人事檔案信息化管理探討

楊煥英

摘 要：信息化的發(fā)展和進步已經進入了人們生活的方方面面，信息化的滲入不僅為人事檔案管理帶來巨大挑戰(zhàn)，還為檔案管理提供了巨大發(fā)展的機遇。本文首先對我國人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀進行了分析，然后闡述了人事檔案信息化管理中存在的問題，最后給出了促進人事檔案管理信息化的方法和對策。希望對我國人事檔案信息化管理的發(fā)展提供建議和參考。

關鍵詞：人事檔案 信息化管理 檔案管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）10-00-01

一、引言

隨著時代的發(fā)展和進步，我國人事制度有了很大的變化，人事檔案的管理也不斷的革新。互聯(lián)網和信息技術的發(fā)展和進步，改變了我國檔案管理的模式和方法，紙質版的管理模式已經不能滿足時代進步的要求，各種電子版的文件促進了人事檔案信息化管理的發(fā)展。

二、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

隨著數(shù)字化、網絡一體化的發(fā)展，檔案管理也逐漸步入了數(shù)字化管理時代。為了促進檔案信息化管理的發(fā)展，我國檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》，并制定了電子文件研究項目。上海市的檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和深圳市的數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程的研究與開發(fā)項目都是我國發(fā)展檔案數(shù)字化建設的里程碑。

由于我國信息資源數(shù)字化的技術不高，在人事檔案的信息化建設過程中沒有統(tǒng)一的標準進行規(guī)范，使得我國不能很好的開展檔案數(shù)字化建設。鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入是當下我國信息化建設的兩個重要的方式，但是鍵盤錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點，而光學字符識別掃描輸入則是受干擾性較強、圖像質量偏低等缺點。我國的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實踐推廣。

為了學習國外先進的經驗，更好的建設屬于我國的檔案數(shù)據(jù)化，我國積極舉辦了例如“國際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”的學術報告，推動我國檔案信息化、數(shù)據(jù)化建設。目前我國數(shù)據(jù)檔案館的研究比較多，而對于檔案數(shù)字化建設的原則問題等研究較少，無法形成系統(tǒng)性的研究。

我國在上海、深圳、北京等一線城市進行了檔案管理數(shù)字化的試點工作，鼓勵企業(yè)和科研機構積極開發(fā)數(shù)字化檔案管理的工具，將文書檔案轉為文檔，并以數(shù)字形式進行歸檔和存儲，其中世紀科怡的檔案管理系統(tǒng)、索易文檔影像管理系統(tǒng)等都是較為成功的數(shù)字化檔案管理工具。鑒于目前的數(shù)字化檔案管理技術水平，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)一般通過圖像的方式將檔案進行存儲和歸檔，既可以利用現(xiàn)有檔案，又可以為今后技術提高時的檔案文本轉換提供了基礎。目前國內在信息資料的數(shù)據(jù)化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國知網、萬方數(shù)據(jù)、建筑圖紙庫、史志圖片庫等。

三、人事檔案信息化管理中存在的問題

1.人事檔案信息化建設缺乏總體規(guī)劃

人事檔案信息化建設宏觀規(guī)劃一般是指由國家、省、市等完成的有關人事檔案信息化建設的規(guī)劃，人事檔案信息化建設微觀規(guī)劃則指的是有企業(yè)、機關等進行的人事檔案信息化建設規(guī)劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設的總體規(guī)劃。目前國家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實到實踐中。例如我國公務員系統(tǒng)的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開展到檔案管理中去，總體規(guī)劃的不足使得人事檔案處于自流狀態(tài)。

2.標準化、規(guī)范化工作有待提高

我國目前執(zhí)行的人事檔案管理條例仍然是國家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時代的發(fā)展和進步，舊的條例以及無法滿足我國檔案管理信息化的建設，雖然很多的省市也對人事檔案信息化進行了管理，但是由于沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范，只能著眼于某一個單位或是專業(yè)心態(tài)，嚴重制約了我國人事檔案信息化管理的發(fā)展。

