淺談辦公自動化與電子文檔管理

雋文裕

摘要隨著社會的發展，科技水平的提高，電子計算機無疑給我們的辦公帶來了巨大的便捷，海量資源可供我們利用但在這同時，怎樣對數不盡的資源進行歸納管理，使之發揮應有的作用成為困擾我們的一大難題，本文就這方面來展開探討。

關鍵詞辦公自動化 電子文檔 管理

一、深入了解辦公自動化與電子文檔管理

電子文檔管理起先是由個體獨立操作進行的，即個體將自己的辦公資料歸納整理在電腦上，以方便自身的使用，在這個時期電子文檔還沒有形成統一管理的局面，只是各用各的，文檔資源不能被充分利用。接下來就到了資源共享時期，電子文檔被投入到統一運行管理中，可供職工參考的資料大大增加，促進了資源的利用率，到目前為止電子文檔已發展到脫離紙質的階段，可完全依靠網絡信息技術來實現辦公，做到了完全的辦公自動化。而電子文檔的發展歷程也反映著辦公自動化的發展軌跡。個人對自己的辦公資料進行電子式的歸納整理實際上就是個體在進行辦公自動化，這樣的工作方式能夠提高職工的辦公效率，隨著個體自動化的廣泛運用，以單位為基礎的辦公自動化開始實行，這樣單位內部之間的資源就可達到共享，促進單位整體辦公水平的提高。此時的辦公自動化還停留在對電子文檔的管理及工作方式的改變上，接下來的辦公自動化就已經進入了流程方面了，職員之間的任務分配，工作交接，都可以由公司的系統來完成，還能夠與其它公司進行密切的聯系。而現在的辦公自動化已經可以將之前的二者很好的結合起來了，更專注于對海量電子資源的管理與分析，在自動化方面顯的更加專業，做到了真正的辦公自動化。

二、當前辦公自動化與電子文檔管理遇到的阻礙

電子文檔是為辦公自動化服務的，而現在很多電子文檔的管理無法與自動辦公過程相配合，這樣一來電子文檔發揮的作用就大打折扣了，單位就不能利用電子技術來對文檔進行統一管理了。到現在為止，還有很多人對電子文檔的利用抱有懷疑的態度，潛意識里認為還是紙質性的東西拿在手里“實在”，這種想法根深蒂固，但是又鑒于電子文檔確實有其便捷性，于是導致的狀況就是對每一份資料都進行雙份備份，即電子版一份，紙質版一份，而在使用的過程中又不需要如此雙份的資源，最終造成相關資源的浪費，這實在是沒有必要的。另一方面，網絡世界千變萬化，在人力物力不出錯的情況下，我們把握不住網絡帶來的威脅，各種網絡病毒會在不知不覺中損害電子文檔，造成損失，這也是職員對電子文檔抱有懷疑態度的一大原因。

三、電子文檔如何能得到長足的發展

（一）形成完整的管理程序，對紙質文檔與電子文檔合理規劃區分

電子文檔從開始形成到最后歸納都應在一個可控的范圍之內，對不同性質的電子文檔設置不同的屬性，一方面可防止部分文件被隨意修改，一方面可隨時修改需要更新的文件，這樣一來就可以保證電子文檔的真實性和及時性。上面說到現在很多人在使用電子文檔時都會同步備份一份紙質文檔，造成資源的浪費，針對此種現象，我們可以將二者共同存儲在光盤上，電子文檔可做為幻燈片進行放映，紙質文檔可做成文本文檔儲存起來，既方便查看又方便打印，最后將這些資料統一集結到創建的數據庫中，這樣職員在使用起來時只需在數據庫中進行關鍵字搜索即可，大大提高了便捷性，當然對于重要的使用頻率高的文件，可進行紙質的備份，做到萬無一失。

（二）從安全性入手，增加辦公自動化及電子文檔的可靠性

不可否認電子文檔在帶來巨大便捷性的同時，也存在著一定的安全隱患，所以在電子文檔的安全方面我們要多注入精力，做好保護措施。電子文檔是保存在硬件里的，所以在硬件的維護與提升方面不能掉以輕心，否則會直接損害電子文檔。硬件之外就是對于計算機安全的維護，若是計算機無法正常使用那其上所儲存的文件使用起來也會受到影響，可計算機總有丟失或出意外的時候，我們可對其磁盤進行加密或將重要的文件備份在可移動磁盤里，為了避免計算機出現異常的損壞，應讓專人定期檢查，發現問題。數據庫的資料也是要進行備份的，數據庫是總的資源歸納，一旦出現問題是很麻煩的事情，所以對于數據庫方面要保證常規運行，使資料信息保持可靠性。最后，計算機最易受到病毒的侵害，病毒總是能在不經意間滲入到電腦中，經常讓我們找不到源頭，為了不讓病毒造成我們的損失，最好定期進行殺毒，對計算機進行全面體檢，在連接外來設施時，要確保其綠色安全方可實行，不讓病毒有可乘之機。

四、結語

我國的辦公自動化和電子文檔管理無疑正在向著更先進的方向邁進，在這過程中遇到了各方面的阻礙，而我們也提出了相對的應對措施，相信在大家的共同努力下，辦公自動化與電子文檔管理會給我們的工作生活帶來更多的便利。