事業單位人事檔案信息化建設途徑

鄭玉梅

[摘 要] 事業單位在推動社會發展的過程中發揮了重要的作用，為了促進事業單位的穩定長效發展，應該加強對人事檔案的管理。人事檔案是對事業單位人力資源進行合理規劃的重要依據，所以應該在方式方法上有所創新。在新的社會發展形勢下，加快事業單位人事檔案信息化建設，可充分發揮人事檔案的潛在價值，對于促進事業單位人事檔案管理水平的提升具有重要意義。

[關鍵字] 事業單位；人事檔案；信息化建設；途徑研究

[中圖分類號] G271.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 1002-8219（2017）05-0096-03

人事檔案是對單位員工的個人資料、工作情況以及政治面貌等進行詳細記載的文本資料，通過對人事檔案的查閱，能夠為單位員工的任用及選拔提供重要的參考依據，對于完善事業單位人事組織結構具有重要意義。但是傳統的人事檔案管理方法過于保守，不利于對檔案信息資源的開發利用，所以必須重視信息化，明確信息化手段的必要，以此優化管理，實現高效的人事檔案管理，創建信息共享平臺，深入挖掘人事檔案的利用價值，為促進事業單位的穩定長效發展創造有利的條件。

一、事業單位人事檔案管理信息化建設的意義

在新的時代背景下，信息技術已經在各個行業中得到了廣泛的普及，人事檔案管理信息化建設是時代發展的必然趨勢，與事業單位的發展也會相互促進。傳統的人事檔案管理流程比較繁瑣、管理成本較高，并且開發利用效率較低，所以需要進行信息化建設。利用信息化技術進行人事檔案管理，可以簡化工作流程，一切工作都是通過信息技術進行處理。從人事檔案信息資料的收集、分類、整理和歸檔，都可以利用信息化流程操作。這種高效的管理方式，便于對人事檔案相關信息的檢索，也利于各種資料的有效傳遞，在實現借閱的便利同時也提高管理效率。因人事檔案包含的資料信息比較廣泛，所以傳統紙質的管理方式會占用大量的空間，并且不利于保管，還需要對紙質檔案采取防潮、防火、防蟲等措施，投入成本較高。而實行檔案信息化建設，只需要做好數據資料的備份和計算機的維護即可，可降低管理成本。傳統紙質檔案只能以文字和圖片的方式進行資料的保存，形式比較單一。而檔案信息化建設能夠以文字、圖片、音頻、視頻等多種形式保存，可以更加全面地展示個人資料，所以為人事檔案的開發利用也提供了重要基礎，實現了檔案的多樣化管理，也做到了檔案的多元化發展。

二、事業單位人事檔案信息化建設途徑

（一）健全檔案管理體制，提高規范化管理

檔案信息化過程為了進一步有效開展，要重視檔案管理制度確立，這樣也利于日后管理，由于人事檔案的資料來源比較廣泛，加之格式多樣化，所以為了跨系統查詢操作的便捷性，應該制定統一的格式標準，便于各項數據資料的上傳和下載，并且能夠實現對人事檔案的動態更新與維護。從人事檔案的收集、分類、整理和歸檔制定詳細的流程，實行標準化操作，便于統一管理。制定檔案的查詢、借閱、下載等各項規定，并且設置相應的權限，在提升工作效率的同時，實行規范化管理。

（二）加快硬件設施建設

硬件設施是人事檔案信息化建設的基礎保障，所以在檔案信息化建設的過程中，需要加快硬件設施建設，硬件設施的性能對工作效率有直接的影響，不僅關系到系統運行的流暢性，而且還關系到對數據資料的保存。在硬件設施建設過程中，應該根據單位的實際情況進行設置，一方面要保證硬件設備的性能，能夠滿足各種數據資料的傳輸、儲存要求。另一方面要滿足局域網建設標準，在單位內部可以實現跨部門的操作。完善的硬件設備配置，為人事檔案信息化建設奠定良好的基礎。

（三）完善軟件系統

從當前市場上分析，人事檔案管理過程部分的軟件設計是基于企業需求，但在實際操作上并不能滿足認識管理工作需求，這種情況普遍，所以要重視軟件系統開發，于此還應該結合實際，重點完善軟件系統，具體來看，一方面要針對檔案系統的規范化進行完善，積極結合人事單位信息代碼，實施有效推廣，可以讓更多的事業單位進行互通合作，這樣人事管理領域會快速實現信息化，其資源管理效率也會提高。另一方面，軟件系統的完善過程需要引入新技術，結合現代技術并且立足于事業單位實際情況，才能開發出有效的信息平臺，這樣以此滿足更多用戶需要。另外，在完善軟件系統過程中必須重視軟件安全性，相關工作人員要積極進行保密工作處理。

（四）保證資金的供應

事業單位人事檔案信息化工作的開展，需要保證資金的供應。信息化工作的有效開展，不僅要保證軟硬件設備的配置，還有系統的建設，人員的培訓以及后期的維護等各項工作開支，所以需要有足夠的資金供應，才能夠保證人事檔案信息化工作的有效開展。這就需要事業單位根據實際所需，設定合理的預算，為人事檔案信息化工作的順利運行打下堅實的基礎。

（五）完善信息管理安全機制

首先，要建立科學嚴格的檔案信息管理規章制度，不斷完善檔案信息安全的保障系統。檔案信息要注意隨時備份保存，在管理系統內建立恢復機制，確立檔案信息的安全保存。其次，要健全數據的備份和恢復機制，規范檔案信息使用機制，確保檔案保存和使用的安全性。再次，管理人員要有足夠的職業道德，并且要充分樹立信息化管理的安全意識，并加強對安全技能的學習。在檔案信息化管理中，要認識到網絡的便利性和危險性，保證電腦本身和網絡使用的安全性，避免來自于他方的攻擊，使檔案信息能夠不被外部力量攻擊甚至篡改。管理人員也要注意對工作電腦的安全使用，做到檔案保存電腦專用。最后，數字存儲與紙質存儲要分開，盡量使數字檔案保存和使用也能夠分開，保證檔案信息的完整性和安全性。

（六）提高檔案管理工作人員的綜合素質

人事檔案管理信息化建設的執行者是工作人員，所以工作人員的綜合素質直接關系到信息化工作開展的成效。由于信息化工作開展實施過程中要求較高，尤其對于工作人員的綜合素質來說更是提出新要求。不僅要具有扎實的專業知識，同時還要能夠熟練操作檔案管理系統，從檔案信息的錄入、分類、整理以及歸檔都可以熟練掌握。所以，檔案管理部門，要結合本單位實際，針對運用的系統進行科學合理的培訓，培訓過程要有深入拓展，包括常見問題與相關的應對措施都要積極傳授，此外還應該涉及一些相關的檔案學科知識，例如，圖書館學、情報學等等，在完成人事檔案基本工作的情況下，要善于對檔案資料的開發利用，為人力資源管理工作的開展提供有利的依據。

三、結束語

事業單位人事檔案信息化建設是時代發展的必然趨勢，在信息化高速發展的時代背景下，人事檔案信息化建設，是提高工作效率的重要途徑。人事檔案信息化建設需要完善的管理制度，合理的操作流程，軟硬件設備的配置，安全維護工作的保障等等，人事檔案信息平臺的創建還能夠最大限度地開發利用檔案資料的潛在價值，為促進事業單位的長效發展創造有利的條件。

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[責任編輯：曾 菡]endprint