扎實(shí)開(kāi)展檔案信息資源建設(shè)，提升婦幼保健院檔案服能力

林順清

（三明市婦幼保健院 福建 三明365000）

婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案主要包括了關(guān)于保健、醫(yī)療工作中形成的圖像、文件、病歷資料以及報(bào)表等各類(lèi)檔案。這些檔案中不僅是保健院日常工作的記錄，其中還有婦幼保健醫(yī)療工作中的一切相關(guān)資料，對(duì)廣大婦幼的生命健康、醫(yī)療發(fā)展具有重要意義。本文主要對(duì)扎實(shí)開(kāi)展檔案信息資源建設(shè)，提升婦幼保健院檔案服務(wù)能力相關(guān)對(duì)策進(jìn)行分析。

1.分析婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 工作重視程度不足

保健機(jī)構(gòu)在長(zhǎng)期的發(fā)展中主要專(zhuān)注于臨床醫(yī)療，以致于在實(shí)際的工作中放任檔案不管。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的管理意識(shí)也較為淡薄，再加上人員、經(jīng)費(fèi)以及設(shè)施等方面的限制，檔案管理工作就更加容易被忽視。部分的工作人員還將檔案歸自己所有便于自己隨時(shí)翻閱。保健機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理的宣傳力度不足，沒(méi)有引起全體工作人員的重視，導(dǎo)致檔案的利用率較低。

1.2 管理制度存在缺陷

每個(gè)婦幼保健機(jī)構(gòu)都其自身的檔案管理機(jī)制，但是由于管理水平的限制，檔案管理的制度并沒(méi)有很詳細(xì)。保健機(jī)構(gòu)中一般有一個(gè)院辦的綜合檔案管理室，該室中主要負(fù)責(zé)文書(shū)、科技、音像等檔案，醫(yī)療病例檔案則主要是由病案室負(fù)責(zé)管理，其余類(lèi)似保健業(yè)務(wù)、病理切片等檔案分別由各個(gè)科室進(jìn)行管理。在一個(gè)單位內(nèi)出現(xiàn)各個(gè)檔案管理部門(mén)且沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的管理人員，管理業(yè)務(wù)不熟練，歸檔時(shí)缺乏規(guī)范性、時(shí)限性，以至于出現(xiàn)檔案信息流失等現(xiàn)象[1]。

1.3 管理人員素質(zhì)較低

由于各方面條件的限制，部分婦幼保健機(jī)構(gòu)中檔案管理專(zhuān)員的配備較少甚至沒(méi)有配備，因此普遍存在管理知識(shí)欠缺、學(xué)歷較低等問(wèn)題。在人才培養(yǎng)等方面，對(duì)有關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)缺乏，檔案管理人才綜合素質(zhì)薄弱，對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量直接產(chǎn)生影響。

1.4 管理工作模式落后

部分婦幼保健機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理的設(shè)施配套不夠到位，管理的設(shè)施陳舊、技術(shù)滯后。如今計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，但是部分機(jī)構(gòu)的檔案管理工作中沒(méi)有普及計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)，管理的工作模式仍舊保留傳統(tǒng)模式，極易導(dǎo)致檔案藏儲(chǔ)的資源匱乏，歸檔內(nèi)容不科學(xué)等，影響管理工作的質(zhì)量。

1.5 管理匯編水平較低

對(duì)檔案進(jìn)行專(zhuān)題的匯編，即是對(duì)組織沿革、保健機(jī)構(gòu)大事記以及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等匯編，但是數(shù)量有限也缺乏創(chuàng)新意識(shí)，因此關(guān)于醫(yī)療保健科研的成果更是少見(jiàn)。

2.制定婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理的策略

為促進(jìn)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作更好地開(kāi)展，還應(yīng)采取有效的管理策略，適當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立新媒體信息化檔案管理觀、增強(qiáng)管理意識(shí)，增強(qiáng)制度改革，完善工作體制、規(guī)范歸檔范疇，加強(qiáng)人才培養(yǎng)力度，加大財(cái)政投入、增強(qiáng)信息建設(shè)，探索匯編核心，提高管理水平，詳情如下。

