探討新時期人事檔案管理信息化建設

白如雲

摘 要：目前我們的國家在逐漸強大，在信息技術方面也取得了很大的進展，近年來，先進的信息技術已經應用于我們生活中的各個領域中。目前各單位面臨著激烈的市場競爭，而各單位想要保證不被殘酷的市場淘汰的最關鍵的因素就是人才，因此對于人事檔案管理工作應該有更深的認識，各單位要緊緊跟隨時代發展的潮流，加強人事檔案管理信息化的建設工作。

關鍵詞：新時期；人事檔案管理；信息化建設途徑

由于時代在不停變遷，目前我國的人事檔案管理工作也有了很大的變化，沿用傳統的檔案管理方式已經不再符合社會發展的需要，如此我們必須加強人事檔案管理信息化建設，促進人事檔案管理工作的與時俱進。

新時期人事檔案管理信息化建設中存在的問題

缺乏專業的檔案管理人員，工作安排不夠合理

目前大部分從事檔案管理工作的人員大多都不具備專業技術，可是針對一些比較重要的人事檔案來說，其管理人員應該具備一定的專業素質和能力，然而目前很多檔案管理者都不具備專業能力，甚至有些人員年紀較大，對于新技術的掌握能力也不足，不能熟練地運用先進的信息化設備來進行檔案管理，很難達到信息化管理的要求；其次，部分人事檔案管理者在上崗前并未接受過專業的培訓，具備檔案專業助理館員及以上資格的專業人才十分缺乏，由于專業人才的匱乏，致使檔案的整理與上交工作不及時，一些檔案堆積沒有得到有效整理，存放位置也存在一定的隨意性，此外也沒有注重檔案管理的信息化平臺的建設工作，檔案資料出現了缺失的情況，從而影響檔案的有效利用。

檔案管理設施不夠完善

新時期，在人事檔案管理信息化建設工作中，電子檔案逐漸成為主流的存儲方式，傳統的紙質檔案正處在向電子檔案的過渡時期，所以硬件設施水平在當今人事檔案管理信息化建設工作中發揮著重要作用。先進的硬件設施既要滿足紙質檔案的需求，又要順應電子檔案的設備需要，主要設施為防潮防火設備、計算機設備與存儲室防范裝置等。然而目前很多工作的硬件設施水平不高，傳統存放方式仍為常態。此外，針對部分采用電子檔案存放文件的檔案管理室，其防盜系統、處置能力與技術水平還有很大的提升空間，文件修復與技術歸檔等技術問題有待加強。

新時期人事檔案管理信息化建設的對策

構建人事檔案管理人才培養機制

想要做好人事檔案管理信息化建設工作，就必須加強對檔案管理人員的培訓，盡量讓專業的人員去負責人事檔案管理工作，并逐漸實現由傳統方式進行檔案管理逐漸轉向利用先進的科學技術進行檔案管理，實現全面的信息化管理。例如，可以讓檔案管理人員參加上級部門組織的專業技能培訓，在檔案管理者參加培訓后，進行專業知識的考核，設立一定的獎懲制度，對于那些專業技能掌握得較好的人員給予一定的獎勵，而對于那些對專業知識掌握得不牢固的人員采取一定的懲罰措施，同時讓表現好的人員可以獲得職位晉升的機會，打造一個積極向上、充滿競爭精神的良好氛圍。

加強人事檔案信息數據庫的網絡化建設

新時期，為解決人事檔案數據庫功能不夠健全的問題，各事業單位應該重點圍繞數據庫進行運行功能和安全系統方面的建設，加強人事信息數據庫的網絡安全，全面提高人事檔案信息化管理的質量。因此，事業單位可以重點發揮網絡服務器的功能，將其用于數據庫的建設。同時，事業單位應該針對不同的部門滿足人事檔案的信息檢索和查閱需求，并在數據庫中設定不同的管理模塊，以確保內部各個部門都能夠高效地實現人事檔案信息檢索和應用，有效提升人事檔案管理的利用率。

增大對資金的投入力度

若希望加強人事檔案管理的信息化建設，在實際的管理過程中，應保證在人事檔案管理信息化建設的資金方面增加投入，一定要重視追加資金的工作，不要為了節約成本而忽略這一問題。同時，人事管理人員需對相關資源的配置是否合理予以充分考量，盡可能在節省人事檔案管理信息化建設開支的前提下確保人事檔案管理信息化系統建設的科學性與有效性。同時，加大投入，以提高檔案管理人員的基本素質、執行能力、技術設備操作水平，在招聘人事檔案管理人員時應該注意招聘有相關工作經驗、接受過專業培訓、能熟練使用人事檔案信息化管理軟件的人員。另外，還要備份相關的人事檔案信息，設置數據信息、設備數據庫的使用權限，嚴格把控人事檔案的瀏覽權限，避免公司所有員工都能隨意查看人事檔案的情況，從源頭上保證人事檔案的安全性和私密性。

結語

我們處在一個瞬息萬變的世界，我們的周圍無時無刻不在發生著變化，今天還比較流行的東西，可能明天就會過時。對此，企業和各事業單位若希望增強自己的競爭能力，就必須緊緊跟隨時代發展的腳步，做到與時俱進，重視人事檔案管理信息化建設工作，通過完善構建檔案管理人才培養機制，培養更多優秀且專業的人事檔案管理信息化人才，并且加大人事檔案管理信息化建設的資金投入，確保有足夠的資金去完善人事檔案管理信息化系統，另外還要加強人事檔案信息數據庫網絡化建設，提升人事信息數據庫的網絡安全，從而全面提高人事檔案信息化管理的質量。

（作者單位：中國地質調查局沈陽地質調查中心）

【參考文獻】

[1]徐輝.關于新時期人事檔案管理信息化建設探析[J].辦公室業務，2017（01）.

[2]張麗娜.大數據時代高校人事檔案信息化建設的問題與對策[J].山西檔案，2017（02）.