基于辦公自動化環境下文書檔案管理的思考

嚴文枝

【摘要】本文對辦公室自動化環境下文書檔案管理特點和存在問題進行分析，并提出解決文書檔案管理中存在問題的對策。

【關鍵詞】辦公自動化；文書檔案；檔案管理

隨著我國社會經濟的快速發展，自動化技術發展迅猛，逐漸滲透到各個領域，其中就有文書檔案管理。但是現階段，辦公室環境下文書檔案管理還存在檔案管理制度落后、管理人員素質低等問題，嚴重影響了文書檔案管理質量。基于此，本文對辦公自動化環境下文書檔案管理展開思考。

一、辦公室自動化環境下文書檔案管理特點分析

（一）文書檔案管理更加易于控制。在我國傳統的文書檔案管理中，由于紙質文書檔案數量多，工作人員在進行檔案整理過程中只能按照固定的規律進行整理，然后再統一將整理好的文件轉換成文書檔案。但是在辦公室自動化環境下的文書檔案管理，工作人員只需要通過操作系統軟件，就可以對紙質文書文件進行了解，然后再通過系統將文件和檔案進行整合，從而縮短文書檔案整理時間，使得文書檔案管理更加易于控制。

（二）基于現代自動化技術的文檔管理。在我國，傳統的文書檔案管理都是由工作人員進行整理，檔案工作人員負責檔案整理的全部過程，使得工作人員的任務量不斷增加。但是在辦公室自動化環境下的文書檔案管理，文件整理過程中全部自動化，文件檔案整理只需要網絡部門、信息技術部門等眾多部門進行輔助，從而使得檔案管理更加快速。

（三）文書檔案管理工作效率的提升。在傳統的文書檔案管理中，需要工作人員對文書檔案進行審閱和整理，文件數量多，工作人員有限，導致文書檔案管理效率一直提不上來。但是在自動化環境下的文書檔案管理，所有文件都是通過系統軟件統一整理，工作人員只需要在文件發生雜亂的情況下，對文件進行檢索，然后再進行整理，就可以順利完成文書檔案管理工作，從而使得文書檔案管理工作效率直線上升。

二、辦公室自動化環境下文書檔案管理中存在的問題分析

（一）文書檔案管理制度存在缺陷。現階段，我國文書檔案管理還缺乏完善的管理制度，現有的文書檔案管理制度存在嚴重的漏洞，造成文書檔案管理質量一直提不上去，一旦出現文書和檔案管理人員由不同的部分負責時，就會出現責任權限不明確的問題，從而降低我國文書檔案管理質量。

（二）文書檔案管理人員素質低。隨著信息化進程的不斷加快，水利單位最主要的任務就是加強文書檔案管理工作。但是現階段，我國文書檔案管理人員素質低，不具備檔案知識和敏銳的信息洞察力，并且部分工作人員對高科技技術了解不透徹，造成一些先進的設備不會使用。因此，在管理中就會出現各式各樣的問題，從而導致我國文書檔案管理工作發展緩慢。

（三）先進技術在實施過程中受到限制。現階段，雖然我國文書檔案管理過程中都開始使用先進技術，但是還缺少一些安全性，一旦文書檔案在管理過程中發生信息泄露問題，就會缺少相關補救措施，在此種情況下，使用人員對檔案的真偽難以辨別，從而給文書檔案管理工作造成嚴重影響。

三、解決文書檔案管理中存在問題的對策

（一）完善文書檔案管理體制。隨著我國社會經濟的快速發展，要想保證文書檔案管理工作的順利進行，水利單位就需要完善文書檔案管理體制，具體可以從以下幾個方面進行：首先，水利單位需要對文書檔案管理各個環節進行規范，并將文件前期管理工作和文件前期控制工作加入到整個管理體系中，從而保證文書檔案管理的有序進行。其次，水利單位需要強化文書檔案管理部門的統一指導，避免在文書檔案管理過程中出現責任權限不清等情況。最后，水利單位需要保證文書檔案管理的細節工作，在電子文件歸檔過程中建立與之其相對應的紙質文件，并對電子文件單獨進行管理，定期對電子文件中無用的資料進行清理，從而保證文書檔案的有效性。

（二）提高管理人員的專業素質。通常情況下，提高文書檔案管理人員的專業素質需要從以下幾個方面進行：首先，水利單位要對在職檔案管理人才進行考核，增強檔案管理人員管理能力、檔案綜合知識以及計算機運用能力，只有具備這些能力之后才能讓管理人員上崗，從而保證檔案管理人員在管理過程中出現問題時，不會出現手忙腳亂的現象，增加檔案管理的安全性。其次，水利單位還需要對在職檔案管理人員進行管理工作步驟程序培訓，讓檔案管理人員對黑客等進行了解，并熟悉一些解決措施，從而保證文書檔案管理環境，避免文書檔案信息發生泄漏。

（三）促進文書檔案保密技術的升級。隨著我國社會經濟的快速發展，辦公室自動化環境是發展的必然趨勢，在此種情況下，要想保證文書檔案管理工作質量，就需要加強文書檔案保密技術的升級工作，將文書檔案資料加入到數據庫中，保證數據庫的安全性，從而避免文件發生泄漏，提高文書檔案管理質量。

四、結語

總而言之，隨著我國社會經濟的快速發展，科學技術不斷進步，對我國辦公室環境下文書檔案管理又提出了新的要求，在此種情況下，相關人員需要緊跟信息化時代的方向，保證文書檔案管理與時俱進，創新文書檔案管理的新方法，從而保證文書檔案管理的規范化，調動文書檔案管理人員工作的積極性，保證我國文書檔案管理能夠與新形勢相適應。

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