數(shù)字化背景下的行政機關會計檔案管理工作

袁瑛

摘 要：我國行政機關對信息化檔案管理的需求來源于我國經(jīng)濟建設水平的不斷提高以及檔案資料的日漸增多。而會計檔案資料對于行政機關的財務信息安全和管理有著重要的作用，因而現(xiàn)階段利用信息化手段提升行政機關檔案管理的水平是具有良好的應用價值的。本文從提升行政機關會計檔案管理信息化的方法策略入手，通過研究明確如何在現(xiàn)代行政機關會計檔案數(shù)量和安全要求不斷提升的現(xiàn)實環(huán)境下應用信息化管理手段提升行政機關會計檔案管理水平的相關措施。

關鍵詞：行政機關；檔案管理；信息化

數(shù)字化背景下行政機關財務管理工作很大程度上要依賴對會計檔案的查閱和選擇，這一工作程序在實現(xiàn)行政機關資產(chǎn)評估財務規(guī)劃等方面具有重要意義，而隨著會計科目的增加，財務部門和行政機關檔案管理部門之間的配合略顯力不從心，如何完善會計檔案管理工作成了保證行政機關財務管理工作正常運行并實現(xiàn)行政機關對會計信息的收納和良好的應用的重要保證，這關乎新形勢下財務管理價值的最大限度發(fā)揮以及會計資源的合理配置，因而加強會計檔案管理工作有益于幫助行政機關實現(xiàn)新形勢下的全面發(fā)展。

1 目前我國行政機關會計檔案管理存在的問題

（一）對會計檔案管理理念的理解不夠準確，部分檔案法規(guī)內(nèi)容滯后

檔案管理理念指的是依據(jù)檔案管理的具體任務的形式界定管理的規(guī)程和執(zhí)行的方法，確定檔案管理制度的權利與義務，保證權利與義務的實施，并不是為了自己方便管理而制定一定的規(guī)程。這個理念是指導檔案管理的基本理念。但目前在行政機關的檔案管理中，對檔案管理理念的理解還不夠準確，所以會計檔案管理工作沒有足夠的針對性。會計檔案管理更多的應該體現(xiàn)出其服務性和管理性并重的特點。其目的是對管理秩序進行科學有效的規(guī)范，進而推動檔案部門為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務，從而更有效地發(fā)揮其的社會方面功能。但目前的會計檔案只注重保存，對檔案的利用有所忽略，注重檔案的管理卻忽視其服務性。

（二）行政機關檔案行政執(zhí)法工作不嚴、執(zhí)法工作監(jiān)督不力

中國的個別行政機關，人為的因素還極大地存在于行政執(zhí)法中，不重視法治，影響了執(zhí)法效率，干擾了執(zhí)法效果。盡管我國已有一套系統(tǒng)的檔案法規(guī)，但具體執(zhí)法時，有法不依的現(xiàn)象屢見不鮮。這些執(zhí)法人員缺少必要的法制意識，不能及時地進行執(zhí)法，不利于我國檔案行政執(zhí)法的健康可持續(xù)發(fā)展。

在今天的中國，行政方面的監(jiān)督還沒有常態(tài)化和制度化，其范圍也不明確，各種方式和程序也缺乏科學的依據(jù)，更不用提檔案方面的監(jiān)督了。持續(xù)性是這方面監(jiān)督工作的特性，可也通常被我國各級相關人員忘記，缺乏對這一工作的重要意義的理解。在許多地方工作也是敷衍了事，沒有落到實處，忽視了工作的效率。

2 對提高會計檔案管理工作效率的新思路的探析

（一）明確會計檔案管理的職能

正確的會計檔案管理觀念要求明確其職能，要建立體系化、制度化的會計檔案管理系統(tǒng)而非想當然的把會計檔案管理工作當作進行資金梳理。系統(tǒng)的會計檔案管理體系能幫助行政機關及早對財務信息建立切實有用的檔案，合理分配財務資源，規(guī)避資金風險。

同時，正確的會計檔案管理觀念要求極大的剔除人為因素對行政機關正常工作體系內(nèi)財務管理的影響，這一點尤其在地方行政機關中較為常見。整個單位中財務體系的執(zhí)行力度不足，人為因素很大程度上制約著會計檔案何時建立以及數(shù)據(jù)的真實性，比如在有些單位，資歷較老的干部在行政體系中具有一定的“話語權”，送人情或者賣面子的情況依舊存在，涉及到個人利益的會計信息的整理和建檔會受到這類情況的干擾，使得會計信息出現(xiàn)偏差、會計檔案的建立受到影響。因而要在行政機關內(nèi)部加強會計檔案管理具有的職能的宣傳，比如其可總結和預示一定時間和未來某一時間段內(nèi)單位財務的狀況，為形成良好的財務管理、風險管理工作提供支撐。只有明確其具體的作用才能更好的完善會計檔案管理。

（二）明確會計檔案依法管理與建設

要健全并優(yōu)化檔案相關的法規(guī)體系，強化這方面的制度層次的建設，使這一事業(yè)的每個層次都能有法可依。這是現(xiàn)代化檔案事業(yè)進行法制建設的基本，離不開對立法的強化，離不開對立法的優(yōu)化。需要加強檔案立法工作，提高檔案立法質(zhì)量。我們既要借鑒，吸收他國的先進經(jīng)驗，結合不同單位的實際情況，強化對不同財務信息進行合理的檔案建立和依法保護，更要針對同行業(yè)及相關部門取長補短，適應信息時代對這一立法工作的更高需求，已有的規(guī)章制度要根據(jù)現(xiàn)實情況的變化做出適當?shù)恼{(diào)整，一些未有規(guī)章制度的領域，相關部門也要加緊制定，不斷完善我國企業(yè)內(nèi)部會計檔案的依法管理體系的建設。

（三）對信息化檔案系統(tǒng)配備專門的負責人員

由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的復雜性，如今的信息化檔案管理制度必然需要對其系統(tǒng)的有效和安全保護，單位的檔案部門應該責成相關人員及時對檔案管理系統(tǒng)進行后臺維護和數(shù)據(jù)備份，消除系統(tǒng)內(nèi)潛在的威脅，保證信息化檔案管理系統(tǒng)的正常運行。只有做到從源頭保護檔案數(shù)據(jù)，才能杜絕信息的非正常公開，保護行政機關位檔案信息的安全，實現(xiàn)有效的檔案管理。

3 結語

綜上所述，在越來越強調(diào)財務管理有效性的現(xiàn)代社會中始終處于服務地位的會計檔案管理必須改變其“黑色管理”的方式，揭開其“神秘面紗”采用新的管理模式和新的管理思維以發(fā)揮最大的作用，做到切實促進行政機關會計檔案管理工作的良好進步和實現(xiàn)對職工權益、信息的有效保護，完善會計檔案管理必然是未來檔案管理和行政機關財務管理工作的要求和發(fā)展方向。

參考文獻

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