人事檔案信息化管理探討

楊煥英

摘 要：信息化的發(fā)展和進步已經(jīng)進入了人們生活的方方面面，信息化的滲入不僅為人事檔案管理帶來巨大挑戰(zhàn)，還為檔案管理提供了巨大發(fā)展的機遇。本文首先對我國人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀進行了分析，然后闡述了人事檔案信息化管理中存在的問題，最后給出了促進人事檔案管理信息化的方法和對策。希望對我國人事檔案信息化管理的發(fā)展提供建議和參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案 信息化管理 檔案管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）10-00-01

一、引言

隨著時代的發(fā)展和進步，我國人事制度有了很大的變化，人事檔案的管理也不斷的革新。互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展和進步，改變了我國檔案管理的模式和方法，紙質(zhì)版的管理模式已經(jīng)不能滿足時代進步的要求，各種電子版的文件促進了人事檔案信息化管理的發(fā)展。

二、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)一體化的發(fā)展，檔案管理也逐漸步入了數(shù)字化管理時代。為了促進檔案信息化管理的發(fā)展，我國檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》，并制定了電子文件研究項目。上海市的檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和深圳市的數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程的研究與開發(fā)項目都是我國發(fā)展檔案數(shù)字化建設(shè)的里程碑。

由于我國信息資源數(shù)字化的技術(shù)不高，在人事檔案的信息化建設(shè)過程中沒有統(tǒng)一的標準進行規(guī)范，使得我國不能很好的開展檔案數(shù)字化建設(shè)。鍵盤錄入和光學(xué)字符識別掃描輸入是當下我國信息化建設(shè)的兩個重要的方式，但是鍵盤錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點，而光學(xué)字符識別掃描輸入則是受干擾性較強、圖像質(zhì)量偏低等缺點。我國的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實踐推廣。

為了學(xué)習(xí)國外先進的經(jīng)驗，更好的建設(shè)屬于我國的檔案數(shù)據(jù)化，我國積極舉辦了例如“國際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”的學(xué)術(shù)報告，推動我國檔案信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)。目前我國數(shù)據(jù)檔案館的研究比較多，而對于檔案數(shù)字化建設(shè)的原則問題等研究較少，無法形成系統(tǒng)性的研究。

我國在上海、深圳、北京等一線城市進行了檔案管理數(shù)字化的試點工作，鼓勵企業(yè)和科研機構(gòu)積極開發(fā)數(shù)字化檔案管理的工具，將文書檔案轉(zhuǎn)為文檔，并以數(shù)字形式進行歸檔和存儲，其中世紀科怡的檔案管理系統(tǒng)、索易文檔影像管理系統(tǒng)等都是較為成功的數(shù)字化檔案管理工具。鑒于目前的數(shù)字化檔案管理技術(shù)水平，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)一般通過圖像的方式將檔案進行存儲和歸檔，既可以利用現(xiàn)有檔案，又可以為今后技術(shù)提高時的檔案文本轉(zhuǎn)換提供了基礎(chǔ)。目前國內(nèi)在信息資料的數(shù)據(jù)化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)、建筑圖紙庫、史志圖片庫等。

三、人事檔案信息化管理中存在的問題

1.人事檔案信息化建設(shè)缺乏總體規(guī)劃

人事檔案信息化建設(shè)宏觀規(guī)劃一般是指由國家、省、市等完成的有關(guān)人事檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃，人事檔案信息化建設(shè)微觀規(guī)劃則指的是有企業(yè)、機關(guān)等進行的人事檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。目前國家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實到實踐中。例如我國公務(wù)員系統(tǒng)的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開展到檔案管理中去，總體規(guī)劃的不足使得人事檔案處于自流狀態(tài)。

2.標準化、規(guī)范化工作有待提高

我國目前執(zhí)行的人事檔案管理條例仍然是國家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時代的發(fā)展和進步，舊的條例以及無法滿足我國檔案管理信息化的建設(shè)，雖然很多的省市也對人事檔案信息化進行了管理，但是由于沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范，只能著眼于某一個單位或是專業(yè)心態(tài)，嚴重制約了我國人事檔案信息化管理的發(fā)展。

