高校儀器設(shè)備檔案管理工作探討

汪敬

【摘 要】高校儀器設(shè)備檔案管理是保證儀器設(shè)備檔案資料真實(shí)性的重要基礎(chǔ)。其主要是針對(duì)儀器設(shè)備的各項(xiàng)信息進(jìn)行整理歸檔。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代，高校儀器設(shè)備檔案資料管理工作可借助于信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等進(jìn)行智能化管理，在促進(jìn)管理規(guī)范化的基礎(chǔ)上提高高校儀器設(shè)備檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化。

【關(guān)鍵詞】高校；儀器設(shè)備；檔案管理

隨著我國(guó)教育事業(yè)的迅速發(fā)展，一些高校的建設(shè)規(guī)模也在逐漸擴(kuò)大，高校從事教學(xué)工作、技術(shù)研發(fā)等工作都需要儀器設(shè)備來(lái)支持，因此，對(duì)儀器設(shè)備檔案管理也就成了各高校愈加重視的問(wèn)題。在高校中，儀器設(shè)備的種類以及數(shù)量逐漸增多，因此對(duì)其管理的要求也就越來(lái)越高，不但要求儀器設(shè)備各項(xiàng)信息的完整性，還要保證其能夠得到安全的使用。本文對(duì)此進(jìn)行了詳細(xì)的分析。

一、建立完善的儀器設(shè)備管理體制

（一）保證全校儀器設(shè)備在各個(gè)部門(mén)中使用

目前，大多高校在儀器設(shè)備檔案管理的工作中，將儀器設(shè)備的使用權(quán)歸納在了設(shè)備部門(mén)所屬，這樣一來(lái)，極大的縮小了儀器設(shè)備的應(yīng)用范圍，在一定程度上限制了高校教學(xué)事業(yè)的發(fā)展。如某高校對(duì)在儀器設(shè)備的試用上，只允許管理人員使用。由于高校中的設(shè)備儀器等屬于學(xué)校的共有財(cái)產(chǎn)，因此，應(yīng)歸為全校師生共有，對(duì)儀器設(shè)備給予對(duì)外開(kāi)放，不但能夠吸引更多的新生力量，還能對(duì)科研與技術(shù)的創(chuàng)新提供更大的發(fā)展空間。

（二）合理的配置資源

各種儀器設(shè)備都有其使用的范圍，所以，儀器設(shè)備也應(yīng)按照實(shí)際情況進(jìn)行配置，尤其要杜絕隨意配置、盲目配置等情況，避免儀器設(shè)備被閑置，造成資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。另外，高校在儀器設(shè)備檔案管理上還應(yīng)有實(shí)際的規(guī)劃和統(tǒng)籌措施，對(duì)于購(gòu)置的儀器設(shè)備，可進(jìn)行使用價(jià)值與價(jià)格之間的論證。在使用前還要對(duì)儀器設(shè)備的質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證儀器設(shè)備的使用效果。

（三）加強(qiáng)貴重儀器的和設(shè)備信息的共享

高校還應(yīng)建立儀器設(shè)備的信息共享平臺(tái)，完整的記錄儀器設(shè)備的使用次數(shù)、方式等信息，并允許高校老師、學(xué)生等對(duì)儀器設(shè)備各種信息的查詢，通過(guò)資源共享，注重學(xué)科交叉，尋找可共同研究的課題，針對(duì)儀器設(shè)備開(kāi)展一些學(xué)術(shù)交流，提高儀器設(shè)備的有效利用率。同時(shí)推進(jìn)儀器設(shè)備的聯(lián)合開(kāi)放使用，促進(jìn)高校內(nèi)部專業(yè)實(shí)驗(yàn)室之間的橫向合作和學(xué)術(shù)交流，進(jìn)而提高儀器設(shè)備的綜合使用效率。

二、提高高校儀器設(shè)備檔案管理工作效率的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)儀器設(shè)備管理人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)

