論檔案庫房的科學管理

張大彤

摘 要：文章從檔案庫房選址，檔案箱柜排放，檔案降溫除濕、防火防盜、防蟲防霉、防光防塵，還有檔案清點等方面，闡述檔案庫房科學管理的內涵。

關鍵詞：檔案庫房；科學管理；保護；安全

檔案是各種活動的真實記錄，具有重要的憑證和參考作用，是一種十分寶貴的資源。檔案如果遇到破壞，造成的損失是難以彌補的，因此，需要認真加以保護。檔案庫房是保管檔案的重要場所，庫房環境的好與差，關系著檔案使用壽命的長與短。因此，為了創造一個優良的庫房環境，利于檔案的長期保存，需要對檔案庫房進行科學的管理。檔案庫房的科學管理包括庫房選址、箱柜排放、安全保護等多個方面的內容。

1 檔案庫房選址

檔案庫房的選址要科學。現在，一般單位都設有用于保存檔案的庫房。然而，一些單位檔案庫房的位置選擇不盡合理，不利于保護檔案。那么，檔案庫房選址于什么位置，才有利于保護檔案？地下室不宜作為檔案庫房，因為，一旦發生水災，地下室不易排水，檔案易被水淹，損毀檔案。地面一層也應盡量避免用作檔案庫房，因為，地面一層濕度大，尤其是在南方地區，夏天地面濕漉漉，容易滋生各種細菌，危害檔案。同時，一層灰塵大，各種害蟲也容易飛爬進來，不利于保護檔案。辦公樓的頂層最好也不要用作檔案庫房。因為，頂層天面直接受到太陽曝曬，熱能傳導至室內，造成室內高溫環境，不利于保護檔案。還有，辦公樓頂層在雨天時容易出現滲漏現象，尤其是老房子，頂層容易出現裂縫，自然，就更容易出現滲漏現象。因此，檔案庫房應該從二層以上、除頂層外的各層中去選擇，這樣顯得更為科學、更為合理。

2 檔案箱柜排放

保存各類檔案的箱柜排放要合理。根據檔案數量增長速度，為每類檔案的存放留下足夠的備用空間，避免檔案沒有空間存放或者隨意存放現象。檔案庫房的功能就是保存檔案，不能作為其他用途，不宜用作閱覽室，也不宜用作辦公室，還有，不能放置其他雜物。在檔案庫房內放置復印機、打印機、裝釘機、掃描儀、碎紙機、攝影器材等物品，都是不可取的，放置食品會招惹害蟲，更是不允許的。

3 檔案保護措施

3.1 調閱搬運檔案時要輕拿輕放

為了保護檔案，嚴禁揉搓、擠塞、撕裂檔案。個別讀者在閱讀檔案時不注意保護檔案，隨意折頁、折角，或者在檔案上面圈圈劃劃，這些行為都是不允許的。還有一些人檔案保護意識淡薄，為了方便復印，隨意將成卷檔案拆散，或者將單份文件拆散為一頁一頁。這些行為容易損壞檔案，尤其是一些舊檔案，紙質較脆，很容易撕裂紙張。因此，調閱檔案時要輕拿輕放，不能折頁折卷，以確保檔案安全，最大程度地延長檔案的使用壽命。

3.2 做好降溫除濕工作

一般單位的檔案室，其庫房基本上是普通辦公用房，并非按照檔案庫房的標準設計和建造，不能滿足安全保管檔案的要求，因而，普通辦公室用作檔案庫房時，應作適當裝修改造，以適應保存檔案的需要。庫房改造可以從以下這些方面去考慮：對庫房墻體，采用質地較輕、隔熱性能較好的材料進行加厚，以增強墻體的隔熱功能。對于窗口，減少窗口數量，將大窗口改為小窗口，將普通玻璃改為具有隔熱功能的特種玻璃，并將普通門改為具有隔熱功能的防火門。經過這樣的改造，檔案庫房的隔熱功能得以提升，利于對檔案的保護。為了做好降溫除濕工作，檔案管理人員每天都要觀測檔案庫房的溫度和濕度，并且根據觀測結果采取相應的措施，從而使溫度和濕度都保持在適宜的范圍之內。

3.3 做好防蟲防霉工作

檔案庫房應該處于比較密閉的狀態，使害蟲無法飛爬進來。對于設置了排氣窗口的庫房尤其要特別注意，當排氣扇在非工作狀態時，要關閉排氣窗口，不讓害蟲有可乘之機，同時，對于門縫也要采取加密措施。用藥物殺蟲是保護檔案的一項重要措施，殺蟲藥物種類很多，選用殺蟲劑時要選擇對檔案沒有損害作用的藥物。施放殺蟲藥劑時藥量要足夠，這樣才能起到殺蟲效果。由于藥物不斷揮發，藥量不斷減少，因此，檔案管理人員需要經常檢查殺蟲劑的剩余藥量，藥量不足時應該及時補充。現實工作中，個別單位檔案管理人員對防蟲防霉工作不夠重視，殺蟲劑用完了，也沒有及時補充，導致害蟲不斷繁殖，危及檔案安全，這樣的教訓應該吸取，防蟲防霉工作不能掉以輕心。

3.4 做好防火防盜工作

檔案安全是否得到保障，與庫房設施、檔案裝具等有很大關系。為了做好防火防盜工作，確保檔案安全，庫房窗口必須安裝防盜網，門也必須是防盜門，存放檔案的柜子必須是鐵柜。木質柜子不能用于存放檔案。因為，木質柜子不防火，不防盜，也不防蟲，必須淘汰。為了防止火災事故的發生，嚴禁把明火、易燃、易爆等物品帶入檔案庫房，確保檔案安全。

3.5 做好防光防塵工作

光線對檔案的破壞作用不可忽視，對有色彩材料的破壞尤其明顯，如彩色照片，如果長期曝露在光線的照射下，色彩就會越來越淡。所以，為了保護檔案，檔案庫房需要采取防光措施。防光措施比較簡單，就是在窗口安裝深色窗簾，阻止光線射進室內。防塵工作同樣不能忽視，因為灰塵中存在各種細菌，對檔案產生破壞作用。因此，為了防止灰塵污染，檔案需要裝入檔案盒，再放入鐵柜中保存，并且注意做好檔案庫房的保潔工作，使庫房、檔案柜、檔案盒經常保持在清潔狀態中，以利于檔案的長期保存。

3.6 定期進行檔案清點工作

在實際工作中，一些職工由于工作需要，從檔案室借出檔案，到有關部門辦理事項。究竟檔案室有多少檔案被借出？借出了多長時間？哪些檔案到了應該歸還的日期？通過定期清點檔案，就可以弄清這些情況。對于那些到了歸還日期的檔案，及時向相關人員發出催還通知；對于那些尚未到歸還日期的檔案，則提醒借閱者妥善保管，防止檔案丟失。在清點檔案過程中發現檔案排放次序出現錯誤的，及時給予糾正，恢復原來位置。發現其他異常情況時，積極查找原因，直至解決問題為止。清點檔案工作，可以單獨進行，也可以結合檔案安全檢查時進行。定期清點檔案，對于防止檔案丟失，保證檔案齊全完整具有積極意義，是確保檔案安全的一項重要措施。endprint