節出現問題，將由相關部門，相關人員承擔責任。

三、 城市規劃檔案管理硬件設施問題

就目前情況來看，很大一部分城市規劃檔案管理部門不具備完整的硬件設施，沒有檔案管理過程中需求的基本設施條件，甚至沒有用于存放檔案數據的良好環境的檔案室，以至于經常發生檔案受潮等存放環境不當造成的檔案損傷現象，這些不良因素是造成城市規劃檔案不具備完備性的重要原因，因此，這些因硬件，軟件設施缺失而帶來管理工作效率低下等不良影響需要杜絕。對于政府播放的經費，管理部門應預留一部分資金，用于加大設施建設的投入，購置所需設施，形成一套完整的設備系統，建立良好的存放環境，避免因經費投入不足而制約管理工作的情況發生，務必要確保管理工作的正常開展，為管理工作的有效進行提供良好的物質條件。另一方面，由于檔案存儲的特殊性，大量的信息存儲需要占用大面積的空間，管理部門需要投入一定的經費處理脹庫問題。定期安排人員整理，清理檔案文件。大量的檔案文件堆放一起，若不定時加以整理，勢必會造成信息的混亂，影響對檔案文件的查詢。將檔案文件分門別類存放，將同一種性質的文件歸為一欄，按照序號排列，并且編輯年份，事件。及時清理陳舊文件，對于沒有價值或是歷史久遠的檔案文件要按照相應規定，正確清除，對于仍具有價值性的陳舊的檔案應找尋其他合適的位置存放。以上為紙質版的檔案文件放置，為了避免隨著年份的推移，文件的散落以及考慮到紙質版保存的時效性，還要建立電子版檔案數據庫，將紙質版檔案信息錄入電子文檔，形成電子數據庫，即實現信息的備份，也使得查詢過程更加高效便捷。

例如，運用GIS系統進行電子檔案管理。利用GIS系統對檔案的管理功能，分析功能以及顯示功能，實現城市規劃信息空間上和時間上的保存。管理部門利用計算機系統，分析管理空間數據，提高數據管理效率。

總之，城市規劃檔案管理是城市現代化進程中的重要環節，伴隨城市化進程的快速發展，管理工作越是具有挑戰性，只有切實可行的規章制度，配備具備專業素質的檔案管理人員以及提供專業的基礎設施，才能使得城市規劃檔案管理順利高效的開展，從而有利于城市化建設。

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