實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設

修雪麗

摘要：在電子化信息時代下，電腦已廣泛應用于人們的日常生活、工作、學習中，高校檔案的建設也勢必會朝著電子化、信息化的方向發展下去。在高校實施文檔一體化管理不但能夠提高其檔案管理水平，還能夠充分發揮檔案信息資源的作用，并有效提高其利用率，最終推動高校檔案的信息化建設。

關鍵詞：高校檔案；管理；文檔；一體化；信息化

伴隨現代社會信息化的飛速發展，信息技術對人類產生了各方面的影響，而互聯網的應用則成為高校檔案發展的重要標志。現代網絡技術的發展滿足了高校檔案信息化建設的技術要求，充分表現出高校檔案的技術化、現代化，并加快了高校檔案管理發展的步伐。而實施文檔一體化管理則是高校檔案管理的必然性發展趨勢，可以有效提高高校的教學服務質量，真正落實教育資源的共享化。

一、 實現檔案管理體系的規范化創建

高校要實現文檔一體化管理來推進檔案管理的信息化建設，需要大量的財力、物力、人力方面的支持。鑒于檔案系統建設工作的復雜性，各高校必須強化檔案管理體系，建立規范的檔案管理機制，以此確保檔案數據的規范化。一是高校應該成立統一的、專業的檔案管理部門，明確各職能部門的部門職責，對各項檔案實行全面的監督管理，充分發揮統一管理的優勢和作用。二是檔案與文件二者間的主題、內容并無明顯差異性，只是在時間和范圍方面有一定的差別性，兩者之間存在密切的聯系，因而，檔案和文件務必要嚴格按照相關規定進行科學化的分類。三是注重對檔案管理員實行定期性、系統性的培訓，幫助他們掌握檔案管理的最新知識和技術，提高他們工作的自覺性和積極性，使他們充分體會到自身工作的價值，進而正確把握檔案管理的發展方向，實現對檔案工作的全面掌控，進而逐步地提高高校檔案的信息化建設水平。

二、 對檔案管理軟件的系統性規劃

高校在文檔一體化的管理過程中要系統規劃檔案管理軟件，以全盤管理方向為出發點，從多方面、多角度、全面地考慮所面臨的諸多問題。一是必須選擇應用性強、智能性高的系統軟件，便于文件和檔案在內部的傳輸調用。二是必須充分考慮到檔案管理的差異性，理應結合學校各個部門的實際工作內容明確其檔案的保管方式和保管期限。三是必須充分考慮到檔案的安全性，對檔案文件進行合理的分級，并注重采用合適的加密技術，盡量避免黑客攻擊、病毒攻擊、丟失、泄密等現象的發生。一些重要文檔必須要存儲在專門的儲存設備中；而對于歸檔載體，則要做好安全處理，堅決杜絕發生劃傷和擦傷等。四是為確保檔案文件的完整性，存儲初期必須使用電子文檔與紙質文件相結合的儲存方式，待確定電子文檔安全無誤后，才可以銷毀紙質文件。

三、 實現辦公自動化能力的提升

目前，各高校已經普遍實現校園網絡化，網絡已廣泛應用于學校的財務、人事、教學、科研等各個方面，這使工作效率、工作質量得到了明顯的提高。而檔案和文件已打破傳統文字形式的局限性，檔案數量、檔案種類也逐漸豐富化，不但滿足了各類型用戶的需求，還擴大了利用范圍，同時提高了利用率。文檔一體化管理的實施不僅能夠防止重復性的工作，還能夠滿足各職能部門的需求，很大程度上節約了辦公時間。因此，高校要注重提升文檔一體化的管理水平，為推進檔案管理的信息化建設提供保障。高校應該加大對檔案管理信息化建設的設備方面和技術方面的支持力度，積極為檔案管理部門配置先進的設施和技術，同時配備現代的、專業的管理人才、技術人員和工作人員，優化檔案管理部門的人員結構；還可以邀請專家、學者來校開展專業性培訓，使所有部門人員都充分認識到文檔一體化管理的作用，進而為高校檔案信息化建設清除障礙。

四、 對文檔一體化管理程序的明確

文檔一體化中的文件管理和檔案管理歸屬于同一個管理體系，文件和檔案之間存在互相聯系、互相影響的關系。文件是有生命周期的，它主要包括文件的生成環節、使用環節、暫時性保存環節或永久性保存環節；文件質量會直接影響到檔案的質量，而檔案的質量要求能夠促進文件的生成、收集、整理、歸檔等。在高校建設信息化校園的過程中，文件管理到檔案管理通常是遵循“產生公文——流轉公文——歸檔文件——保存檔案”的流程。而對于檔案管理人員來說，理應在電子公文的初始形成環節就要作全面性的介入，通過歸檔功能實現電子公文的收集和歸類，并注意檢查驗收公文的背景內容、信息、元數據等，待確認完整之后，再將文件和元數據儲存在檔案管理的數據庫里。

五、 對文檔一體化管理系統的科學選用

高校文檔一體化管理系統包括系統維護、公文管理、其他檔案管理等多個項目內容。其中公文管理又可以簡單地分為收文管理和發文管理。前者主要是將高校各職能部門的業務活動通過電子文件的形式加以處理，根據公文的登記日期、序號、流轉狀態等信息進行文件的迅速定位后完成操作管理，如收文的登記、催辦等，監控整個流程后順利完成文件發布。后者主要是處理一些高校的內部文件和外來文件，在起草電子公文后將其發送到相關部門，走審批、修改、會簽等正常程序，待形成正式公文后發布到學校辦公系統中。具體流程包括起草發文、流轉、催辦、監控流程、完成發布。另外，紙質公文和電子公文在形式上是有區別的，電子公文需要進行初次鑒定和銷毀，檔案管理員對于那些有價值的電子公文可以整理歸檔。

六、 結語

總之，隨著社會的飛速發展，信息技術的日益更新，傳統的高校檔案管理模式早已不能滿足現代社會的發展需求。而文檔一體化管理模式則結合了社會最先進的信息技術，能夠滿足現代社會對信息的需求，并能夠適應時代發展的需要，進而能夠推進高校檔案信息化建設。同時還可以舒緩高校相關管理人員的工作壓力，為高校節約成本，最終讓高校檔案管理更規范化、系統化、高效化。

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