高職院校人事檔案工作的管理探討

李志梅

[摘要]目前，我國高職院校的發(fā)展十分迅猛，隨著其建校規(guī)模的不斷擴大，人事管理制度也在不斷完善和優(yōu)化，這就給人事檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，為了更好順應時代需求，高職人事檔案工作也要逐步向信息化、自動化管理模式邁進，通過建立完整的網(wǎng)絡化管理體系，以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，來提高檔案管理效率和管理質(zhì)量。

[關鍵詞]高職院校；人事檔案工作；管理探討

一、加強人事檔案管理工作的意義

（一）有利于人才的選拔

由于高職院校學生人數(shù)偏多，學校或教師要想全面掌握每一位學生的信息資料，其難度可想而知，通過建立信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，則在很大程度上解決了這一檔案管理難題，不僅加快了檔案信息的查閱速度，使教師或?qū)W校對學生個人能力的評估更加公正、客觀，而且也有利于人才選拔和培養(yǎng)，使之得到鍛煉和發(fā)展。

（二）提高人事檔案的利用率

對高職院校人事檔案工作進行信息化管理，可以在很大程度上提高檔案信息采集、整理、查閱、管理等工作的效率，進而為學校、教師以及學生提供方便快捷的檔案信息查閱渠道，不僅節(jié)約了時間，提高了檔案質(zhì)量，而且也促進了各種信息資源的有效利用。

（三）提升學校信息化管理水平

傳統(tǒng)高職院校人事檔案管理工作都是以人工管理為主，不僅工作效率緩慢，工作質(zhì)量不高，而且也在很大程度上增加了檔案管理人員的工作壓力。通過有效引入計算機信息管理系統(tǒng)，人事檔案工作效率也隨之加快，同時，也大大節(jié)省了勞動力成本，減輕了檔案管理人員的工作負擔，進而全面促進了學校信息化管理水平的大力提升。

二、人事檔案信息化管理方法

其一，有效收集學生的個人信息，為其建立完善的學生檔案，將學生所在班級、個人學號、家庭情況以及學習成績等進行整理和歸類，進而為人事檔案工作的順利開展打好堅實的基礎。

其二，對學生信息進行設置備份，因為信息化管理系統(tǒng)在實際運行時，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損壞等情況，因此，進行必要的備份對于增加人事檔案信息的保密性和安全性有著十分重要的意義。

其三，結合學生的變動.隋況，定期對相關檔案信息進檢查和修改，以免發(fā)生人為疏忽，影響到信息的真實性和有效性。而學生的變動隋況，大致可分為轉(zhuǎn)學、病退、職責改任以及獲獎情況等。

其四，確保人事檔案存儲環(huán)境的安全陛。盡管大多數(shù)學生檔案通過信息化管理都已升級為電子檔案，但也要注意隱私泄露問題，盡量在計算機系統(tǒng)中設置相應的防護保密裝置，這樣就可以全面保證檔案信息的安全程度和完整程度。

三、存在的管理問題和解決措施

（一）管理問題

1.管理人員缺乏管理經(jīng)驗。目前，大多數(shù)高職院校人事檔案工作人員都是以退休老教師為主，其對于現(xiàn)代化的電子檔案信息管理工作缺少足夠的經(jīng)驗和專業(yè)技能，再加上受傳統(tǒng)思想的束縛，所以使得相關檔案管理工作不能落到實處，甚至在管理過程中，人為造成的錯誤頻頻發(fā)生，不僅阻礙了電子信息管理系統(tǒng)的應用和發(fā)展，而且也使得學校檔案信息管理水平嚴重下降。

2.檔案信息更新不及時。由于很多在校生的檔案信息會隨著其學習、生活等情況發(fā)生變化，所以，若是相關檔案信息更新不及時，就會導致信息內(nèi)容出現(xiàn)缺失或與實際不相符等情況，這不僅會增加電子檔案信息管理的難度，而且對于學生的日后發(fā)展也會帶來很大的阻礙。

（二）解決措施

1.加強檔案信息化管理人才的培養(yǎng)。為了提升高職院校人事檔案工作人員的專業(yè)能力和專業(yè)素質(zhì)，學校應定期對其開展檔案信息管理技術培訓，使之可以靈活運用計算機系統(tǒng)進行電子檔案管理，進而在加快工作效率的同時，盡最大努力降低人為失誤，為高職院校人事檔案信息管理水平的提升創(chuàng)造良好條件。

2.定期更新檔案信息相關高職院校應重視人事檔案工作，安排專業(yè)教師進行管理，并明確相應的管理規(guī)章制度，定期對學生信息進行更新和檢查，以免出現(xiàn)漏洞，影響到人事檔案的完整性和實效性。

3.提高高職院校的信息化建設。為了使高職院校人事檔案工作可以提升到一個新的臺階，相關教育機構就要加強信息化建設速度，申請充足的管理經(jīng)費，進而建立完善、高效的網(wǎng)絡化信息管理系統(tǒng)，有效提高人事檔案的管理效率和管理質(zhì)量，從而為學生日后的長期發(fā)展提供準確的參考依據(jù)。

四、結語

隨著電子信息技術的全面普及，高職院校人事檔案工作也逐步向信息化管理方向邁進，因此，加強人事檔案管理工作十分重要，只有掌握好先進的管理方法，提高相關工作人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力，才能真正提升人事檔案信息資源的利用效率，使其發(fā)揮功效，為高職院校人才的選拔和培養(yǎng)提供準確的參考。endprint