辦公自動化與文書檔案管理分

章桂旻

摘要：伴隨著當(dāng)前我國科技的不斷發(fā)展，在計算機硬件方面和網(wǎng)絡(luò)也得到了很好的發(fā)展，文書檔案的管理方式也在進行著不斷的創(chuàng)新，在當(dāng)前的辦公使用已對自動化的系統(tǒng)進行了很好的使用。在當(dāng)前的辦公當(dāng)中使用到自動化的系統(tǒng)可以有效的提升文書檔案管理的工作效率，但是在這一體系的使用過程當(dāng)中還有有著很多的問題。因此，就當(dāng)前辦公自動化的文書檔案管理當(dāng)中存在的問題進行相關(guān)的分析，且提出合理的解決方案。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；文書檔案管理；問題分析

引言：

在當(dāng)前的企業(yè)運作發(fā)展當(dāng)中對文書檔案進行有效的管理是非常重要的一項工作，這關(guān)系到企業(yè)諸多方面的內(nèi)容，且管理的工作是每一個企業(yè)發(fā)展當(dāng)中非常重要的一部分。在以往的文書檔案管理工作當(dāng)中必須要投入大量的人力和資金，但是在當(dāng)前科技高度發(fā)達(dá)的環(huán)境下，辦公文書檔案的管理已在向著自動化在發(fā)展，為了更好的確保文書檔案管理工作是順利進行，那么就必須要對這一工作當(dāng)中存在的問題進行有效的解決。

一、文書檔案管理辦公自動化

在企業(yè)的文書檔案辦公工作當(dāng)中自動化的管理方式是一種全新的理念，這一種技術(shù)的使用必須要建立在良好的計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上，這樣才可以有效的去發(fā)揮這一種技術(shù)的功能。在當(dāng)前的辦公自動化系統(tǒng)當(dāng)中使用了非常多的信息化技術(shù)和全新的設(shè)備。在進行文書檔案管理期間，必須要使用到各種各樣和工作有關(guān)的辦公檔案數(shù)據(jù)，必須要對打印機和計算機進行有效的結(jié)合，根據(jù)文書檔案管理辦公自動化的系統(tǒng)而言，工作人員在進行辦公自動化操作期間，必須要將有關(guān)的檔案數(shù)據(jù)都錄入到計算機的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從而工作人員才可以有效的按照相關(guān)步驟來進行操作，且才能對數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的相應(yīng)資料進行尋找，同時去有效的完成有關(guān)的工作。另外，在進行文書檔案管理辦公自動化期間必須要對相應(yīng)的操作系統(tǒng)和軟件進行不定時的維護和更新，從而才能讓自動化的體系達(dá)到長期有效的效果。

二、運用辦公自動化帶來的益處

2.1有效提升工作人員的工作效率

在使用辦公自動化這一系統(tǒng)期間，必須要在計算機的基礎(chǔ)上來構(gòu)建起一個完善的系統(tǒng)，對計算機強大的存儲能力進行有效的利用，從而來實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范管理。在以往的文書檔案管理工作當(dāng)中，必須要每一個工作人員及時的對檔案信息進行收集，且還必須要對使用的時間進行詳細(xì)的記錄，同時還需要不定期的對紙質(zhì)的文書檔案進行檢查，這樣一來會消耗大量的人力和資金，久而久之一直的去重復(fù)這樣的工作，會使得企業(yè)出現(xiàn)文書檔案堆積如山很難再進行存放的情況，根據(jù)這樣的情況，在文書檔案辦公的工作當(dāng)中使用到自動化的方法來進行工作，同時也讓文書檔案實現(xiàn)無紙化，使用這樣的方法可以對檔案信息進行有效的收集和匯總，同時也利于工作人員對檔案信息進存儲，這樣就可以在很大程度上提升工作人員的工作效率。

2.2實現(xiàn)信息資源的迅速傳播

當(dāng)前，辦公的自動化當(dāng)中一般使用的都是較為先進的軟件，且還是離不開對各種資源的利用，如果是出現(xiàn)文書檔案管理辦公空間較大的情況，那么就很容易造成人與人之間交流的障礙。在提倡辦公自動化以后，企業(yè)當(dāng)中的工作人員在日常的工作所受到的信息一般都是計算機上來的，這樣就不會受到區(qū)域和時間的等條件的限制，且可以在很大程度上提升信息資源的傳遞速度。同時在進行辦公自動化期間，使用到的軟件操作也是非常的便捷，且還有著較強的實時性，可以讓文書檔案的管理工作變的更加的高效。