3.信息化程度不高，資源共享程度不夠

我國目前人事管理部門大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計算機技術(shù)水平偏低，只能進行一些簡單的操作，不能應(yīng)對復(fù)雜的技術(shù)操作，更不要說進行人事檔案信息化管理的研發(fā)和創(chuàng)新了。我國傳統(tǒng)的人事檔案管理一般以業(yè)務(wù)進行劃分科室的職能，每個科室負責(zé)單獨的部分，這種方式可以明確責(zé)任的分工卻造成了人事部門內(nèi)的信息分散，不能夠?qū)崿F(xiàn)信息的及時共享，限制了信息的流通，造成了時間和資源的浪費。

4.人事檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)

人事檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理發(fā)展和進步的關(guān)鍵。隨著信息化的滲入，我國人事檔案信息化建設(shè)取得了初步的成效，比如辦公局域網(wǎng)、業(yè)務(wù)運行網(wǎng)等各種計算機應(yīng)用系統(tǒng)的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計算機完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來便利，但是對人事檔案的安全性也產(chǎn)生了極大的威脅，網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網(wǎng)絡(luò)的癱瘓。人事檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)安全問題一般包含內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)物理安全問題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的安全問題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用安全問題三種。

5.信息化人才隊伍建設(shè)滯后

隨著人事檔案信息化管理的發(fā)展，檔案管理對管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，還要具備極高的信息化技術(shù)。由于我國檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，雖然檔案部做了人才引進，但是計算機高技術(shù)人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設(shè)問題主要包含以下三個主要問題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專業(yè)人才嚴重欠缺、全員信息化素質(zhì)有待提高。如果檔案信息化人才隊伍建設(shè)的問題不能夠很好的解決將嚴重阻礙我國人事檔案信息化的發(fā)展和進步。

四、促進人事檔案管理信息化的方法和對策

1.建立社會化開放式管理新模式

檔案隨著人的變動而變動是目前我國人事檔案的管理制度，每個人的檔案都是唯一的，且會伴隨人的一生。雖然這傳統(tǒng)的人事檔案管理有其優(yōu)點，但是隨著時代的發(fā)展和進步，這種檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)我國人事檔案的管理需求。當今社會上，人才不再是屬于某一個地區(qū)或是單位，而是屬于全社會的，人才的流動以及是大勢所趨。新的人事檔案制度將以個人的流動和自由為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案關(guān)系和勞動關(guān)系的分離、人事檔案的社會化管理、人力資源的最優(yōu)組合。開放式人事檔案管理的發(fā)展，使得人事檔案信息化管理更加完善。endprint

2.建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

鑒于人事檔案信息化管理的復(fù)雜性，人事檔案管理系統(tǒng)需要更加的科學(xué)、高效和先進。首先，需要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化，基礎(chǔ)設(shè)施是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的前提，先進設(shè)備的引進可以提高檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的建立需要有統(tǒng)一的標準來實現(xiàn)不同區(qū)域和專業(yè)的人力資源工程，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容包括編號、身份證號、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時間、工作時間、從教時間、畢業(yè)院校、等信息。數(shù)據(jù)庫的建立不僅提高了數(shù)據(jù)的利用效率，還可以減少重復(fù)性操作，使得結(jié)構(gòu)更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規(guī)，安全保密問題是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的重中之重，建立相應(yīng)的法律法規(guī)可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。

3.形成全網(wǎng)絡(luò)化管理

信息化的滲入使得檔案管理實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，通過網(wǎng)絡(luò)平臺的使用改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，使得檔案管理不局限于時間、地點、空間等方面，實現(xiàn)檔案的交流和共享，擴大了檔案的利用和服務(wù)范圍，使得檔案管理逐步轉(zhuǎn)向開放性服務(wù)，使得檔案管理能夠更好的服務(wù)社會。

4.提高工作人員素質(zhì)和水平

提升檔案管理人員的整體素質(zhì)能夠更好的開展人事檔案信息化管理。首先，人事檔案工作者要具備較好的政治素質(zhì)和良好的保密意識；其次，要具有過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要建立檔案工作者崗前培訓(xùn)制度和持證上崗制度；第三，要有較高的計算機操作水平，為檔案管理提供良好的信息服務(wù)；第四，要熟悉所管人事檔案的內(nèi)容；第五，要通過培訓(xùn)等方式培養(yǎng)出一支過硬的檔案信息化建設(shè)隊伍。

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