如何有效構建檔案的安全保障體系探討

作為檔案管理的一個重要系統，檔案安全保障體系建設起來較復雜，所涉及的內容非常多，如檔案標準建設、技術分析、管理方法、相關的法律法規等，且各方面相互促進，這樣才有利于檔案保障體系的建設，同時有利于檔案管理人員整理、分析、歸檔各個工作人員的檔案信息，進一步保障檔案數據信息保管的真實、完整。因此，在檔案管理過程中，做好檔案安全保障體系的構建工作顯得非常關鍵。

1.有效構建檔案安全預警機制

檔案管理過程中，有效構建檔案安全保障體系，最重要的目的是查缺補漏，具有的構建措施主要為：

第一，相關管理人員需嚴格檢查并備案，在檔案部門日常工作中，做好檔案安全管理工作十分關鍵，因此，需將檔案安全納入重點工作檢查區域，并做好定時查看及報告。例如，管理人員每日查看且記錄下庫房檔案的溫度、濕度，并查看其存放是否安全，每日記錄2次檔案安全運轉狀況，每個月做一個全面檢查，一旦發現任何問題，需立即報告相關部門，以便整改。同時仔細復查檔案安全整改的情況，發現任何新問題，需將其記錄備案，以保障檔案設備、檔案信息資料、庫房等安全。

第二，檔案安全保障體系構建過程中，維護檔案安全是其中一個重要環節，且此項任務需長時間堅持，在構建期間，常常會出現很多新問題，因此，檔案管理人員應對檔案安全實施調查分析，從而積累較多的資料，從中總結經驗，以便在構建過程中提出自己的建議及意見，以供領導參考。在分析預測報告時，所分析的檔案數據必須是真實的，同時利用先進管理技術，將切實有效的構建措施作為基礎，以取得領導的信任，從而為決策起到一定的參考作用。具體來說，檔案安全預警機制的構建人員，需定時調查檔案內部、外部構建情況，內部主要包括：檔案安全設施建設、檔案管理情況、構建中存在的隱患等；檔案建設外部包括：上級檔案管理部門的構建標準要求、其他單位檔案建設經驗、相關行業（供電、氣象、網絡）所發布的數據信息等，之后展開客觀分析，科學預測、準確評判、合理建議、定時報告。

2.有效構建檔案安全應急預案

檔案安全應急預案指的是檔案部門一旦遭遇相關因素（自然或是人為）引發突發事件的過程中，可立刻進行施救，以將檔案資料損傷降到最低，避免發生突發事故而事先制定的應急策略，它可以較好地保證檔案資源信息、實體完整、安全。并且檔案安全管理部門在構建安全保障體系的過程中，還需按照檔案安全進行分析預測，定期組織管理人員研究，以制定有效地檔案安全應急預案，以保障檔案安全報站體系的構建更加標準化、制度化。此外，檔案安全保障機制建設部門還應嚴加查處，做好檔案安全保障體系的整改工作，例如，針對檔案安全法規制度違反人員，一旦核實，需嚴加懲處；對于涉及到重大的安全事故退避、掩蓋人員，檔案部門需根據個人的情節輕重進行處理；對于檔案構建工作存在問題但未立即上報人員，造成檔案安全管理發生較大損傷的人員，應根據法律、法規追究相應的責任。

3.有效構建健全的檔案安全監管機制

要想做好檔案安全保障體系構建工作，首先要強化領導機制，具體包括下述幾方面：第一，充分明確且規定檔案安全保障體系jQ+RDXHylctvMilsTQNj9g==的構建工作，構建相應的責任機制，主要領導作為首要負責人，管理部門負責人作為直接負責人，工作人員屬于具體的責任人，每一個層級需充分明確責任，以便于操作；第二，仔細落實各個檔案安全保障體系建設的領導責任制，嚴格記錄下領導的查庫制度執行狀況，確保檔案管理過程中需要的財力、人力、物力等充足，同時做好檔案安全構建保密工作，以確保工作得以順利展開；第三，確保檔案安全管理的責任機制得到較好地執行，并積極落實檔案安全保障體系構建工作，定時組織工作人員核查檔案數量、檔案霉變情況、基礎設備的落實情況等，仔細做好檔案的核查以及維護工作，以進一步保證檔案室內的設施，如檔案柜門、門窗、電源等完全完好。

4.有效促進檔案安全保障體系一體化管理

作為檔案管理安全保障體系構建的一個重要環節，前端檔案安全管理控制非常關鍵，具體表現為：

第一，加強對檔案文檔的一體化管理。檔案主要源自文書，要想構建檔案安全保障體系，就需從源頭出發，把檔案的安全工作融入到整個文書處理環節，并對其進行全面化、科學化、規范化、標準化管理；

第二，做好檔案資料的收集、整理、分析工作，以保證檔案完整、信息真實、規范等，且各個部門需根據《檔案法》的具體要求來構建檔案文書安全保障體系，嚴格執行，確保檔案歸檔材料保管完整。例如，針對一些專業性的檔案，管理人員需充分明確有關專業人員主要負責收集積累相關的文件材料，定時上報給檔案部門進行立卷歸檔，值得注意的是，管理人員還需收集、整理及分析一些民生檔案，嚴格監管和民眾利益關系密切的檔案監管，保證和民生相關的檔案信息資料完整，最終促進民生領域的檔案安全構建工作更加規范化。

第三，做好檔案的修復工作，保障檔案資料信息安全、完整，例如，對于易裂、易碎檔案，需信心放置避免破損；定時查找且修復已經破損的檔案，避免惡化；及時補救容易褪色或者是當文書字跡已經擴散的檔案，若檔案已經褪色需重新復制一份保存，從而保證所儲存的檔案信息完整。

綜上闡述，檔案管理部門要想構建檔案安全保障體系，需做好檔案管理、檔案建設的各方面工作，除做好以上各項工作外，還需在技術方面不斷更新，在管理制度方面不斷健全，同時做好管理人員專業技能方面的培訓，時時刻刻從檔案資料的數據信息安全方面加強建設，從而構建一個安全、有效、科學的檔案保障體系，保證各種檔案數據信息系統所保存的數據完整、真實、安全，這對今后開展檔案管理工作具有重要參考意義。