2.3增添信息接收的途徑

如果是想要構(gòu)建一起一個完善的自動化辦公體系那么就必須要有著很好的互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)，且互聯(lián)網(wǎng)最為常見的一個特點就是信息量非常的巨大，同時文書檔案的管理工作就是隨時都在進行信息資源的處理，因此使用到自動化的系統(tǒng)可以很好的增添信息獲取的途徑，同時還可以讓文書檔案管理工作人員之間可以進行很好的資源信息的共享，如果是出現(xiàn)檔案信息和載體出現(xiàn)分離時，那么就可以使用自動化的系統(tǒng)來對兩者進行有效的結(jié)合，從而讓彼此都可以提供對方所需的信息，這樣就可以讓整個信息交流平臺的有效交流得以實現(xiàn)。

三、開展文書檔案自動化管理的方案

3.1提升資金的投入

在一個企業(yè)進行自動化辦公文書檔案管理體系期間，最為重要的就是進行新設(shè)備和新技術(shù)的引入，根據(jù)這樣的情況，那么就必須要在這一方面加大對資金的投入，從而才可以有效的對當(dāng)前文書檔案管理工作人員的工作環(huán)境進行改變，同時還可以有效的提升他們的工作效率。在使用這一體系的過程當(dāng)中，還必須要對整體的系統(tǒng)進行實時的更新，這樣才可以為文書檔案的工作提供很好的幫助，從而才可以去實現(xiàn)自動化辦公文書檔案的管理工作。

3.2對企業(yè)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)進行嚴(yán)密的保護

在進行文書檔案自動化辦公期間，因為網(wǎng)絡(luò)有著非常多的特點，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)上的問題和系統(tǒng)上的漏洞，這樣的情況會使得企業(yè)的正常運作受到影響。因此可以看出，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)布局來對整體的系統(tǒng)進行優(yōu)化，并且在這一個過程當(dāng)中進行嚴(yán)密的保護，且還需要多公司內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)安全進行保密的設(shè)置，在進行文書檔案管理辦公期間有關(guān)的工作人員不可以隨意的將公司內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)和外部的網(wǎng)絡(luò)進行連接，從而這樣才可以有效的對公司內(nèi)部的系統(tǒng)進行保護，同時才可以確保文書檔案的安全。另外，在進行自動化體系的建設(shè)期間也必須要選用有著高技術(shù)軟件公司的產(chǎn)品，從而在最大程度上去降低文書檔案信息從軟件當(dāng)中泄漏的可能性。

3.3對文書檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)

在當(dāng)前的文書檔案辦公管理工作當(dāng)中，如果是想要對自動化的系統(tǒng)進行很好帶來利用，那么相關(guān)的人員就必須要具備較高的專業(yè)性，根據(jù)這樣的情況，企業(yè)就必須要定期的開展專業(yè)知識的培訓(xùn)課，從而在短期內(nèi)對工作人員的專業(yè)技能進行提升。在這當(dāng)中還有一個問題就是，大多數(shù)的文書檔案管理人員一般都沒有較多的職位經(jīng)驗，從而使得在辦公自動化系統(tǒng)出現(xiàn)問題后都沒有辦法進行有效的解決。根據(jù)這樣的情況，企業(yè)來開展專業(yè)的培訓(xùn)，一般方面可以很好的提升文書檔案管理的水平，同時也可以很好的提升整體系統(tǒng)的安全性，且還可以讓管理人員更好的了解到文書檔案管理工作是多么的重要。

結(jié)束語：

在當(dāng)前的文書檔案辦公管理工作當(dāng)中，如果是使用到自動化的管理系統(tǒng)那么就可以很好的提升文書檔案管理工作的工作效率，不但可以很好的讓工作人員在進行工作期間帶來便利，并且還可以很好的降低文書檔案管理期間出錯的幾率。因此可以很好的看出，如果是在當(dāng)前的文書檔案管理工作當(dāng)中使用到自動化的辦公系統(tǒng)那是多么的重要。

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