論檔案庫房的科學(xué)管理

張大彤

摘 要：文章從檔案庫房選址，檔案箱柜排放，檔案降溫除濕、防火防盜、防蟲防霉、防光防塵，還有檔案清點等方面，闡述檔案庫房科學(xué)管理的內(nèi)涵。

關(guān)鍵詞：檔案庫房；科學(xué)管理；保護(hù)；安全

檔案是各種活動的真實記錄，具有重要的憑證和參考作用，是一種十分寶貴的資源。檔案如果遇到破壞，造成的損失是難以彌補的，因此，需要認(rèn)真加以保護(hù)。檔案庫房是保管檔案的重要場所，庫房環(huán)境的好與差，關(guān)系著檔案使用壽命的長與短。因此，為了創(chuàng)造一個優(yōu)良的庫房環(huán)境，利于檔案的長期保存，需要對檔案庫房進(jìn)行科學(xué)的管理。檔案庫房的科學(xué)管理包括庫房選址、箱柜排放、安全保護(hù)等多個方面的內(nèi)容。

1 檔案庫房選址

檔案庫房的選址要科學(xué)。現(xiàn)在，一般單位都設(shè)有用于保存檔案的庫房。然而，一些單位檔案庫房的位置選擇不盡合理，不利于保護(hù)檔案。那么，檔案庫房選址于什么位置，才有利于保護(hù)檔案？地下室不宜作為檔案庫房，因為，一旦發(fā)生水災(zāi)，地下室不易排水，檔案易被水淹，損毀檔案。地面一層也應(yīng)盡量避免用作檔案庫房，因為，地面一層濕度大，尤其是在南方地區(qū)，夏天地面濕漉漉，容易滋生各種細(xì)菌，危害檔案。同時，一層灰塵大，各種害蟲也容易飛爬進(jìn)來，不利于保護(hù)檔案。辦公樓的頂層最好也不要用作檔案庫房。因為，頂層天面直接受到太陽曝曬，熱能傳導(dǎo)至室內(nèi)，造成室內(nèi)高溫環(huán)境，不利于保護(hù)檔案。還有，辦公樓頂層在雨天時容易出現(xiàn)滲漏現(xiàn)象，尤其是老房子，頂層容易出現(xiàn)裂縫，自然，就更容易出現(xiàn)滲漏現(xiàn)象。因此，檔案庫房應(yīng)該從二層以上、除頂層外的各層中去選擇，這樣顯得更為科學(xué)、更為合理。

2 檔案箱柜排放

保存各類檔案的箱柜排放要合理。根據(jù)檔案數(shù)量增長速度，為每類檔案的存放留下足夠的備用空間，避免檔案沒有空間存放或者隨意存放現(xiàn)象。檔案庫房的功能就是保存檔案，不能作為其他用途，不宜用作閱覽室，也不宜用作辦公室，還有，不能放置其他雜物。在檔案庫房內(nèi)放置復(fù)印機、打印機、裝釘機、掃描儀、碎紙機、攝影器材等物品，都是不可取的，放置食品會招惹害蟲，更是不允許的。

3 檔案保護(hù)措施

3.1 調(diào)閱搬運檔案時要輕拿輕放

為了保護(hù)檔案，嚴(yán)禁揉搓、擠塞、撕裂檔案。個別讀者在閱讀檔案時不注意保護(hù)檔案，隨意折頁、折角，或者在檔案上面圈圈劃劃，這些行為都是不允許的。還有一些人檔案保護(hù)意識淡薄，為了方便復(fù)印，隨意將成卷檔案拆散，或者將單份文件拆散為一頁一頁。這些行為容易損壞檔案，尤其是一些舊檔案，紙質(zhì)較脆，很容易撕裂紙張。因此，調(diào)閱檔案時要輕拿輕放，不能折頁折卷，以確保檔案安全，最大程度地延長檔案的使用壽命。

