運用計算機加強檔案管理的探索

趙敏

摘要檔案是歷史的真實記錄，是信息與資源的載體，更是一種寶貴的歷史文化財富。對于煤炭行業來說，檔案管理的信息化、數據化不僅使我們的檔案工作更加便捷、還使我們的檔案歸檔工作提高了效率。本文作者作為一名基層煤炭企業的檔案管理者，在企業還有沒有進行檔案管理系統化的基礎上，對如何利用計算機加強檔案管理進行了一些探索。

關鍵詞檔案管理 計算機 煤炭行業

檔案是每個企業的靈魂，它是負責人作出決策的依據，是基礎設施、工程建設及科學創新研究的保證，它記載了企業不畏艱難努力創造輝煌的歷程，是企業發展永恒的財富。而對這些檔案的管理是企業管理者能夠迅速掌握企業信息以及企業發展方向的最有效途徑，檔案管理所要解決的最主要問題是檔案的分散、凌亂、孤本等狀況與使用檔案者的要求的系統、集中、廣泛之間的矛盾。檔案管理的發展也是經歷了由簡單到復雜、由經驗到科學的不斷發展過程。

一、運用計算機進行檔案管理的必要性

第一，運用計算機進行檔案管理可以提高工作效率。傳統的紙質檔案管理，在保存與應用方面工作量大且效率低下，不僅給檔案管理員帶來繁重的工作量，而且不利于利用者的查閱。

第二，運用計算機進行檔案管理降低了工作成本。我們隨時可以對生成的文件進行分類、立卷和歸檔管理，而不需等到在文件處理完成后才進行立卷歸檔，這其中不僅用人較多，而且工作環節繁瑣，耗費了大量的物力人力。

第三，優化檢索方式。檢索功能是計算機信息化檔案管理中所擁有的基本功能之一。計算機通過一定的計算、分類和存儲，對不同類別的檔案和數據進行整合，當檔案管理者需要查閱有關的資料時，計算機就能夠快速地對檔案數據庫進行檢索，第一時間搜索出管理者所需要的檔案和資料，既減少了在資料翻閱過程中的時間浪費，又能詳細的根據使用者的指令搜索出的相關資料。

第四，有利于檔案的共享。檔案查閱者僅可以利用一臺計算機就可以方便的登錄檔案管理系統查詢需要的信息，而不需再進入檔案室去查詢自己所需的檔案，這樣，在一定程度上實現了檔案的共享。

二、計算機信息化管理檔案在煤炭行業中的創新應用

首先，是對企業現在及以后生產工作活動中產生的文件歸檔和管理，實現計算機電子化和紙質文件的并存管理。

第一，積累相關文件的電子版存儲。集團公司已上辦公自動化系統，接收的文件大多數都是上級單位通過集團辦公自動化、企業郵箱等電子網絡系統傳輸過來的，文件都是已形成的電子版文件。單位內部文件、下發的文件大都保存有電子版，個別沒有電子版文件可以進行掃描成電子版文件。

第二，進行檔案歸檔。進行檔案歸檔過程中，依次進行收集、區分年度、分類、文件排序、以“件”裝訂、頁數與頁碼、編檔號、計算機錄入“歸檔文件目錄”及打印、裝盒等步驟。

第三，創建超級鏈接。這個工作在進行計算機錄入“歸檔文件目錄”過程中進行或則檔案歸檔結束后進行都可以。在我們進行計算機錄入“歸檔文件目錄”中，利用電子表格的超級鏈接功能，對建立的歸檔文件目錄中的題名與相關的電子版文件創建一個超級鏈接。

第四，做好保存、更新工作。對存在電腦中的歸檔電子版文件做好復制備份工作，并對復制備份的文件及時進行更新，防止電腦損壞、中毒后文件丟失。

這種文書歸檔方法就是在我們常用歸檔方法上，利用計算機表格功能對歸檔文件目錄進行一個超級鏈接，對還沒有實行檔案管理系統化的基層煤炭企業，這種文書檔案管理方法有以下優點：

第一、查找文件的便捷性。檔案管理人和利用者不需進入檔案室，直接利用計算機進行查閱文件即可，節省時間，提高工作效率。檔案利用者也可以通過計算機在檔案室以外的地方查閱利用檔案信息，打破了查詢檔案必須進檔案室的限制。

第二、延長相關檔案壽命。查閱利用檔案不需要進入檔案室直接接觸文書檔案原件，可以避免相關檔案的損傷，延長紙質檔案壽命。

第三、操作方法簡單、實用。檔案管理者只要會使用計算機中的表格功能，對上面這種檔案管理方法就會應用自如。

第四，促進了檔案管理人員的學習。在信息觀念日益增強的電子數據大環境中，新事物，新知識、新技能、新經驗層出不窮，而檔案管理工作人員還存在著工作認識老舊，服務技能單一的現象。如果僅憑原有的知識、技能、經驗很難適應信息化管理的要求，檔案管理人員必須不斷學習和掌握新知識、新技能、新本領才能在電子信息化環境下進行工作的業務轉型并起到積極的促進作用。

第五，隨著科學技術的發展，利用計算機進行檔案管理系統化是每個企業進行檔案管理的趨勢，上面這種歸檔方法為企業進行檔案管理系統化做了鋪墊，標明方向。

三、結語

利用計算機信息化技術進行檔案管理，可以使檔案管理更加規范化、具體化及效率化，檔案計算機管理系統化必將代替傳統的檔案管理模式，成為檔案管理工作中的重要組成部分，在我們的實際工作中，要不斷促進檔案信息的管理、傳遞、交流和信息資源共享，不斷把檔案計算機管理系統化推向全面發展的新階段。endprint