2.1 適時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立新媒體信息化檔案管理觀

檔案管理者作為婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理主體，其必須樹(shù)立新媒體時(shí)代下的檔案管理觀，結(jié)合新媒體環(huán)境特征，應(yīng)本著“開(kāi)放性”與“互動(dòng)性”理念，開(kāi)拓視野，面向社會(huì)，面向婦幼保健機(jī)構(gòu)師生，不應(yīng)將檔案室禁錮在婦幼保健機(jī)構(gòu)“圍墻”內(nèi)；而應(yīng)放眼未來(lái)，在內(nèi)容上“做精”、“做優(yōu)”、“做好”，積極把握時(shí)代動(dòng)向，了解婦幼保健機(jī)構(gòu)需求，在管理方法和手段上，要注重收集用戶(hù)反饋、建議。通過(guò)多元化的服務(wù)形式，全方位收集、整理與存儲(chǔ)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案資料信息，編研綜合檔案冊(cè)，以數(shù)字化形式存儲(chǔ)和呈現(xiàn)檔案資料成果，掌握婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理服務(wù)主動(dòng)權(quán)[2]。

2.2 增強(qiáng)管理意識(shí)，增強(qiáng)制度改革

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度是增強(qiáng)管理的前提。將檔案管理提上重要議事的行程，要求婦幼保健機(jī)構(gòu)的日常工作和檔案管理科學(xué)結(jié)合，將檔案管理納入醫(yī)療保健的日常工作和領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范疇內(nèi)，在人力、物力以及財(cái)力等方面予以支持。并在此基礎(chǔ)上，對(duì)相應(yīng)的考核制度進(jìn)行改革完善，落實(shí)管理責(zé)任制和績(jī)效掛鉤，增強(qiáng)管理制度水平[2]。

2.3 完善工作體制，規(guī)范歸檔范疇

隨著科技、社會(huì)的不斷進(jìn)步，管理體系也發(fā)生了一定革新，保健機(jī)構(gòu)的管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)。從檔案的匯集、歸檔以及移交等流程，必須遵循嚴(yán)格的一套操作流程，避免檔案資料流失或者歸為己有。對(duì)保健機(jī)構(gòu)內(nèi)不同部門(mén)的檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一考核、管理，使得各個(gè)部門(mén)的檔案管理和醫(yī)療保健同步發(fā)展。除此之外，由于保健機(jī)構(gòu)正處于醫(yī)改的階段，面對(duì)的挑戰(zhàn)頗多，因此適當(dāng)擴(kuò)大歸檔的范疇，有益于保健機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)期發(fā)展[3]。

2.4 重視人才培養(yǎng)，提升綜合素質(zhì)

保健機(jī)構(gòu)需對(duì)檔案管理人員開(kāi)展培養(yǎng)計(jì)劃，定期培訓(xùn)，提升管理技能，提升管理人員的綜合素質(zhì)，以此建立人才管理的梯隊(duì)，促進(jìn)新時(shí)期保健機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)發(fā)展。

2.5 加大財(cái)政投入，增強(qiáng)信息建設(shè)

婦幼保健事業(yè)的飛速發(fā)展對(duì)檔案管理提出了更高的要求，因此我們需要加大對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，培養(yǎng)信息化的管理人才，加大財(cái)政投入，不斷更新完善檔案管理的硬、軟件設(shè)施，提高工作效率[4]。

2.6 探索匯編核心，提高管理水平

目前，醫(yī)療衛(wèi)生的改革處于革新階段，檔案管理的匯編工作也應(yīng)隨著革新重心的轉(zhuǎn)移而轉(zhuǎn)移，提高文字?jǐn)⑹龅恼w水平，基于檔案原件信息，有效結(jié)合實(shí)際情況，匯編出內(nèi)容豐富、科學(xué)有效的成果。

綜上所述，在新時(shí)期的婦幼保健事業(yè)發(fā)展中，我們必須要與時(shí)俱進(jìn)，改善檔案管理工作的模式，吸收專(zhuān)業(yè)管理人才，提高管理質(zhì)量，為構(gòu)建和諧社會(huì)做出貢獻(xiàn)。

】

[1]董藝芳.婦幼保健院檔案管理工作的現(xiàn)狀及改善措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(02):140.

[2]曾瓊.淺析婦幼保健檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題與研究進(jìn)展[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(13):61.

[3]陳從會(huì),蔣會(huì)蘭,等.關(guān)于婦幼保健院檔案信息化及管理策略探討[J].中國(guó)管理信息化,2016,19(02):168.

[4]胡成臣.淺談婦幼保健檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及發(fā)展對(duì)策[J].自然科學(xué):全文版,2016,2(1):00032-00032.