3.2 做好降溫除濕工作

一般單位的檔案室，其庫房基本上是普通辦公用房，并非按照檔案庫房的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計和建造，不能滿足安全保管檔案的要求，因而，普通辦公室用作檔案庫房時，應(yīng)作適當(dāng)裝修改造，以適應(yīng)保存檔案的需要。庫房改造可以從以下這些方面去考慮：對庫房墻體，采用質(zhì)地較輕、隔熱性能較好的材料進(jìn)行加厚，以增強墻體的隔熱功能。對于窗口，減少窗口數(shù)量，將大窗口改為小窗口，將普通玻璃改為具有隔熱功能的特種玻璃，并將普通門改為具有隔熱功能的防火門。經(jīng)過這樣的改造，檔案庫房的隔熱功能得以提升，利于對檔案的保護(hù)。為了做好降溫除濕工作，檔案管理人員每天都要觀測檔案庫房的溫度和濕度，并且根據(jù)觀測結(jié)果采取相應(yīng)的措施，從而使溫度和濕度都保持在適宜的范圍之內(nèi)。

3.3 做好防蟲防霉工作

檔案庫房應(yīng)該處于比較密閉的狀態(tài)，使害蟲無法飛爬進(jìn)來。對于設(shè)置了排氣窗口的庫房尤其要特別注意，當(dāng)排氣扇在非工作狀態(tài)時，要關(guān)閉排氣窗口，不讓害蟲有可乘之機，同時，對于門縫也要采取加密措施。用藥物殺蟲是保護(hù)檔案的一項重要措施，殺蟲藥物種類很多，選用殺蟲劑時要選擇對檔案沒有損害作用的藥物。施放殺蟲藥劑時藥量要足夠，這樣才能起到殺蟲效果。由于藥物不斷揮發(fā)，藥量不斷減少，因此，檔案管理人員需要經(jīng)常檢查殺蟲劑的剩余藥量，藥量不足時應(yīng)該及時補充。現(xiàn)實工作中，個別單位檔案管理人員對防蟲防霉工作不夠重視，殺蟲劑用完了，也沒有及時補充，導(dǎo)致害蟲不斷繁殖，危及檔案安全，這樣的教訓(xùn)應(yīng)該吸取，防蟲防霉工作不能掉以輕心。

3.4 做好防火防盜工作

檔案安全是否得到保障，與庫房設(shè)施、檔案裝具等有很大關(guān)系。為了做好防火防盜工作，確保檔案安全，庫房窗口必須安裝防盜網(wǎng)，門也必須是防盜門，存放檔案的柜子必須是鐵柜。木質(zhì)柜子不能用于存放檔案。因為，木質(zhì)柜子不防火，不防盜，也不防蟲，必須淘汰。為了防止火災(zāi)事故的發(fā)生，嚴(yán)禁把明火、易燃、易爆等物品帶入檔案庫房，確保檔案安全。

3.5 做好防光防塵工作

光線對檔案的破壞作用不可忽視，對有色彩材料的破壞尤其明顯，如彩色照片，如果長期曝露在光線的照射下，色彩就會越來越淡。所以，為了保護(hù)檔案，檔案庫房需要采取防光措施。防光措施比較簡單，就是在窗口安裝深色窗簾，阻止光線射進(jìn)室內(nèi)。防塵工作同樣不能忽視，因為灰塵中存在各種細(xì)菌，對檔案產(chǎn)生破壞作用。因此，為了防止灰塵污染，檔案需要裝入檔案盒，再放入鐵柜中保存，并且注意做好檔案庫房的保潔工作，使庫房、檔案柜、檔案盒經(jīng)常保持在清潔狀態(tài)中，以利于檔案的長期保存。

3.6 定期進(jìn)行檔案清點工作

在實際工作中，一些職工由于工作需要，從檔案室借出檔案，到有關(guān)部門辦理事項。究竟檔案室有多少檔案被借出？借出了多長時間？哪些檔案到了應(yīng)該歸還的日期？通過定期清點檔案，就可以弄清這些情況。對于那些到了歸還日期的檔案，及時向相關(guān)人員發(fā)出催還通知；對于那些尚未到歸還日期的檔案，則提醒借閱者妥善保管，防止檔案丟失。在清點檔案過程中發(fā)現(xiàn)檔案排放次序出現(xiàn)錯誤的，及時給予糾正，恢復(fù)原來位置。發(fā)現(xiàn)其他異常情況時，積極查找原因，直至解決問題為止。清點檔案工作，可以單獨進(jìn)行，也可以結(jié)合檔案安全檢查時進(jìn)行。定期清點檔案，對于防止檔案丟失，保證檔案齊全完整具有積極意義，是確保檔案安全的一項重要措施。endprint