高校設(shè)備管理以及檔案管理的工作人員需要具備較高的科學(xué)文化素質(zhì)，在做好本職工作的基礎(chǔ)上，要不斷的學(xué)習(xí)新的知識(shí)，同時(shí)還要注重對(duì)知識(shí)結(jié)構(gòu)的適應(yīng)性進(jìn)行調(diào)整，對(duì)知識(shí)結(jié)構(gòu)以及專業(yè)技能進(jìn)行不斷優(yōu)化。高校要針對(duì)本校設(shè)備檔案管理的發(fā)展對(duì)人才的需求，制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)計(jì)劃。將培訓(xùn)作為考核管理人員工作效率的重要指標(biāo)之一，促使培訓(xùn)和再教育工作的制度化，負(fù)責(zé)培訓(xùn)的人員還要對(duì)培訓(xùn)的內(nèi)容進(jìn)行不斷完善，保證培訓(xùn)相關(guān)工作都能夠有據(jù)可循。除此以外，還應(yīng)加大對(duì)儀器設(shè)備檔案管理人員的考核與獎(jiǎng)勵(lì)力度，對(duì)儀器設(shè)備檔案管理工作有突出貢獻(xiàn)的部門(mén)或者個(gè)人，學(xué)校要給予獎(jiǎng)勵(lì)，相反，對(duì)影響儀器設(shè)備檔案管理工作的部門(mén)或個(gè)人，要給予懲罰。總之，要通過(guò)強(qiáng)化管理人員的自身素質(zhì)，來(lái)提高高校儀器設(shè)備檔案管理的水平。

（二）實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案資料的智能化管理

新時(shí)代高校管理的基礎(chǔ)是信息技術(shù)的應(yīng)用，因此，高校應(yīng)將儀器設(shè)備檔案管理的信息化技術(shù)重視起來(lái)，為學(xué)校規(guī)劃、決策提供重要的數(shù)據(jù)支持，進(jìn)而使儀器設(shè)備能夠更好的為教學(xué)科研服務(wù)。與此同時(shí)，還要根據(jù)已經(jīng)歸檔的儀器設(shè)備檔案的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的設(shè)備檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，為設(shè)備的利用、開(kāi)發(fā)等進(jìn)行服務(wù)，使學(xué)校師生能夠通過(guò)校園網(wǎng)對(duì)各種儀器設(shè)備的信息進(jìn)行查詢。另外，還應(yīng)編制檔案檢索工具，這也是做好儀器設(shè)備檔案管理工作的一個(gè)重要手段，在檢索工具中，可設(shè)置專題目錄、分類目錄以及各種索引，讓使用人員能夠從多個(gè)角度得到儀器設(shè)備檔案資料的檢索途徑，進(jìn)而能夠更深、更廣的揭示出各儀器設(shè)備檔案的信息內(nèi)容，以此來(lái)更好的滿足使用者多層次的需求。

三、結(jié)束語(yǔ)

高校儀器設(shè)備檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)化較強(qiáng)的管理過(guò)程，其所涉及的部門(mén)比較多，加上管理人員比較分散、數(shù)量比較大，時(shí)間跨度長(zhǎng)等，這些都給高校檔案管理的工作帶來(lái)了一定的難度。因此，在高校，儀器設(shè)備檔案管理人員要加強(qiáng)與各部門(mén)同事之間的交流，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)行責(zé)任管理制，減少檔案資料不完整事件的發(fā)生，提高儀器設(shè)備檔案管理的質(zhì)量。大力推進(jìn)儀器設(shè)備檔案管理數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)和管理，為學(xué)校師生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]閻冰，張小蒙，劉彥強(qiáng)等.高校大型儀器設(shè)備檔案管理分析[J].中國(guó)現(xiàn)代教育裝備，2016（17）：10-11.

[2]隋秀芬.高校儀器設(shè)備檔案資料信息化管理及有償使用措施[J].赤子（上中旬），2016（18）：172.

[3]何畔，王益民，閻冰等.高校大型精密儀器設(shè)備檔案管理的研究[J].實(shí)驗(yàn)室科學(xué)，2016，19（01）：212-214+218.