3.信息化程度不高，資源共享程度不夠

我國目前人事管理部門大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計算機技術水平偏低，只能進行一些簡單的操作，不能應對復雜的技術操作，更不要說進行人事檔案信息化管理的研發(fā)和創(chuàng)新了。我國傳統(tǒng)的人事檔案管理一般以業(yè)務進行劃分科室的職能，每個科室負責單獨的部分，這種方式可以明確責任的分工卻造成了人事部門內的信息分散，不能夠實現(xiàn)信息的及時共享，限制了信息的流通，造成了時間和資源的浪費。

4.人事檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)

人事檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理發(fā)展和進步的關鍵。隨著信息化的滲入，我國人事檔案信息化建設取得了初步的成效，比如辦公局域網、業(yè)務運行網等各種計算機應用系統(tǒng)的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計算機完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來便利，但是對人事檔案的安全性也產生了極大的威脅，網絡安全問題一直是網絡發(fā)展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網絡的癱瘓。人事檔案信息化的網絡安全問題一般包含內部網絡物理安全問題、內部網絡結構的安全問題、內部網絡系統(tǒng)應用安全問題三種。

5.信息化人才隊伍建設滯后

隨著人事檔案信息化管理的發(fā)展，檔案管理對管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，還要具備極高的信息化技術。由于我國檔案管理人員的整體素質偏低，雖然檔案部做了人才引進，但是計算機高技術人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設問題主要包含以下三個主要問題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專業(yè)人才嚴重欠缺、全員信息化素質有待提高。如果檔案信息化人才隊伍建設的問題不能夠很好的解決將嚴重阻礙我國人事檔案信息化的發(fā)展和進步。

四、促進人事檔案管理信息化的方法和對策

1.建立社會化開放式管理新模式

檔案隨著人的變動而變動是目前我國人事檔案的管理制度，每個人的檔案都是唯一的，且會伴隨人的一生。雖然這傳統(tǒng)的人事檔案管理有其優(yōu)點，但是隨著時代的發(fā)展和進步，這種檔案管理制度已經不能適應我國人事檔案的管理需求。當今社會上，人才不再是屬于某一個地區(qū)或是單位，而是屬于全社會的，人才的流動以及是大勢所趨。新的人事檔案制度將以個人的流動和自由為基礎，實現(xiàn)檔案關系和勞動關系的分離、人事檔案的社會化管理、人力資源的最優(yōu)組合。開放式人事檔案管理的發(fā)展，使得人事檔案信息化管理更加完善。endprint

2.建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

鑒于人事檔案信息化管理的復雜性，人事檔案管理系統(tǒng)需要更加的科學、高效和先進。首先，需要加強基礎設施建設現(xiàn)代化，基礎設施是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的前提，先進設備的引進可以提高檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的建立需要有統(tǒng)一的標準來實現(xiàn)不同區(qū)域和專業(yè)的人力資源工程，數(shù)據(jù)庫內容包括編號、身份證號、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時間、工作時間、從教時間、畢業(yè)院校、等信息。數(shù)據(jù)庫的建立不僅提高了數(shù)據(jù)的利用效率，還可以減少重復性操作，使得結構更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規(guī)，安全保密問題是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的重中之重，建立相應的法律法規(guī)可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。

3.形成全網絡化管理

信息化的滲入使得檔案管理實現(xiàn)了網絡化，通過網絡平臺的使用改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，使得檔案管理不局限于時間、地點、空間等方面，實現(xiàn)檔案的交流和共享，擴大了檔案的利用和服務范圍，使得檔案管理逐步轉向開放性服務，使得檔案管理能夠更好的服務社會。

4.提高工作人員素質和水平

提升檔案管理人員的整體素質能夠更好的開展人事檔案信息化管理。首先，人事檔案工作者要具備較好的政治素質和良好的保密意識；其次，要具有過硬的業(yè)務素質，要建立檔案工作者崗前培訓制度和持證上崗制度；第三，要有較高的計算機操作水平，為檔案管理提供良好的信息服務；第四，要熟悉所管人事檔案的內容；第五，要通過培訓等方式培養(yǎng)出一支過硬的檔案信息化建設隊伍。

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