淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性

邵貝卡

摘 要 檔案管理工作是我國(guó)行政事業(yè)單位管理工作的基礎(chǔ)，做好檔案管理工作可以為行政事業(yè)單位提供更加全面的信息資源方面的支持。在開展相關(guān)檔案管理工作的過程中，實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)化是一個(gè)非常重要的工作內(nèi)容和工作方向，同時(shí)成為提升檔案管理工作質(zhì)量和水平的一個(gè)切入點(diǎn)。針對(duì)當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作開展中存在的問題，我們應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)的分析和解決，本文對(duì)此進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞 新形勢(shì) 事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新與服務(wù)模式 改革思路

檔案管理工作的開展效果直接影響了行政事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。在開展檔案管理工作的過程中，我們應(yīng)該構(gòu)建一套更加科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理體系，讓檔案管理工作更好地為事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)管理提供依據(jù)和基礎(chǔ)。在實(shí)際工作開展中，我們應(yīng)該融入創(chuàng)新性的意識(shí)和思路，切實(shí)發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。在行政事業(yè)單位日常工作中，檔案資料本身既包括了單位內(nèi)部員工的相關(guān)信息，同時(shí)也對(duì)單位發(fā)展中所取得的成果進(jìn)行記錄和總結(jié)，是集中管理的重要工具。做好檔案管理可以更好地促進(jìn)事業(yè)單位持續(xù)健康的發(fā)展。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)說(shuō)，如何有效地處理檔案一直是檔案管理工作的重點(diǎn)。面對(duì)新的發(fā)展需求，在網(wǎng)絡(luò)化管理模式下，可以實(shí)現(xiàn)更加高效的檔案管理和文書處理。這種檔案處理方式可以解決檔案工作效率低下的問題，優(yōu)化工作流程，降低檔案管理工作的開展難度。通過網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境，相關(guān)管理人員可以輕易獲取和查詢各類檔案信息資料，并對(duì)不同醫(yī)療技術(shù)的應(yīng)用情況進(jìn)行對(duì)比分析。在事業(yè)單位展開相關(guān)工作的過程中，通過記錄不同環(huán)節(jié)中的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)并形成檔案，這可以為日常工作的開展和決策的落實(shí)提供重要的支持和依據(jù)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)也可以讓日常的研究開展獲得更多的支持，實(shí)現(xiàn)檔案信息隱性知識(shí)的價(jià)值并加以利用。

二、行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題

首先，事業(yè)單位的檔案管理工作制度存在一定的疏漏和不足。新時(shí)期，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，但部分單位依然沿用以往的檔案管理制度，很多管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需求，并且很難發(fā)揮其重要的執(zhí)行依據(jù)作用。雖然行政事業(yè)單位內(nèi)部會(huì)對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔和分類，但沒有采取自動(dòng)化的管理模式，整體信息自動(dòng)化管理仍然處于初級(jí)階段，工作缺乏有效性。

其次，基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全。現(xiàn)階段，部分行政事業(yè)單位的檔案管理工作的開展缺乏一個(gè)規(guī)范、良好的基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境。部分檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，檔案存放區(qū)域的環(huán)境條件不達(dá)標(biāo)。很多基礎(chǔ)檔案設(shè)施和設(shè)備都存在缺失，這大大地影響和制約了相關(guān)檔案管理工作的開展。

最后，信息化建設(shè)工作有待提升。在傳統(tǒng)的管理思路下，檔案管理信息化建設(shè)工作的開展深度十分有限，其僅僅覆蓋了基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，沒有從全局的角度對(duì)檔案管理工作作出改進(jìn)和調(diào)整。

三、新時(shí)期檔案管理工作的開展思路

第一，全面優(yōu)化制度。行政事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該依據(jù)自身的具體情況，做好對(duì)相關(guān)檔案管理制度的創(chuàng)新和調(diào)整。結(jié)合檔案管理工作中存在的問題，給予相應(yīng)的調(diào)整策略。結(jié)合不同崗位人員的實(shí)際情況，明確工作職責(zé)，提升內(nèi)部控制監(jiān)管水平。電子信息化時(shí)代下，管理領(lǐng)導(dǎo)要正確地認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，并且給予全面、有效的支持，與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，在當(dāng)前信息化環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

第二，完善基礎(chǔ)設(shè)施。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，基礎(chǔ)設(shè)施是否齊備是影響檔案管理工作開展成效的重要問題。開展檔案管理工作，我們應(yīng)該加強(qiáng)物質(zhì)層面上的重視，合理增加資金投入。對(duì)于實(shí)際工作中所需的相關(guān)設(shè)備進(jìn)行合理添置和采購(gòu)，最大限度滿足檔案管理工作的開展需求。為檔案管理部門提供專用閱覽室、庫(kù)房以及辦公區(qū)，并且確保其整潔干凈，安裝必備的設(shè)備和器具，同時(shí)做好防火、防水、防盜等工作。檔案室應(yīng)避免日光的直射，使用人工照明時(shí)需要選擇防爆燈，避免長(zhǎng)時(shí)間用電發(fā)生火災(zāi)。

第三，積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的落實(shí)。在行政事業(yè)單位基層檔案管理工作開展的過程中，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)工作的重要性，同時(shí)不斷地改進(jìn)，強(qiáng)化信息化建設(shè)工作的開展效果。面對(duì)信息化建設(shè)，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)所帶來(lái)的重要意義和實(shí)際價(jià)值，并且結(jié)合具體的工作需求和相關(guān)技術(shù)，解決目前檔案管理工作中存在的問題。在優(yōu)化信息處理流程的過程中，要完善信息系統(tǒng)的需求，并且采取更加科學(xué)的方法進(jìn)行操作，對(duì)原始信息進(jìn)行有效的精選、分類、排序和比較，提升各類信息的準(zhǔn)確性和整體質(zhì)量。在構(gòu)建信息化管理平臺(tái)的過程中，我們應(yīng)該注重整體信息化建設(shè)深度，不僅要滿足檢索、錄入、輸出等方面的基本需求，更要探尋出更加科學(xué)的信息化管理思路，站在更高的角度，全方位地開展信息化管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于行政事業(yè)單位的日常工作開展來(lái)說(shuō)，檔案是重要的執(zhí)行依據(jù)和基礎(chǔ)，做好檔案管理工作可以為其他工作提供保障。行政事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，找出檔案管理工作中的不足，找準(zhǔn)切入點(diǎn)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效優(yōu)化和調(diào)整，進(jìn)而更好地為事業(yè)單位相關(guān)工作的開展開辟新的路徑。

（作者單位為濟(jì)寧市鄒城市就業(yè)服務(wù)局）

參考文獻(xiàn)

[1] 萬(wàn)欣.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2016（24）.endprint